Titre: Officier administratif et financier
Department: Administration et Finance
Place de travail: Terrain
Durée du contrat : 1 an renouvelable
Localisation : Bamako
Date de debut : Octobre 2018

L’Appel de Genève est une organisation non gouvernementale indépendante, neutre et impartiale, à but non lucratif, qui promeut le respect des normes humanitaires internationales dans les conflits armés et autres situations de violence armée, en particulier en ce qui concerne la protection des civils. Geneva Call est enregistrée en tant que fondation de droit suisse.
L’Appel de Genève met en oeuvre un programme visant à améliorer la protection des civils dans le contexte du conflit armé au Mali grâce à des engagements sur les normes humanitaires internationales avec les communautés et les acteurs armés non étatiques,
Objectif principal : Sous la supervision du Coordinateur de Programmes l’Officier administratif et financier contribue aux opérations de l’Appel de Genève en gérant les aspects administratifs et financiers des opérations et la comptabilité.

Demande professionnelles

Education: DUT ou BTS ou diplôme équivalent en comptabilité, administration et gestion financière
Experiences: Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG.

Compétences personnelles

Compétences techniques :
– Outils informatiques (MS Office, Excel, outils de reporting) ;
– Outils de gestion financière, systèmes de comptabilité ;
– Connaissance du droit du travail malien.
Langues:
– Français
– Anglais
Qualifications :
– Expérience de la budgétisation, du reporting et du suivi financier ;
– Connaissance de la gestion des budgets bailleurs ;
– La connaissance et l’expérience en administration des RH seront un atout ;
– Capacité à prendre des responsabilités, à adopter un fonctionnement proactif et efficace.
– Compétences de communication prononcées;
– Précision et fiabilité
– Une bonne expérience en gestion de la logistique (réservation de billets d’avion, demandes de cotations, analyse de cotations, contractualisation avec un prestataire, connaissance des textes nationaux en passation de marché),
– Connaissance de la législation malienne du travail

Relations internes :
Il est sous la supervision hiérarchique du Coordinateur de Programmes.
Il est sous la supervision fonctionnelle du département finance et administration au siège.
Relation Externe:
Vendeurs/ fournisseurs, partenaires, autorités administratives et fiscales maliennes.

Organisation/ Structure
L’Officier administratif et financier est sous la supervision du Coordinateur de Programmes et rend compte régulièrement au siège des questions administratives et financières.

Description Générale et activités principales

Il / elle assure une gestion administrative, logistique et financière transparente du bureau de l’Appel de Genève au Mali selon les procédures et directives internes, les règles des bailleurs de fonds, ainsi que la législation locale.
Pour toutes les tâches : Le titulaire du poste respecte la confidentialité de toutes les informations financières et RH.
Responsabilités principales :
Sous la supervision du Coordinateur de Programmes, l’officier Administratif et Financier :
– gère la comptabilité de la Mission au Mali ;
– gère la trésorerie de la Mission au Mali ;
– est responsable de la redevabilité financière et budgétaire vis-à-vis des bailleurs de fonds ;
– s’assure que le bureau de l’Appel de Genève travaille en toute conformité avec les procédures administrative et fiscale en vigueur au Mali ;
– gère les aspects administratifs relatifs aux Ressources Humaines ;
– soutient les opérations logistiquement parlant.
I. Comptabilité et gestion financière
I.a Gestion de trésorerie
• Gérer les paiements en espèces et les livres de caisse ;
• Préparer les demandes de trésorerie en coordination avec le Coordinateur de Programmes ;
• Effectuer une revue hebdomadaire des liquidités en fonction de la situation de trésorerie ;
I.b Comptabilité
• Vérifier l’enregistrement et le codage de toutes les transactions financières conformément aux procédures financières ;
Une bonne expérience en gestion de la logistique (réservation de billets d’avion, demandes de cotations, analyse de cotations, contractualisation avec un prestataire, connaissance des textes nationaux en passation de marché),
Connaissance de la législation malienne du travail
• vérifie les informations des documents de transaction et la disponibilité du budget
• Consolider toutes les liquidations des dépenses opérationnelles mensuelles.
• Fournir un rapport de dépenses mensuel accompagné des preuves d’engagement des couts.
• Assurer l’archivage de tous les documents financiers approuvés et enregistrés ;
• Participer aux audits (audit annuel organisationnel, des bailleurs de fonds, des autorités maliennes…).
I.c Suivi des financements acquis :
• Fournir au Coordinateur de Programmes les premiers drafts de budgets de propositions de projets, ainsi que les premiers drafts des rapports intermédiaires et finaux
• Fournir des informations régulières au Coordinateur de Programmes sur l’état des finances ;
• Préparer et mettre à jour les documents de suivi budgétaires tous les mois ou au besoin.
• S’assurer que toutes les exigences et conditions administratives et financières des bailleurs sont strictement suivies ;
• Aider à la consolidation et à la finalisation du budget annuel du programme de pays ;
II. RH
• Préparer les paiements des honoraires pour les consultants dans les missions ;
• Assurer le suivi administratif du personnel (contrat, congés…), • Mettre à jour la base de données et archiver les documents associés dans les dossiers du personnel. • Appuyer les responsables de département dans le processus de recrutement. • Assurer le suivi administratif avec l’organisme d’assurance (enregistrement et retrait, transmission des cartes d’assurance…). • Appuyer dans la préparation des salaires en recueillant les documents supports nécessaires, (ex: nouveaux contrats, avance, changement d’information bancaire…)
III. Autres tâches :
• Coordonner avec le personnel du programme les rapports budgétaires et financiers
• Réaliser toute autre tâche à la demande du Coordinateur de Programmes pour la bonne réussite des activités de l’Appel de Genève ;

Vous répondez à ce profil, merci de nous faire parvenir votre candidature au plus tard le Vendredi 28 Septembre 2018 à 12 heures aux adresses suivantes : MToure@genevacall.org , hr-field-vacancies@genevacall.org
Veuillez préciser dans l’objet du mail : Candidature au poste officier administratif et financier-Mali Le dossier de candidature est composé de:
✓ Une lettre de motivation adressée au Coordinateur de Programmes -Mali ;
✓ Un CV détaillé avec mention de trois personnes de référence
✓ Un certificat de nationalité malienne

NB : Aucun dossier incomplet ne sera traité et seuls les candidats pré sélectionnés seront contactés.