Officer Administratif          

Bamako IRC - INTERNATIONAL RESCUE COMMITEE
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L’offre a expiré.
POSTE Officer Administratif            
GRADE Catégorie 8C de la CCFC
BASE Bamako
Superviseur hiérarchique Manager Supply Chain

 PRESENTATION GENERALE:

International Rescue Committe (IRC) a pour objectif de sauver des vies, de renforcer les institutions et de promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC  est au Mali depuis Avril 2012 dans les domaines  de la Santé & Nutrition, Eau Hygiène et Assainissement (EHA), la Protection et l`Education des enfants, la Relance et le Développement Economique.

OBJECTIFS DU POSTE

Sous la supervision directe du Manager de la chaine d’approvisionnement, l’Officer Administratif aura la charge d’appuyer dans la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives au sein d’IRC.

Appuyer le Manager de l’administration pour toutes tâches administratives.

RESPONSABILITES

L’Officer Administratif aura pour principales responsabilités :

  • L’accueil et l’orientation des visiteurs au Bureau ;
  • Gérer les appels téléphoniques du Bureau ;
  • Suivi et Archivage des dossiers administratifs ;
  • Gérer le courrier « arrivée » et « départ » (réception, enregistrement et ventilation);
  • Appuyer à la rédaction des lettres administratives de l’organisation ;
  • Réception et enregistrement des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancé ;
  • Réception et enregistrement des offres de candidature ;
  • Suivre les dossiers auprès du Manager supply chain et lui rappeler les questions importantes à traiter ;
  • Appui à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;
  • Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;
  • Gestion rationnelle et suivi des stocks de fournitures et articles de bureaux ;
  • Faire un inventaire périodique des stocks de fournitures, articles de bureau et des équipements ;
  • Suivre le traitement des factures ;
  • Acquisition des billets d’avion pour les voyages des staffs et partenaires d’IRC à l’intérieur et à l’extérieur du Mali ;
  • Paiement des factures des voyages ;
  • Suivre les entretiens et réparations des locaux du bureau, les résidences individuelles et collectives d’IRC à Bamako ;
  • Appui à distance aux entretiens des locaux, résidences individuelles et collectives d’IRC dans les différentes régions d’intervention d’IRC au Mali ;
  • Acquisition des maisons à louer pour IRC au besoin ;
  • Gérer les contrats de bail du bureau et des résidences d’IRC à Bamako ;
  • Assister à l’aménagement et au déménagement des maisons des staffs étrangers résidents au Mali au compte d’IRC ;
  • Payer les factures de bail à Bamako ;
  • Réservations de chambres d’hôtel pour les staffs et partenaires d’IRC en mission d’IRC à Bamako ;
  • Paiement des factures d’hôtels à Bamako ;
  • Acquisition et renouvellement des visas pour le personnel étranger ;
  • Assistance au personnel étranger pour toute documentation officielle nationale malienne permettant le séjour formel du personnel étranger au compte d’IRC au Mali ;
  • Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

Communication

  • S‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des flottes et communication de tous les staffs et visiteurs IRC (Cellulaires, fixes) ;
  • Suivre avec les RH le système d’utilisation du téléphone fixe et veiller à ce que cet outil de travail soit utilisé de façon appropriée ;
  • En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de l’organisation en collaboration avec le DDO et les Field Coordinators ;
  • S assurer que nous ayons dans nos stock des téléphones à donner aux nouveaux staffs internationaux qui arrivent ;
  • S’assurer que les sources d’information sont disponibles et bien entrevus dans les guest (télévision).

Gestion des équipes 

  • Participer dans la définition des objectifs de performance des agents de ménage ;
  • Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets ;
  • Documenter les besoins de formation des agents sous la supervision.

Reporting 

  • Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé de tableau de suivi des contrats, le cash projection, la mise à jour du paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.

CONDITIONS REQUISES

  • Avoir au minimum une Licence en Administration, Gestion ou tout autre domaine en lien avec le poste ;
  • Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes ;
  • Très bonne capacité de communication et bonne expérience dans la gestion du standard téléphonique ;
  • Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau ;
  • Capacité rédactionnelle très élevée ;
  • Une bonne connaissance du milieu des Bureaux.

COMPETENCES ET APTITUDES

  • Courtoisie et de bonne présentation ;
  • Caractéristiques personnelles ;
  • Parfaite intégrité personnelle ;
  • Solides compétences pour travailler en équipe ;
  • Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
  • Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;
  • Adhérer aux principes et valeurs d’IRC. 

CANDIDATURE 

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail)  au plus tard le 06 Août 2019  à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=5889

« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. »

  • Postulez avant le 06/08/2019
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