Procurement Officer

Bamako IRC - INTERNATIONAL RESCUE COMMITEE
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POSTEOfficier Procurement
GRADECatégorie 8C de la CCFC
BASEBamako
SUPERVISEURSupply Chain Manager Bamako  

 PRESENTATION GENERALE:

International Rescue Committe (IRC) a pour objectif de sauver des vies, de renforcer les institutions et de promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC au Mali depuis avril 2012 dans les domaines  de la Santé & Nutrition, Eau Hygiène et Assainissement (EHA), l’Education, la Protection de l’enfant, la promotion de la femme et la relance économique.

OBJECTIFS DU POSTE

Sous la responsabilité directe du Manager Supply Chain  à Bamako, le Procurement Officer devra s’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes internationales et nationales correspondant aux standards d’IRC et ses bailleurs de fonds.

Toutes les transactions en rapport avec les approvisionnements devront être clairement documentées  sur la base des critères préalablement définis et transparents.

RESPONSABILITES

  • S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
  • S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commande ;
  • S’assurer que les marchés sont négociés, attribués et exécutés dans le respect des procédures, dans la transparence et en temps requis ;
  • S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. …) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
  • Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
  • S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
  • Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant midi ;
  • Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
  • Rechercher les factures pro forma et préparer les analyses des offres et les bons de commandes pour les approbations autorisés ;
  • Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requises et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
  • Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et reconnus afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter systématiquement de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
  • S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et de IRC ;
  • Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail ;
  • De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix-auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ;
  • S’assurer que les prix obtenus sont les meilleurs avant de soumettre les documents d’achats pour vérification et approbation ;
  • Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard ;
  • Promouvoir une image professionnelle et positive de IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs ;
  • En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
  • S’assurer par une sensibilisation/explication que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures de IRC ;
  • Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
  • Faire le PRTS report et le partager au superviseur de chaque fin du mois ;
  • Etre sûr que tous l’info en Prologs Procurement et ou du Bva en ligne est complète et a jour ;
  • Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur

Effectuer toute autre tâche en rapport avec sa fonction.

 CONDITIONS REQUISES

  • Il/elle doit être titulaire d’au moins un niveau minimum de Licence (3 ans après baccalauréat) en logistique et transport, achat et approvisionnement, commerce international ou toute autre formation supérieure de niveau Licence en gestion ou commerce ;
  • Avoir au moins trois (2) ans d’expérience pertinente dans le domaine des achats et approvisionnements;
  • Maitrise de l’outil informatique notamment des logiciels standards (Word, Excel et power point) ;
  • Maitrise d’un système de gestion des achats en ligne;
  • Maîtrise du français exigée.

COMPETENCES ET APTITUDES

  • Avoir travaillé dans une Organisation Humanitaire ou de Développement est un atout ;
  • Autonomie, pro activité, sens élevé de l’organisation et de la planification du travail;
  • Capable de travailler sous pression.

Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude). 

CANDIDATURE 

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail)  au plus tard le 22 Mai 2019 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=4901. 

« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. »

Pour postuler à cette offre, merci de visiter : rescue.csod.com.

  • Postulez avant le 22/05/2019
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