Titre du poste : Assistant (e) à l’Administration
Lieu d’affectation : Gao, Mali
Catégorie et niveau : Services Généraux, GL-4
Date de prise de fonction : Immédiat
Type et durée du contrat : Assistance Temporaire – Trois (3) mois, renouvelable
Date limite de candidature : 07 avril 2012
I. DESCRIPTION DES TACHES :
Sous la supervision directe du chef du Bureau (Ga, Mali), le/la titulaire du poste assurera les responsabilités, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion avec le Code de Conduite de l’UNHCR :
– Aider dans l’interprétation et le traitement des droits lors de l’établissement des contrats et dans la gestion des dossiers et fichiers du personnel ;
– Gérer les fichiers du bureau et les dossiers administratifs relatifs à une large variété de domaines d’information et de référence ;
– Maintenir un contact permanent avec les collègues de la section Admin/Finances de la RRAO afin de garantir le suivi des dossiers administratifs et obtenir des avis techniques requis ;
– Assurer le contrôle des présences et le suivi des congés de tout le personne du bureau de terrain ;
– Rédiger la correspondance et les rapports au besoin, assumer des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle ;
– Prendre les rendez-vous et maintenir le calendrier du superviseur, recevoir des visiteurs, et les appels téléphoniques et répondre à des requêtes avec discrétion ;
– Aider dans l’achat de fournitures de bureau et du matériel nécessaire, à leur distribution ainsi que la tenue des registres d’inventaires appropriés ;
– S’assurer que tous les achats de l’administration et la cession des biens du HCR sont faits et enregistrés avec précision dans le système requis ;
– Aider dans les formalités la administratives liées aux voyages et faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et autres personnes relevant de l’UNHCR ;
– S’acquitter de toute autre tâche qui lui sera confiée.
II. QUALIFICATIONS REQUISES :
– Avoir fait des études secondaires, l’obtention un diplôme en Administration, Finances, Comptabilité et/ou Secrétariat de direction est un atout ;
– Bonne connaissance cde ‘outil informatique (Excel, Power Point, MS Office et application People soft) ;
– Maitriser la langue française et la langue anglaise
– La connaissance des langues locales est prise en compte
III. COMPETENCES SOUHAITEES :
– Connaissance des règles et des procédures administratives et financières de l’UNHCR,
– Expérience précédente de travail pertinente liées aux fonctions : une année au moins ;
– Expérience des Nations Unies et/ou de l’UNHCR est un atout ;
– Etre disponible, flexible et capable de travailler en équipe dans un milieu multiculturel.
IV. DEPOT DE CANDIDATURE :
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
– Une demande manuscrite et un curriculum vitae aussi détaillé que possible, portant une adresse électronique ;
– Photocopies des diplômes ou attestations ;
– copies des certificats de travail justifiant l’expérience professionnelle ;
– Une notice personnelle (P11) à jour
– Les 2 derniers rapports d’évaluation de la performance (e-PAD) pour les candidats internes.
V. CONDITIONS : Les personnes intéressées par cette annonce doivent envoyer leur demande sous pli fermé à l’adresse suivante : Bureau UNHCR Mali, Hamdallaye ACI 2000 près de l’Ambassade d’Afrique du Sud, Rue 430, Porte 341, BP E : 199, Bamako Mali.
Veuillez porter la mention suivante sur l’enveloppe  » Assistant (e) à l’Administration « 
Seules les personnes présélectionnées seront convoquées pour entretien et aucun dossier ne sera rendu aux candidats. Ne joignez donc que des photocopies.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’UNHCR est un environnement non FUMEUR.