AVIS DE RECRUTEMENT

Intitulé du Poste : Manager Supply Chain

Superviseurs : Coordinateur Supply Chain

Departement: Opérations

Base :  Bamako

Grade IRC: 7B

DESCRIPTION DU POSTE

Le Gestionnaire de la Chaîne d’Approvisionnement est un poste clé pour le succès et la livraison de programmes de qualité. L’IRC définit la Chaîne d’Approvisionnement comme les systèmes et fonctions nécessaires pour mettre en œuvre efficacement les programmes, y compris la planification, l’approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des propriétés et des biens ainsi que la gestion des véhicules et de la flotte.

Le Gestionnaire de la Chaîne d’Approvisionnement est chargé d’appuyer la fonction de la Chaîne d’Approvisionnement afin d’assurer un approvisionnement et une prestation efficaces des fonctions de la Chaîne d’Approvisionnement au niveau du bureau sur le terrain.

RESPONSABILITES

Sous la supervision directe du Coordonnateur de la Chaîne d’Approvisionnement, vous serez responsable de ce qui suit :

Planification de la Chaîne d’Approvisionnement

Le Gestionnaire de la Chaîne d’Approvisionnement est chargé de travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces de la Chaîne d’Approvisionnement afin d’appuyer la mise en œuvre du programme. La planification de la Chaîne d’Approvisionnement consiste à :

•  Élaborer des plans de passation de marchés pour les subventions en cours, en collaboration avec les coordonnateurs/gestionnaires de programme et les parties prenantes internes et externes afin d’appuyer la mise en œuvre du programme ;
• S’assurer que les équipes du programme élaborent un plan de distribution des fournitures et les biens des subventions terminées au niveau des entrepôts ;
• Coordonner avec le personnel de terrain de la Chaîne d’Approvisionnement pour s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme aux sites de terrain ;
• S’assurer que le Département de la Chaîne d’Approvisionnement est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun font l’objet d’une description de poste claire ;
• Préparer les plans d’approvisionnement, les plans d’entreposage, les plans de transport et de distribution ;
• Mise en œuvre de tous les SOP d’approvisionnement d’IRC ;
• Développer des stratégies d’approvisionnement et des relations avec les fournisseurs ;
• Superviser le marché de l’approvisionnement et mener des études et analyses de marché.

Approvisionnement

• Effectuer des analyses de marché en collectant, organisant et en analysant les données de marché et les rapports financiers ;
• Élaborer et réviser régulièrement les plans d’approvisionnement et de distribution des subventions ; assurer la résolution de tous les problèmes connexes en collaboration avec la direction de l’unité des programmes ;
• Développer et mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement par catégorie ;
• Gérer les négociations avec les fournisseurs ;
• Diriger le processus d’appel d’offres en développant et en émettant des demandes de propositions (DP) et en complétant le processus d’achat ;
• Entretenir des relations avec les fournisseurs et le personnel du programme ;
• Préparer, examiner et utiliser les contrats d’approvisionnement, y compris les Accords-Cadres (MPA, MSA) pour les achats ;
• Préparer et soumettre des rapports sur la Chaîne d’Approvisionnement à temps opportun et précis pour éclairer le processus de prise de décision.

Gestion des Stocks, de l’Entreposage et des Biens

Il Assure :

• Le contrôle des stocks, y compris le stockage des médicaments, la chaîne du froid, le stock tampon, le stock de contributions en nature (CIK) et les produits alimentaires ;
• La mise en œuvre les politiques d’inventaire de l’IRC en ce qui concerne tous les éléments du projet, y compris le décompte des cycles, le signalement des écarts, l’assurance qualité pharmaceutique ainsi que les politiques de la chaîne du froid le cas échéant ;
• L’élaboration et l’assurance de la mise à jour et le respect des plans de distribution du matériel ;
• La coordination des procédures d’élimination des stocks ;
•  Placement des plans d’entretien des biens conformément aux politiques d’IRC, y compris les réparations et le processus de couverture d’assurance ;
• La conduite d’une évaluation des besoins en biens ;
• La gestion de la cession des propriétés et des biens aussi bien que la gestion des enchères ;
• La garantie que l’inventaire de la subvention et le rapport sur les biens sont exacts, régulièrement produits, examinés et approuvés avant la date de clôture de la subvention.

Logistique et Opérations de Flotte

• Le titulaire du rôle effectuera les tâches suivantes :
• • Développer des politiques de gestion de flotte spécifiques au pays, conformément aux exigences du département des transports du pays ;
• • Effectuer la diffusion et l’adhésion des politiques de sécurité des véhicules par tous les utilisateurs de véhicules ;
• • Effectuer des évaluations des besoins de transport ;
• • Élaborer et superviser les plans de mouvement du parc, les réparations de véhicules, l’affectation des chauffeurs, la sécurité des véhicules et la consommation de carburant ;
• • Développer une analyse des coûts de gestion des véhicules ;
• •S’assurer que le statut juridique de la flotte (dédouanement, enregistrement, licences, assurances) est à jour ;
• • Production, examen et utilisation réguliers des rapports mensuels des véhicules pour renseigner le processus décisionnel stratégique.

