Secrétaire Permanent

CDD Mali CCM MALI
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Le CCM Mali (Country Coordinating Mechanism) est l’Instance de Coordination Pays des subventions du Fonds Mondial. Son mandat est de coordonner l’élaboration et le suivi subventions du Fonds Mondial de lutte contre le paludisme, le VIH/Sida et la tuberculose au Mali.

Le CCM Mali recrute un Secrétaire Permanent pour son secrétariat permanent

Supérieur Hiérarchique : Président du CCM MALI.

Durée : 2 ans renouvelables avec une période d’essai de 6 mois. Le Président du CCM Mali évaluera le Secrétaire Permanent après sa période d’essai de 6 mois et à la fin de chaque année.

Evaluation de la performance : Le président du CCM Mali évaluera à l’issue de chaque année si le contrat devra être reconduit. L’évaluation sera endossée par tous les membres du Bureau Exécutif ainsi que par le ou la Gestionnaire de Portefeuille au Fonds Mondial. Toute décision concernant le contrat du Secrétaire Permanent sera prise en coordination avec le Fonds mondial.

Lieu d’affectation : Secrétariat Permanent du CCM-Mali

OBJECTIF DU POSTE

Le Secrétaire Principal assure la planification, la coordination, la gestion et l’animation quotidienne du Secrétariat Permanent du CCM-Mali, l’appui au comité de suivi stratégique. Il/Elle assure aussi la bonne tenue des réunions et la réussite des activités du CCM-Mali.

POSITION DU POSTE

Sous l’autorité du Président du CCM-Mali, le Gestionnaire Principal s’acquitte des divers travaux techniques et administratifs d’appui au CCM-Mali. Il supervise et évalue le personnel placé sous sa responsabilité.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES :

Le Secrétaire Principal a pour responsabilités et tâches spécifiques d’assister le Président et le Bureau du CCM-Mali dans la conduite des missions et activités du CCM-Mali ;

  • Participer aux réunions du Bureau du CCM-Mali en qualité de secrétaire de séance ;
  • Préparer les réunions statutaires et non statutaires de l’Assemblée générale du CCM-Mali, du Bureau du CCM-Mali et des différentes commissions mises en place par le CCM-Mali (projet d’agenda, invitations, logistique, supports techniques…) ;
  • Produire les rapports, procès-verbaux et comptes rendus des réunions et sessions, les faire valider et les diffuser aux membres du CCM-Mali, au Fonds mondial de lutte contre le sida, le paludisme et la tuberculose (Fonds mondial), aux partenaires techniques et financiers, ….
  • Assurer la gestion administrative du Secrétariat Permanent du CCM-Mali ;
  • Coordonner, encadrer et superviser les activités du personnel du Secrétariat Permanent du CCM Mali ;
  • Gérer et évaluer conformément au manuel de procédures le personnel du Secrétariat Permanent ;
  • Préparer et assurer un appui logistique et la prise de rendez-vous aux missions du Fonds mondial au Mali ;
  • Faciliter les missions et travaux des consultants/experts auprès du CCM-Mali ;
  • Assurer le suivi des correspondances entre le CCM-Mali et le Fonds mondial ;
  • Assurer le suivi des recommandations du Fonds mondial, des réunions du CCM-Mali, des audits techniques et financiers du CCM-Mali ;
  • Préparer toutes les correspondances et documents devant être signés par le Président du CCM-Mali
  • Elaborer, mettre à jour et diffuser la liste des membres du CCM Mali avec mention de leurs coordonnées et de leur titre sur la plateforme informatique du Fonds mondial ;
  • Appuyer les membres du CCM dans le respect du Règlement Intérieur, de la Politique de Gestion et de Prévention des conflits d’intérêts, du Code de Bonne Conduite et des directives des différents bailleurs ;
  • Assurer un lien efficace entre le Bureau du CCM avec les autres membres du CCM, les Récipiendaires Principaux (PR), les différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre des subventions, le LFA et le ou la Gestionnaire de Portefeuille ;
  • Produire un rapport annuel narratif et financier des activités du CCM-Mali ;
  • Elaborer et exécuter le plan de travail budgétisé annuel validé du CCM-Mali ;
  • Préparer la demande de financement du CCM-Mali à soumettre au Fonds mondial et/ou autres partenaires financiers ;
  • Appuyer la préparation de la requête pays (demande de financement)
  • Organiser annuellement un audit financier des comptes du CCM-Mali ;
  • Produire un rapport annuel narratif et financier des activités du compte du CCM Mali
  • Assurer la gestion du budget du CCM Mali
  • Faciliter l’organisation annuelle de l’Evaluation de la Performance et de l’Admissibilité du CCM
  • Tenir les archives officielles du CCM-Mali et en faciliter l’accès à tous les membres du CCM-Mali et, en cas de nécessité, à toute personne le sollicitant ;
  • Coordonner la mise en œuvre du plan de communication du CCM-Mali (incluant la mise à jour régulière du site web du CCM-Mali ou de toute autre forme de plateforme de partage d’informe
  • Appuyer le bureau du CCM dans la mobilisation des ressources pour le CCM ;
  • Alerter le bureau du CCM de toute situation urgente dans la mise en œuvre des subventions ;
  • Tenir les archives officielles du CCM-Mali et en faciliter l’accès à tous les membres du CCM-Mali et, en cas de nécessité, à toute personne le sollicitant ;
  • Coordonner la mise en œuvre du plan de communication du CCM-Mali (incluant la mise à jour régulière du site web du CCM-Mali ou de toute autre forme de plateforme de partage d’informe
  • Appuyer le bureau du CCM dans la mobilisation des ressources pour le CCM ;
  • Alerter le bureau du CCM de toute situation urgente dans la mise en œuvre des subventions ;
  • Mettre à contribution son expertise technique dans la mise en œuvre du Plan de travail du Comité de Suivi Stratégique (analyse des rapports PU/DR des PR, des tableaux de bord, des lettres de gestion, organisation des visites et analyse des rapports de visites de terrain et de supervision des PR ou de SR etc. …)
  • Mettre en œuvre toute autre activité telle qu’assigné par le bureau du CCM.

