L’Allemagne apporte au Mali, depuis son indépendance en 1960, un soutien sous forme de coopération technique et financière pour le développement. Sur mandat du gouvernement fédéral allemand, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH appuie le gouvernement du Mali, les autorités, les collectivités locales, les organisations de la société civile et le secteur privé.

La GIZ, à travers son Projet d’Appui au Programme Frontière de l’Union Africaine appuie l’Union Africaine dans le cadre de la délimitation et la démarcation des frontières, de la coopération transfrontalière et du renforcement des capacités.

Dans le cadre des activités de ce projet, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement de : Un(e) Secrétaire Comptable.

• Localisation du poste : Bamako
• Classification : Bande 2

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• exécuter les tâches financières et administratives du projet dans le respect des orientations et règles de la GIZ
• assister à la planification, l’organisation et la gestion efficaces des événements du projet et des partenaires dans la sous-région : Afrique de l’Ouest
• Collabore étroitement avec le Bureau de la GIZ à Bamako ainsi que les autres bureaux de la GIZ dans la sous-région.
• assurer le fonctionnement du secrétariat du projet à Bamako et classe des documents dans des dossiers papier conformément aux règles de la GIZ
• contribuer à développer un bon esprit d’équipe et à créer une bonne atmosphère de

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Administration des finances et de la comptabilité

• initier des demandes de transfert de fonds au compte bancaire du projet a Bamako
• tenir à jour le ou les livre(s) de caisse et le livret de banque du projet conformément aux « instructions pour la gestion des comptes de trésorerie » de la société
• préparer les pièces justificatives selon les procédures standard et les procédures opérationnelles des projets
• appuyer l’octroi d’avances ou le remboursement des frais de déplacement conformément aux procédures opérationnelles internes du projet
• suivre et vérifier les recettes, les dépenses et les rapprochements bancaires mensuels
• soumettre le bulletin WINPACCS en espèces au bureau de la GIZ par décade.
• assurer que les procédures comptables sont conformes aux règles de la GIZ, suivi de la fiche d’erreur mensuelle et assure une correction rapide
• suivre les carnets de bord du véhicule et présenter au conseiller du programme à Bamako pour signature ;

Gestion de la caisse et des payements

• gérer l’opération de la caisse conformément aux procédures en vigueur
• assurer les paiements des participants aux ateliers
• payer les frais des missions aux partenaires et collaborateurs du projet
• se déplacer régulièrement dans la sous-région, aux lieux de mis en œuvre du projet pour effectuer les payements.
• contrôler la conformité des factures aux règlements internes
• traiter les factures et reçus et classe des copies des pièces justificatives fournies par les prestataires
• réconcilier les registres de caisse avec l’argent à la fin de chaque jour
• mettre à jour le carnet de caisse électronique quotidiennement
• préparer des bons sur les reçus et les paiements, entreprend les paiements de chèques, les enregistrer sur le carnet de banque électronique et tenir le chéquier du projet
• entreprendre les entrées en WINPACCS dans le « bank book » (livre banque) et « cash book » (livre de caisse) du projet
• gérer toutes les correspondances avec la banque sur place, y compris l’ouverture du/des compte/s, le règlement des anomalies etc.

Prestations de services et évènementiel

• assister à la planification, l’organisation et la gestion efficace des événements du projet et des partenaires au niveau des Pays d’intervention de l’Afrique de l’Ouest ;
• localiser les prestataires de services appropriés, gérer et assurer la liaison avec les contacts et vérifier la qualité de leurs services et références (Hôtels, traiteurs, prestataires de voyages et de transports, services d’interprétation, animateurs).
• préparer les procédures de sélection et les réservations (appels d’offres, contrats, cahier des charges) des fournisseurs de services pour les événements et s’assurer de la documentation des procédures conformément aux règles.
• assurer l’organisation des voyages et l’orientation des visiteurs, des invités et des participants aux réunions et conférences : organiser et superviser les programmes des délégations et veiller au respect des règles de la GIZ et du protocole.
• fournir du matériel à jour pour la gestion des événements, p. ex. faciliter l’impression et la production.
• gérer les réservations d’hôtels, l’achat de billets d’avion et aider avec les demandes des visas, en communication avec les voyageurs, fournisseurs des prestations et agences de voyage internationaux
• assurer la collecte des cartes d’embarquement des voyageurs
• assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

Travaux de secrétariat et administration & autres attributions

• répondre au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
• gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
• établir et organise les supports d’information pour responsable de projet ou pour les réunions ;
• participer aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
• aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet
• élaborer un fichier d’adresses avec les contacts importants en Afrique de l’Ouest et les entretenir permanemment ;
• photocopier et numérise des documents en fonction des besoins

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

• Niveau BAC + 2, en gestion, comptabilité, administration, secrétariat

Expérience professionnelle

• Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire

Autres connaissances/compétences

• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office, Excel et Outlook)
• Très bonne connaissance du français et d’une langue véhiculaire du pays ; connaissances en anglais et/ou allemand souhaitées
• Une bonne qualité d’écoute et de communication, être bien organisé/e, structuré/e et flexible dans les horaires de travail ;
• Un esprit critique et un sens de l’organisation, de l’initiative et de la communication dans le travail d’équipe ;
• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction. 

Les dossiers de candidature doivent comprendre : une lettre de motivation, un curriculum vitae comportant les coordonnées de trois personnes de référence. 

Ils doivent comporter la mention de l’intitulé complet du poste et sont :

• soit déposés au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22 ; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures,
• soit envoyés par e-mail en précisant dans l’objet du message « Secrétaire Comptable» à : recrutementmali@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 12 Mars 2020, à 17h00. Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à recrutementmali@giz.de.

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées.