Procurement Officer

Bamako CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
Print Friendly, PDF & Email
L'offre a expiré.

CRS Programme du Mali recrute le personnel ci-après pour son Programme : Un (e) Procurement Officer, H/F

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 18 octobre 2017 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de Procurement Officer»

NB : Les candidatures ne comportant pas l’objet susmentionné ne seront pas considérées. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DESCRIPTION DE POSTE

Titre du poste:  Procurement Officer
Département:  Operations
Lieu: Bamako, Mali
Relève de:  Senior Administration Manager
Supervise:  N/A
Categorie :  V – Echelon 1

Résumé: Gérer efficacement et coordonner tous les aspects de l’approvisionnement pour le programme pays afin de s’assurer que tous les programmes et activités ont les biens et services nécessaires, dans les meilleurs délais, pour mieux assister ceux que nous servons. Le (a) titulaire du poste doit s’assurer que tous les achats s’effectuent efficacement conformément à la Politique de CRS, au Manuel des Achats de CRS et conformes aux exigences des bailleurs de fonds concernés. Il / elle doit veiller à ce que tous les approvisionnements soient régis par les normes les plus élevées d’éthique, de conduite personnelle et professionnelle tel que stipulé dans la politique de CRS et le Manuel des achats de CRS.

Responsabilités Principales:

Préparation et Planification

  • Se consulter avec le Chargé de Programme (HOP) et le Chargé des Opérations (HoOP) pour identifier les principaux types de biens et de services qui seront nécessaires à court terme sur base du portefeuille actuel des programmes et des opérations, et s’y baser pour effectuer des évaluations régulières du marché pour de meilleures sources et prix.
  • Se consulter de manière proactive avec les organismes pairs et le secteur privé afin d’identifier de nouveaux fournisseurs potentiels qui peuvent être ajoutés à notre Liste de Fournisseurs Approuvés (ASL),
  • Elaborer des relations avec la source proche de production ou d’importation, et explorer la possibilité de passer des commandes regroupées avec les organismes pairs afin de négocier de meilleurs prix et conditions sur base des économies communes.
  • Maintenir des relations d’affaires avec les fournisseurs locaux, les visites des magasins et des installations de production pour s’assurer que les termes du contrat.
  • S’assurer de la vérification de l’éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés
  • Se tenir au courant des procédures d’importation des biens.

Processus d’Approvisionnement

  • Proposer de nouvelles idées pour améliorer l’efficacité des marchés à l’Operations Manager, et faire des suggestions pour améliorer les outils de support.
  • Examiner toutes les Demandes d’Achat (PR) et vérifier la cible de prix, et s’assurer que toutes les spécifications et exigences sont claires et que toutes les autorisations correspondantes ont été obtenues.
  • Veiller à ce que toutes les demandes de devis (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences énoncées dans la Demande d’Achat (PR).
  • Recevoir et examiner toutes les offres et tous les devis, conformément à l’objectif et aux spécifications de prix, et préparer la feuille de résumé des devis.
  • Organiser des Comités d’Examen d’Offres, le cas échéant, et en fonction du seuil et autres directives fixés dans l’Annexe du Manuel des Approvisionnements de Mali,
  • S’assurer que le Comité d’Examen d’Offres (BRC) analyse toutes les offres de manière compétitive et examiner attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui n’ont pas été explicitement présentés sur les offres.
  • S’assurer, pour tous les achats applicables > $5k, de remplir un Formulaire de Réquisition Globale d’Approvisionnement (Formulaire de demande internationale «IRF») à soumettre au Département d’Approvisionnements du siège du CRS avec des informations sur les prix locaux, et s’il est déterminé que la meilleure source est locale, s’assurer alors de recevoir une approbation d’Achat Local du siège avant de préparer un Bon de Commande Local (LPO).
  • En fonction de la valeur du marché, choisir le choix du meilleur fournisseur selon les critères suivants : la qualité, le délai de livraison et le prix. S’assurer que tous les approvisionnements sont traités avec toutes les exonérations applicables établies dans l’accord avec le pays hôte ou par des accords avec les bailleurs de fonds, et écrire des lettres d’exemption de la TVA, les droits et taxes chaque fois que nécessaire.

La tenue de documents et de Rapports

  • Veiller au bon classement de tous les documents d’achat pour question de tenue des dossiers et d’audit, et maintenir des fichiers ordonnés sur les commandes en cours et les activités passées tels que des avis de modification, des changements de plans (Schedule) et des livraisons partielles.
  • Maintenir des fichiers de fournisseurs avec tous les détails nécessaires par catégorie de service (par exemple, fournisseurs de papeterie, fournisseurs des articles électriques, fournisseurs de machines, etc.)
  • Faire le suivi de l’état de chaque demande d’approvisionnement et mettre la direction et les demandeurs au courant par des Rapports Hebdomadaires de l’Etat des Approvisionnements.

