CRS Programme du Mali recrute le personnel ci-après pour son Programme : Un (e) Travel Agent, H/F

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 18 octobre 2017 à l’adresse email suivante :ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de Travel Agent»

NB : Les candidatures ne comportant pas l’objet susmentionné ne seront pas considérées. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DESCRIPTION DE POSTE

Titre du Poste : Travel Agent
Dépt/Lieu : Administration – Bamako
Superviseur : Senior Administration Manager
Catégorie : IV- Echelon 1

Résumé du Poste

Le/la Travel Agent est directement supervisé par le Senior Administration Manager et travaille en tant que membre actif de l’équipe de l’Administration. Il/ Elle travaille en parfaite synergie avec l’ensemble du staff de CRS Mali afin de faciliter les voyages à l’intérieur et à l’extérieur du Mali. Au-delà de la facilitation des voyages, la personne est le principal point de contact en ce qui concerne toutes les informations relatives aux renseignements liés à l’obtention de visa et toutes autres exigences administratives  en relation  avec  les  voyages (visa  en  ligne, visa volant, vaccinations, …)

Principales responsabilités du poste

• Communiquer avec les visiteurs et le personnel concernant les dates et la confirmation
• du détail des itinéraires ;
• Compiler les demandes d’achat de billet (réservation de vol).
• Compiler les demandes de réservations d’hébergement pour les visiteurs.
• Tenir un tableau à jour des voyages.
• Coordonner avec le chargé de parc véhicule le pick up des visiteurs à l’aéroport.
• Coordonner les communications liées aux missions avec l’équipe admin des bureaux terrain.
• Procéder à la  réservation,  la  modifications  et  l’annulation  des  vols auprès  des compagnies humanitaires (Ecoflight et UNHAS)
• Partager les programmes actualisés des itinéraires de voyages UNHAS et Ecoflight
• Préparer les demandes de paiements des billets UNHAS
• Remplir les demandes d’itinéraire en ligne auprès de Keytravel
• Demander des arrangements de réservation auprès de diverses agences de voyage ou compagnies aériennes afin de choisir les meilleures offres
• Assurer la liaison avec les compagnies aériennes concernant les  réservations  et  les horaires des voyages
• Fournir aux voyageurs une copie électronique ou une copie imprimée du billet.
• Traiter les demandes de visa d’entrée et leurs  prolongations pour  les visiteurs et  le Personnel ;
• Travailler avec les voyageurs, les compagnies et les agences de voyage pour résoudre les problèmes qui  peuvent  survenir  lors  des  changements  d’itinéraire,  de  date  et  les Annulations de vols ;
• Procéder à la réservation de l’hébergement des voyageurs (Guest House et Hôtel)
• Planifier avec le Security Manager la session d’orientation sécuritaire des visiteurs ;
• Fournir aux  visiteurs  tous  les  appuis  logistiques  nécessaires  (téléphones, déplacements, autres arrangements professionnels nécessaires)
• Fournir au personnel et visiteurs des renseignements sur les exigences, les politiques et les  procédures  concernant  les  voyages,  les  exigences légales passeports  et  aux visas, conformément aux règles et règlements en vigueur.

Qualifications :

Diplôme de Secrétaire Direction ; logistique ; administration ou tout autre diplôme équivalent.
Bilingue:  Maîtrise de l’Anglais et du Français ; Au minimum 5 ans d’expériences avec les responsabilités similaires
Excellentes connaissances en Informatique : Outlook Word, Excel,
Bonne coordination et communication ; Aptitudes confirmées en planification, compétences analytiques et organisationnelles et à  prendre  de  bonnes  initiatives  avec  un  minimum  de supervision ; Capacité  à  être  performant  sous pression ; Fortes  qualités relationnelles ; Haut  niveau  de confidentialité.

Compétences au sein de toute l’Agence (pour  tout  le  personnel  CRS)  :

Ceux-ci sont enracinés dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.

• Servir avec Intégrité
• Elaborer la Gérance
• Cultiver des Relations Constructives
• Favoriser l’Apprentissage

Clause d’Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des Compétences, efforts, fonctions et responsabilités en rapport avec le poste.

Les procédures CRS de recrutement des talents reflètent notre engagement à protéger les Enfants et les adultes vulnérables contre les abus et exploitations.