Secrétaire de direction

Kati CTB - AGENCE BELGE DE DEVELOPPEMENT
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L'offre a expiré.

Le programme d’appui au fonctionnement de l’état civil et à la mise en place d’un système d’information sécurité au Mali (PAECSIS) est financé par l’Union Européenne à travers le Fonds Fiduciaire « European Union Emergency Trust Fund for stability and addressing root causes of irregular migration and displaced persons in Africa ». La mise en oeuvre du PAECSIS a été confiée à la CTB et CIVIPOL via des modalités contractuelles distinctes.
Le Fonds Fiduciaire de l’UE finance des projets pertinents pour remédier aux causes de la migration, et pour encourager les efforts du Mali dans la coopération sur des questions migratoires. Dans ce cadre, il doit apporter un appui pour la mise en place d’un système d’information de l’état civil universel et sécurisé afin que chaque Malien soit en mesure de revendiquer les droits inhérents à son identité.
Le PAECSIS a pour objectif général de contribuer à l’universalité des faits d’état civil par la mise en place d’un système d’information et de gestion sécurisé à même d’être exploité par les administrations utilisatrices. Plus spécifiquement, il vise à :
– Contribuer à la consolidation et à la modernisation du système de l’état civil par i) la mise en place d’un appui au pilotage stratégique de l’état civil, ii) le développement des capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil (amélioration de l’offre), et, iii) la
sensibilisation des acteurs (amélioration de la demande) ;
– Disposer d’un fichier central de l’état civil consolidé et interconnecté avec des centres d’état civil par la mise en place d’un système d’information de l’état civil informatisé relié à une base de données biométriques à même de sécuriser l’identité de la population et d’être exploitable par d’autres administrations utilisatrices (communes, postes consulaires, etc.).

La CTB Mali recherche pour le PAECSIS : 01 (UN/UNE) SECRETAIRE DE DIRECTION.

Mission principale : Assister la direction du programme dans la gestion administrative du programme conformément à ses procédures administratives et comptables, notamment :
– Secrétariat du programme
Saisie et enregistrement des actes et documents du programme ;
Réception, émission, enregistrement et classement des fax, des mails et des courriers ;
Tenue des chronos et des registres ;
Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;
Prise des rendez-vous pour la Direction du programme et les membres de l’équipe du programme ;
Accueil et orientation des partenaires et visiteurs ;
Gestion du planning de déplacement des membres de l’équipe du programme ;
Classement et gestion des documents et archives ;
Traitement et ventilation de l’information à l’interne et à l’externe ;
Suivi des travaux de production des rapports et des documents de l’équipe du programme ;
Appui aux travaux de secrétariat sur sollicitation du personnel du programme ;
Suivi et relance des partenaires pour la production des travaux et rapports à la demande de la direction du programme ;
Etablissement de la revue de presse ;
Mise à jour des bases de données, tels que le répertoire des partenaires, la bibliographie du programme ;
Préparation et établissement du compte rendu des réunions organisées au siège du programme ;
Participation aux réunions d’équipes du programme ;
Toutes autres tâches administratives demandées par la Direction du programme ;
– Gestion de la caisse :
Gérer la caisse d’avance et tenir à jour le livre de caisse ;
Délivrer les avances au chauffeur logisticien pour les achats ;
Contrôler les factures (format, validité du bon d’achat) et opérer le règlement ;
Codifier les factures et les imputer au budget correspondant.
Assurer le rapprochement du livre, des pièces et du comptage physique
Clôturer mensuellement la caisse (comptage, impressions).

Lieu d’affectation : Kati (Direction Nationale de l’Etat Civil) ;

Position : sous l’autorité hiérarchique de l’Intervention Manager (chef de composante CTB) et sous l’autorité fonctionnelle du Responsable Administratif et Financier International du programme, contrat CDI à clause terme ;

Salaire et avantage : rémunération en fonction et de l’expérience professionnelle utile suivant la grille salariale ; pécule de 13ième mois, couverture d’assurance santé ; prime mensuelle de logement pour non résident.

Profil :
Diplôme : minimum Bac+2 en secrétariat de direction ou équivalent.
Au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire ;
Expérience dans un projet de développement financé par un bailleur international ou une organisation internationale est un atout ;
Bonnes aptitudes d’organisation du travail ;
Maîtrise parfaite de l’outil informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Outlook, et Internet) ;
Parfaite maîtrise écrite et orale du français ;
La connaissance du Bambara est un atout.

Dossiers :
Les candidats intéressés par le présent avis de recrutement doivent fournir un dossier comportant :
1. Une demande écrite
2. Une lettre de motivation (sauf pour les chauffeurs) ;
3. Un curriculum vitae actualisé ;
4. Les copies certifiées des diplômes et des attestations des employeurs précédents ;
5. L’extrait de casier judiciaire ;
6. Les références d’au moins deux précédents employeurs.
Les dossiers de candidatures doivent être déposés auprès de la Représentation de la Coopération Technique Belge à Badalabougou Est, rue 25, Porte 251, BP.E 4804, Bamako Tel. +223 20 23 96 42/Fax. +223 20 23 67 27, au plus tard le 19 janvier à 10heures précises. Les bureaux de la Représentation sont ouverts de 8h00 à 17h00.
NB : les Termes de référence détaillés du poste sont disponibles aux bureaux indiqués. Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
L’utilisation du genre masculin couvre à la fois les femmes et les hommes. Les femmes sont particulièrement encouragées à présenter leur candidature et la sélection tiendra compte de l’égalité et l’équilibre au niveau des ressources humaines.

  • Postulez avant le 19/01/2018
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