HR and Administration Officer

CDD Bamako INSO - INTERNATIONAL NGO SAFETY ORGANISATION
Print Friendly, PDF & Email
L’offre a expiré.

Clôture des candidatures: 02/02/2019
Début du contrat souhaité au 15/02/2019 

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale britannique qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 850 ONG dans douze des pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

INSO au Mali et au Burkina Faso :

Le programme INSO au Mali est présent depuis 2013 au travers de ses bureaux de Bamako, Gao et Mopti et de ses antennes dans le centre et le nord du pays. Plus de 150 ONG nationales et internationales bénéficient des services d’INSO au Mali. En 2018, les activités vont s’étendre dans la région de Dori au Burkina Faso avec une ouverture de mission.

Aperçu du poste : 

Sous la supervision directe du Human Ressources & Administration Manager au Mali, le-la HRA-Officer participera à la gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique du RHAM. Le-la HRA-Officer sera également en charge d’assister le HRAM dans la supervision des fonctions logistiques et achat. Il-elle sera accompagné-e des administrateurs dans les bases.

Le poste est basé à Bamako avec des voyages au Burkina Faso Ouaga (au besoin) et sur les différentes bases d’INSO.

Principales responsabilités

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 

1.     Respect de lois et des pratiques RH

  • Suit l’évolution des règles du pays
  • Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONGs afin de suivre l’évolution des règles applicables
  • Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires
  • S’assure que ces règles en matière de RH sont respectées par INSO

2.     Profils de poste

  • S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé
  • Participe à la mise à jour des profils de poste sur la mission
  • Archive et met à disposition des managers les profils de poste de la mission
  • Informe/alerte le HRAM ou le manager si des profils de poste sont manquants.

3.     Recrutement

  • Contribue à la création de la procédure de recrutement, la diffuse, la met à jour
  • S’assure du respect sur toute la mission du respect de cette procédure
  • S’assure du respect des lois & règlements pour toutes les embauches
  • S’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois & règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO
  • Participe aux entretiens des candidats
  • Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropries

4.     Contrats

  • S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail
  • S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail
  • Supervise l’archivage et scan les dossiers du personnel
  • S’assure que les dossiers du personnel sont complets
  • Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers)
  • S’assure que chaque employé à une carte de service
  • Prépare les contrats et avenants et les soumet au HRAM
  • Alerte les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable
  • S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés

5.     Payes

  • Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO sur la mission
  • Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs envoyées par les assistants Admin terrain
  • Avec le Finance officer, organise et prépare la paye & les virements de paye après autorisation du HRAM
  • Calcule les taxes et en organise les paiements
  • S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.

6.     Congés

  • Réalise le suivi des congés payés des employés de la mission (selon les règles de la mission)
  • S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés
  • S’assure de la documentation des congés.

7.     Evaluations

  • Participe à la mise en place un format d’évaluation
  • Met en place et s’assure du suivi de la politique d’évaluation régulière des performances des employés

8.     Délégués du personnel

  • S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel
  • Organise et encadre les élections des délégués du personnel
  • Est l’interlocuteur privilégié des DP
  • S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé par les parties présentes

9.     Politique RH

  • Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH de la mission
  • S’assure d’une application nationale de cette politique
  • Propose au HRAM toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante
  • S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment
  • Avec le soutien du HRAM, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents.
  • Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour)

10. Formations

  • S’informe et propose au HRAM et/ou aux managers des formations possibles pour les employés
  • Suit les formations suivies par les employés

11. Abus

  • Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, corruption…)
  • Informe le HRAM (ou son supérieur si le HRAM est concerné) de tout abus ou de suspicion d’abus.

12. Fins de contrat

  • Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC)
  • S’assure avec le/la Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation
  • Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique
  • Edite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur
  • S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat
  • Archive séparément les dossiers des ex-employés

13. Archivage

  • Est en charge de tout l’archivage RH sur la mission (électronique et papier)
  • S’assure de la confidentialité de cet archivage, en particulier lors du travail sur les dossiers du personnel

14. Animation du Département

  • Le cas échéant, supervise, forme, manage, l’équipe RH/Admin sous sa responsabilité
  • Organise son département en vue de l’atteinte des objectifs

15. Expatriés

  • Assiste le HRAM dans la gestion administrative des expatriés mais n’en est pas responsable
  • Prépare et envoie, les documents nécessaires de l’expatrié qui arrivent sur la mission pour l’obtention des visas appropriés.
  • Se renseigner sur les évolutions de législation et en informe le HRAM
  • Met à jour le tableau de suivi des expatries
  • Appui les expatries dans le calcul des times shit mensuels

ADMINISTRATION

  • Prépare les contrats de bail de la mission ?
  • Est en charge du suivi des contrats de bail de la mission ?
  • Met à jour les tableaux de suivi
  • Réalise l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…)
  • Suit, avec le Finance officer, les cautions versées
  • Assiste le HRAM dans la gestion administrative de la mission

LOGISTIQUE

  • Participe à la mise en place des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs),
  • Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption
  • Tiendra à jour les dossiers d’achat et d’audit.
  • Tiendra à jour les contrats et accords avec les fournisseurs et prestataires de service.
  • Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs.
  • Participe à la supervision de la gestion de la flotte de véhicule en coordination avec les besoins opérationnels.
  • Participe aux audits liés aux achats et à la logistique.
  • Supervise et appui l’assistant logistique de BAMAKO dans ses taches.

DIVERS

  • Travaille au bon déroulement des relations entre les services support & programme de la mission
  • A la demande de son supérieur, pour le bien de la mission, sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document
  • Puisque occupant un poste stratégique dans la mission, fera preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur.

Profil exigé 

  • Français courant, écrit et oral
  • Diplôme d’enseignement supérieur dans un domaine proche des exigences du poste
  • Au moins deux ans d’expérience en RH dans le secteur ONG
  • Compétences requises en logistique et approvisionnement
  • Une personne très bien organisée et structurée
  • Compétences prouvées en management et capacité à motiver et inspirer une équipe
  • Maîtrise professionnelle en Word, Excel, PowerPoint.

Profil souhaité 

  • Une expérience préalable dans un poste similaire serait appréciée
  • Expérience préalable ou connaissance de la logistique et des achats
  • Connaissance des procédures bailleurs pour les achats
  • Connaissance préalable d’INSO et de ses programmes

Termes et Conditions 

Contrat de 12 mois basé à Bamako avec divers missions/Technicien niveau 3/ 

Comment envoyer votre candidature :

Les candidatures devront parvenir par email à l’adresse suivante :  jobs@mali.ngosafety.org au plus tard le 02/02/2019, en indiquant en objet du message la reference “INSO HRA Officer-Mali”.

La candidature devra contenir :

  • Une lettre de motivation spécifiant en quoi vous répondez aux exigences du poste, quelles sont vos motivations à rejoindre INSO et ce que vous souhaitez apporter à l’organisation (deux pages maximum)
  • Un CV à jour (trois pages maximum).

Seuls les candidat-e-s pré-sélectionné-e-s seront contacté-e-s.

INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un candidat correspondant au poste est retenu.Merci de ne pas alourdir votre candidature avec des informations superflues (éviter par exemple des copies de certificats, de diplômes) et de ne pas dépasser la taille de 2MB pour votre envoi.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre). 

  • CDD
  • Postulez avant le 02/02/2019
  • Applications have closed
Partagez : Facebook Twitter Google Plus LinkedIn Email