HELVETAS Swiss Intercooperation est l’une des principales organisations de développement de la société civile suisse. C’est une association de plus de 100’000 membres en Suisse, politiquement neutre et non-confessionnelle. Engagée dans plus de 30 pays d’Afrique, d’Asie, d’Amérique Latine et d’Europe de l’Est, elle est présente au Mali depuis 1977. HELVETAS Swiss Intercooperation travaille dans 5 domaines : 1) Eau & Infrastructure, 2) Économie durable et inclusive, 3) Formation professionnelle & Education, 4) Gouvernance & Paix, 5) Environnement & Changement Climatique. Ses valeurs sont fondées sur les droits humains et le respect des principes du droit humanitaire. Au Mali, HELVETAS Swiss Intercooperation compte une soixantaine de salariés et travaille dans les régions de Tombouctou, Gao, Mopti, Ségou, Kayes et Sikasso.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses différents projets, elle est à la recherche d’une personne pour assurer la fonction de :  Secrétaire – Réceptionniste – Archiviste

Sous l’autorité du Responsable Administratif et des Ressources Humaines, la/le Secrétaire Réceptionniste-Archiviste sera basé(e) à Bamako. Il s’agit d’un poste à plein temps et le contrat de travail est un CDD renouvelable.

Les responsabilités principales consistent à :

• Accueillir les visiteurs et les partenaires et les orienter ;
• Répondre au téléphone, filtrer les appels et fournir des informations ;
• Prendre des rendez-vous, des messages et les transmettre ;
• Corriger et saisir des correspondances ;
• Assurer la réception et la distribution du courrier ;
• Superviser l’entretien du bureau et gérer du matériel (photocopieuse…) ;
• Dupliquer des documents et les relier ;
• Assurer la collecte, le traitement, la conservation, la communication et la valorisation de la bibliothèque, des documents produits et des archives ;
• Contribuer à la préparation d’ateliers de formation et réunions selon besoin (assurer la gestion des salles de réunion en interne, la disponibilité en matériel, etc…) ;
• Sur demande du Directeur Pays d’autres prestations pourront être demandées.

Les candidat(e)s doivent répondre aux exigences suivantes :

• Avoir obligatoirement BAC + 3 avec spécialisation en secrétariat / bureautique (archivage serait un atout) ;
• Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle avérée en secrétariat ;
• Maîtriser le langage rédactionnel ;
• Avoir de très bonnes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral ;
• Une très bonne maîtrise du français (la maîtrise de l’anglais est un avantage) ;
• Une bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).

Qualités personnelles :

• Vous travaillez de façon autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte ;
• Vous avez de très bonnes capacités d’analyse, d’écoute et de communication ;
• Vous êtes rigoureux et méthodique ;
• Vous respectez les valeurs et principes de l’organisation.

Si vous vous reconnaissez dans la description du profil recherché, vous êtes invité/e à transmettre les pièces suivantes uniquement par courrier électronique à : jacques.louvat@helvetas.org jusqu’au 09 Juin 2019 :

• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation manuscrite d’une seule page ;
• Une copie certifiée des diplômes et attestations ;
• Les coordonnées d’au moins trois personnes de référence ;
• Une copie de la carte d’identité nationale ou carte NINA.

Seules les candidatures ayant un dossier complet seront traitées.

Les personnes présélectionnées seront convoquées pour un entretien et des tests.