Communication, Coordination et Autres Tâches

  • Informer en avance le Département de Réception afin d’assurer une meilleure condition de livraison des articles.
  • Fournir des détails sur les approvisionnements des actifs fixes (type, quantité, fournisseurs, prix, fonds/numéro du projet, nom du partenaire, etc.) au Département chargé de la gestion des biens.
  • Suite aux recommandations sur la séparation des responsabilités, travailler avec le Département de réception des biens pour résoudre les écarts de quantité entre le Bon de Commande et le bon/bordereau de livraison du fournisseur.
  • Communiquer avec les fournisseurs pour leur restituer les marchandises endommagées ou les biens commandés et assurer l’échange ou le complément des marchandises commandées, si encore possible.
  • Aider à la préparation de lettres d’attribution, des accords, des mémos et des lettres selon les besoins.
  • Tenir les demandeurs informés de l’état de toutes les commandes locales et internationales jusqu’à ce que les commandes soient reçues.
  • Coordonner avec les autres Départements afin de s’assurer que les PR, les réponses de devis de fournisseurs et les BC sont complets et clairs.
  • Répondre aux requêtes des audits de manière opportune et professionnelle lorsque cela est nécessaire.
  • Collecter des informations sur le prix des biens et services nécessaires chaque fois pour le but de budgétisation ou de planification.
  • Si nécessaire et dans des paramètres acceptables, accélérer les demandes et les commandes pour répondre aux besoins opérationnels urgents.
  • Veiller à la vigilance contre les activités frauduleuses dans tous les processus d’approvisionnement et se mettre à jour avec les dernières directives pour la prévention de la fraude.
  • Aider à la promotion de l’utilisation de nouvelles technologies et applications pour améliorer l’efficacité des processus d’achat.
  • Contribuer au maintien du travail d’équipe, à la discipline des relations de travail saines et à la productivité.
  • Fournir un soutien et une formation sur la gestion des achats pour le personnel de CRS et les partenaires comme jugé nécessaire par la direction.
  • Assurer la couverture du personnel lorsque requise par la charge de travail ou l’absence, et s’acquitter des tâches supplémentaires telles qu’assignées.

RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS:

Interne: LEquipe d’Approvisionnement basée au siège et tout le personnel de CRS Mali soumettant des réquisitions ou ayant des rôles dans le processus d’achat à partir: Du Programme, des Finances, de la Logistique, de l’Administration et de l’Informatique.

Externe: Fournisseurs, autorités fiscales, agents des douanes, transitaires, transporteurs, consultants et agences paires.

Compétences à l’Echelle de l’Agence

Ceux-ci sont ancrés dans la mission, les valeurs et les principes de CRS et utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de leurs responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

  • Sert avec Intégrité
  • Modèle de Bonne Intendance
  • Entretient des Relations Constructives
  • Favorise l’Apprentissage

COMPETENCES PERSONNELLES :

  • Doit être scrupuleusement honnête et toujours favoriser un climat de confiance et d’intégrité.
  • Bonnes compétences en informatique, et expérience dans la conduite d’approvisionnement par internet ainsi que des comparaisons de prix.
  • Capacité démontrée à effectuer des services d’achat rapides, efficaces et rentables tout en maintenant les standards élevés de l’agence.
  • Bon négociateur.
  • Expérience en études de marché.
  • Bonnes compétences en analyse de données et attention aux détails.
  • Engagé à toujours fournir un service clientèle le plus haut possible.
  • Bonnes compétences organisationnelles.
  • Excellentes compétences en communication interpersonnelle et constructeur des relations.
  • Le cas échéant, être en mesure de transmettre des idées et des concepts à des partenaires de manière accessible.

QUALIFICATIONS :

  • Diplôme de Licence en Economie, gestion de fourniture et des achats ou domaine similaire (tel que Gestion, logistique ou administration), obtenue d’une institution reconnue.
  • Au moins 3 ans d’expérience pertinente sont requis.
  • Adhésion à une organisation professionnelle d’achats préférée.
  • Aptitude avérée à communiquer clairement et de façon concise en Français et Anglais écrit et parlé ;
  • Aptitude avérée à rédiger des rapports et conserver des dossiers et des données
  • Postulez avant le 18/10/2017
  • Applications have closed
Partagez : Facebook Twitter Google Plus LinkedIn Email