Responsable administratif et financier

Mali SAER EMPLOI
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L'offre a expiré.

La SAER-EMPLOI : Cabinet spécialisé dans le recrutement et conseil en ressources humaines, recrute pour le compte du GRET, une ONG française de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités: UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 

OBJECTIF /RESPONSABILITES/ TACHES

1.      Assurer la gestion administrative des ressources humaines

a.              Politique RH :

  • Assurer une veille sur la législation locale/droit de travail.
  • Garantir l’application de la politique Ressources Humaines du Gret pour le personnel national sur le programme.
  • Proposer un règlement intérieur pour l’équipe.
  • Mettre à jour l’organigramme du programme

b.             Recrutement :

  • Superviser la diffusion des annonces et effectuer la présélection sur CV des candidatures dans le respect de la législation locale.
  • Superviser le déroulement du recrutement et s’assurer d’une mise en concurrence de plusieurs candidats et de l’organisation d’entretiens de sélection.

c.              Gestion administrative du personnel :

  • Proposer des conditions d’engagement pour le personnel national, en s’assurant de leur conformité à la législation locale.
  • Assurer les formalités administratives liées à l’embauche, à la fin ou à la rupture du contrat de travail du personnel national.
  • Etablir les contrats de travail du personnel national.
  • Etre l’interlocuteur du personnel national pour toutes leurs demandes d’information concernant leur statut, leur couverture sociale, leur gestion au quotidien.
  • Etre responsable de l’accueil du nouveau personnel et assurer le briefing administratif.
  • Etre responsable du suivi administratif de l’ensemble du personnel et de la constitution de dossiers individuels (immatriculation auprès des autorités locales, suivi des congés et repos, versement des salaires et indemnités, suivi des arrêts de travail…).

2.      Garantir le respect de la législation locale et de la mise en place d’un cadre juridique

a.              S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales dans les délais requis.

b.              S’assurer de l’existence et de la validité des conventions de partenariat et accompagner les Chefs de Projets dans leur élaboration (pour les aspects administratifs, financiers et légaux).

c.               Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage de l’ensemble des documents contractuels (contrats de partenariat, de travail, de location).

3.      Assurer la gestion des ressources financières

a.              Gestion de trésorerie :

  • Etre responsable des comptes bancaires et de leur gestion (suivi des mouvements, rapprochement des soldes, gestion des signatures autorisées).
  • Etre responsable de la gestion des coffres et des caisses (montant disponible, contrôle des soldes, consignes de sécurité : protection des lieux…).
  • Evaluer les besoins en trésorerie du programme avec le chef de projet. Elaborer mensuellement un prévisionnel pour le siège en optimisant sa trésorerie (suivi des encaissements et décaissements) et limiter les immobilisations financières (limitation des soldes de trésorerie).
  • Gérer les mouvements d’argent, les approvisionnements des sites (virements, avances) et les montants en circulation en définissant les procédures de paiement (virement bancaire, chèque, liquide).

b.             Processus de validation de l’engagement des dépenses :

  • Mettre en place et formaliser les procédures d’engagement des dépenses à tous les stades et niveaux d’acteurs concernés (visa des responsables, plafond d’autorisation, mode et délais de règlement), en conformité avec les procédures d’achat du Gret et des contraintes bailleurs.
  • S’assurer de la validité et de l’adéquation des justificatifs des dépenses (contrat, commandes, factures, bons de livraison,).

c.              Etablissement des documents comptables :

  • Etre responsable de l’établissement des documents comptables, selon procédure Gret.
  • S’assurer de la préparation et du classement des pièces, leur affectation comptable et l’enregistrement des écritures sous Excel.
  • Effectuer le rapprochement des soldes de trésorerie aux soldes comptables.
  • Valider l’ensemble des tableaux de vérification mensuelle, selon procédure Gret.
  • Assurer la transmission régulière des informations comptables au siège (CdG).

a.              Gestion budgétaire :

  • Recueillir les informations auprès des chefs de projets en termes de besoins financiers pour les trimestres à venir.
  • Réaliser un suivi budgétaire régulier des dépenses engagées.
  • Mettre à jour mensuellement le suivi budgétaire et le transmettre aux chargés de projets/chargé de gestion au siège.
  • Analyser les écarts entre les prévisions budgétaires et les dépenses réalisées et en informer les Chefs de Projets.
  • Mettre à jour les budgets en fonction de l’évolution des activités et les transmettre aux Chefs de Projets avec les commentaires et explicatifs appropriés.
  • Contribuer à la fabrication des budgets des projets et du budget de la Représentation
  • Réaliser les Rapports Financiers Bailleurs
  • Préparer et gérer les audits financiers externes

4      Logistique

a.              Analyser le marché local et tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux correspondants aux critères (qualité, prix, service, éthique).

  1. Mettre en œuvre les procédures logistiques du Gret sur le programme et organiser les différentes étapes des achats locaux et régionaux de biens et services : consultation de marché, commande, suivi, réception, contrôle de conformité
  2. Gérer les transports locaux et régionaux de marchandises : choix du mode de transport et de conditionnement, planification et suivi des expéditions, formalités administratives et douanières
  3. Gestion contractuelle des lieux de vie et des lieux de travail :
  • Négocier les conditions, établir et signer les baux.
  • Assurer le suivi administratif des locations (paiement du loyer, suivi des charges (côte part), renouvellement, résiliation…).
  • Proposer un standard d’équipement
  • Assurer l’aménagement des espaces et mettre en place des supports de diffusion de l’information, notamment celles liées aux déplacements du personnel et à la sécurité

5.      Assister le Représentant

a.              Le/La Responsable Administratif et Financier, de par ses fonctions, est un des interlocuteurs privilégiés du Représentant. Ce dernier peut, notamment, être amené à déléguer une partie de ses fonctions à le/la Responsable Administratif et Financier, soit pendant ses absences, soit par besoin d’être déchargé compte tenu du volume de travail. Le Représentant reste néanmoins responsable de ses fonctions vis-à-vis du siège et des autres interlocuteurs et le/la Responsable Administratif et Financier doit le tenir strictement informé de son activité.

6.      Management

  1. Le/La Responsable Administratif et Financier est le/la responsable hiérarchique d’une équipe composée de deux personnes : l’Assistante Logistique et du Responsable Financier, à ce titre elle devra superviser, animer, former cette équipe.

PROFIL REQUIS ET CONDITION D’ELIGIBILITE

  • Diplôme universitaire en gestion/comptabilité
  • Minimum 4 ans d’expérience à un poste similaire.
  • Très bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word).

ATOUTS ET QUALITES

  • Pouvoir travailler sous pression
  • Grande Autonomie
  • Capacité à prioriser ses tâches

Les candidatures féminines sont encouragées.

Les soumissions de candidatures seront composées d’un curriculum vitae, d’une lettre de motivation, avec les noms et contacts de trois (3) personnes de référence qui pourront être contactées en cas de besoin.

Envoyer votre candidature à l’adresse suivante : postulez@saer-emploi.com

NB : Les dossiers de candidature doivent  impérativement respecter la forme suivante : CV_Prénom Nom_RAF/ LM_Prénom Nom_ RAF).

Date limite de dépôt le 10/03/2020 à 16H00.

  • Postulez avant le 10/03/2020
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