PROFIL DE POSTE :

Qualifications requises

  • Etre titulaire d’un diplôme supérieur en sciences sociales, en gestion des organisations, gestion des programmes de santé, en santé publique ou équivalent valablement reconnu par les autorités académiques du Mali (une spécialisation en santé publique serait un atout supplémentaire) ;
  • Avoir une grande capacité de coordination, bonne capacité rédactionnelle et une expérience dans la planification stratégique et opérationnelle, la mise en œuvre et le suivi-évaluation de programmes/projets de développement, notamment dans le secteur de la santé ;
  • Avoir une expérience dans la gestion des subventions du Fonds mondial ;
  • Avoir une parfaite maîtrise des procédures de l’Etat du Mali, du Fonds mondial et des partenaires techniques et financiers au Mali ;
  • Justifier d’une expérience minimale de cinq (5) années à un poste similaire ;
  • Avoir une maîtrise de l’outil informatique et de l’Internet ;
  • Avoir une bonne capacité en communication verbale et écrite
  • Avoir une bonne maîtrise du français et une bonne aptitude en anglais (écrit, parlé, lu) ;
  • Avoir une expertise dans la gestion financière des projets ;
  • Etre de nationalité malienne.

Aptitudes et Compétences

  • Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation et de la proactivité
  • Aptitudes à animer une équipe dans un contexte multiculturel ;
  • Etre rigoureux, proactif, méthodique et disponible ;
  • Etre capable de travailler sous pression ;
  • Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation, bonne capacité à résoudre les problèmes ;
  • Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
  • Avoir des bonnes aptitudes en communication orale et écrite.

DOSSIERS A FOURNIR

  • Un CV incluant trois références
  • Une lettre de motivation adressée au Président du CCM-Mali
  • Copies des diplômes et attestations obtenus.

NB : ces dossiers sont à envoyer uniquement par courrier à l’adresse : lyd@who.int ou sissokom@who.int, seuls les candidats présélectionnés sur dossiers seront contactés.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à sissokom@who.int

  • CDD
  • Postulez avant le 31/12/2018
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