Conformité

• Identifier, documenter et rapporter à temps opportun tout écart d’approvisionnement de l’IRC, conformément au mécanisme en vigueur pour un suivi approprié.
• S’assurer que tout le personnel (international et national) connaît et se conforme pleinement aux politiques d’IRC ;
• Mettre en œuvre et maintenir les tâches de séparation au niveau des achats et autres fonctions connexes ;
• Examiner et fournir des commentaires sur les rapports assignés sur la Chaîne d’Approvisionnement soumis par les bureaux pays ;
• Développer et appuyer la mise en œuvre des plans d’amélioration ;
• Informer rapidement le Directeur Adjoint des Opérations et/ou le Directeur Régional de tout sujet de préoccupation ou de violations potentielles ou soupçonnées de politique de la Chaîne d’Approvisionnement ;
• Fournir un appui constructif aux autres fonctions pour assurer une conformité efficace aux politiques et procedures ;
• Mettre en œuvre des initiatives de Chaîne d’Approvisionnement discrètes et limitées à temps opportun pour améliorer la performance ou la conformité (c’est-à-dire la mise en œuvre d’un plan d’action corrective post-audit).

Gestion et Développement du Personnel

• Appuyer le recrutement du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement (tests écrits et entretiens) grâce à l’utilisation efficace de la matrice de compétences de la Chaîne d’Approvisionnement d’IRC ;
• S’assurer que les objectifs de chaque membre de l’équipe sont définis en fonction des visions de l’unité organisationnelle ainsi que du (des) contexte (s) opérationnel (s);
• Fournir une orientation face à face et à distance au personnel nouvellement embauché de la Chaîne d’Approvisionnement, au niveau des pays désignés ;
• Évaluer les compétences du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement et les lacunes en matière de formation et élaborer des programmes d’intervention appropriés ;
• Offrir des programmes de formation et de développement professionnel ;
• Coordonner la formation et tenir les documents de formation.

Gestion Technique et Systèmes

• Participer au développement et à la mise en œuvre des ERP, BvA, autres systèmes de Chaîne d’Approvisionnement et aux procédures opérationnelles standard de SC, si nécessaire ; 

Chaîne d’Approvisionnement pharmaceutique [facultatif]

• En collaboration avec l’équipe de santé, s’assurer que les prévisions et la planification des approvisionnements pharmaceutiques sont créées pour tous les projets de santé au début du projet ;
• Avec les conseils et l’appui des leaders mondiaux de l’industrie pharmaceutique, développer une stratégie d’approvisionnement pour la fourniture de produits pharmaceutiques (niveau mondial, régional, national), y compris le fret ;
• S’assurer que l’outil de suivi des stocks pharmaceutiques standard de l’IRC est en place et maintenu avec précision à chaque emplacement ;
• Assurer la mise en œuvre de politique d’assurance qualité pharmaceutique d’IRC, des SOP associées et des procédures relatives aux meilleures pratiques de la chaîne du froid au niveau de l’entrepôt et dans le transport local;
• Veiller à ce que des outils et du matériel adéquats de gestion et de transport des médicaments soient disponibles pour une gestion efficace des médicaments.

CONDITIONS REQUISES

• Avoir au minimum une Licence en Gestion Logistique, Commerce International ou tout autre diplôme connexe ;
• Certification Professionnelle Avancée en Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement et/ou en Gestion des Interventions d’urgence fortement préférée.
• Au moins cinq (05) ans d’expériences dans la gestion de la Chaîne d’Approvisionnement humanitaire ;
• Solides compétences en matière de déploiement et de gestion d’ERP ;
• Capacité avérée d’élaborer et de mettre en œuvre une politique de Chaîne d’Approvisionnement et des SOP ;
• Capacité efficace de formation et de mentorat ;
• Expérience de travail avec un portefeuille diversifié de bailleurs de fonds et connaissance des directives spécifiques des bailleurs de fonds ;
• Expérimenté et autorisé à conduire des véhicules 4WD à transmission manuelle.

COMPETENCES ET APTITUDES

• Avoir un degré élevé de flexibilité et de capacité à travailler dans des conditions parfois extrêmes et dans des délais serrés ;
• Solides compétences en Informatique et en équipement de communication, y compris les applications Microsoft Office, les radios HF et VHF ;
• Capacité à diriger des équipes ;
• La gestion du changement et des risques ;
• Capacité de prise de décision ;
• Collaboration inter-fonctionnelle ;
• Compétences en résolution de conflits ;
• Réflexion stratégique et être axé sur les résultats ;
•  Communication efficace ;
• Capacité de résolution de problèmes ;
• La maîtrise du Français est requise ;
• Une bonne connaissance pratique de l’Anglais serait un atout supplémentaire.

Environnement de travail : 35% des déplacements sur le terrain. 

CANDIDATURE

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 19 Janvier 2021 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/11837?c=rescue

IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

Égalité entre les sexes : L’IRC Mali s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans sa mission au Mali. Nous offrons des avantages sociaux qui permettent aux femmes pour s’épanouir dans leur environnement de travail, notamment un congé de maternité, une flexibilité sur les horaires de travail pendant le mois de carême, une crèche au sein du bureau de Bamako et une facilitation de voyager sur le terrain avec les bébés par Vol UNHAS.