ORGANISATION

Le Centre de Services du Mali (CSM) sous l’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako (USTTB) est un organisme indépendant qui assure un large éventail de services financiers et administratifs aux clients dont les activités portent sur la recherche et le développement au niveau mondial.

Dans le cadre du renforcement de sa capacité en Ressources Humaines compétentes est à la recherche du profil ci-dessous cité. Ce poste est uniquement pour les Maliens, tous à temps plein, et basés à Bamako.

Responsable Administratif / Administrative Officer

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Sous la responsabilité du Chef des opérations, le Responsable administratif est chargé de favoriser un environnement de bureau productif et d’assurer des interactions positives avec les clients, les prestataires de services en ce qui concerne les achats, les voyages, le dédouanement et d’autres services. Le responsable administratif collabore activement avec les parties prenantes internes et externes, y compris les fournisseurs externalisés, afin de veiller à ce que les politiques soient intégrées de manière transparente dans les opérations administratives quotidiennes. En outre, le responsable administratif collabore ses activités avec le bureau du Directeur du CSM, les départements des finances, de l’informatique et des ressources humaines afin de s’assurer que les clients reçoivent le soutien administratif nécessaire pour mener et remplir efficacement leurs missions.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Administration
• Supervise les activités générales de gestion du bureau, y compris la délégation des tâches, la réception et la distribution de la correspondance et la réorientation des appels.
• Supervise l’assistant administratif, l’assistant logistique, l’agent de sécurité
• Planifier et coordonner les réunions bi-hebdomadaires du personnel et prendre des notes.
• Supervise les opérations centralisées et la gestion des procédures opérationnelles normalisées pour le CSM.
• Maintenir des contrôles internes efficaces pour l’inventaire des équipements et la sauvegarde des dossiers du CSM.
• Gérer les bureaux et les espaces de stockage.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs, la sécurité et les autres services d’occupation.
• Gérer la préparation, l’analyse, la négociation et l’examen des contrats de fournitures, d’équipements, de produits et de services.
Dédouanement
• Facilite la réception et la livraison des colis avec la société de transit du CSM.
Achats locaux
• Aide à la passation des marchés pour les projets de l’USTTB.
• Respecter et mettre en oeuvre les procédures normalisées d’approvisionnement du CSM pour acheter des matériaux localement.
• Il obtient des prix raisonnables, émet des bons de commande, livre les marchandises et documente le processus d’achat.
Externalisation internationale
• Participe aux achats internationaux pour certains clients.
• Gérer les achats internationaux mensuels, de la demande à la livraison.
• Supervise le processus d’approbation des autorisations d’achat par le biais du portail d’achat du NIAID.
• Assurer l’interface avec le Mitchell Group pour surveiller le processus de COA sur le portail des achats du NIAID.
Assistance aux voyageurs
• Assurer la liaison avec les agences de voyage et les compagnies aériennes pour les réservations et les billets.
• Calculer les indemnités journalières et obtenir les devises étrangères pour les voyages internationaux.
• Assurer l’hébergement à l’hôtel, l’inscription et les frais de résumés pour les participants à la conférence.
• Obtenir les visas et l’assurance voyage pour les voyageurs autorisés.
• Tenir à jour un calendrier mensuel précis des déplacements pour divers projets.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

• Assister l’équipe comptable dans l’accomplissement de diverses tâches, y compris l’archivage,
• En collaboration avec les comptables, assurer le suivi des bons de commande et le suivi des dépenses de COA jusqu’à l’achèvement des actions d’approvisionnement.
Divers
Il sera également demandé au titulaire d’assister l’équipe de gestion de CSM dans diverses tâches diverses, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en administration ou en comptabilité ;
• Expérience administrative antérieure de 4-7 ans
• Excellentes compétences en informatique
• Capacité de rédaction
• Attention aux détails
• Proactif et positif
• La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et écrit)

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Responsable Administratif / Administrative Officer » à l’adresse : [email protected]

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.