IntraHealth International est une Organisation Non Gouvernementale à but non lucratif qui, grâce à ses partenaires techniques et financiers avec lesquels elle partage son engagement dans le domaine de la santé mondiale, appuie les pays dans l’amélioration de la santé des individus et des familles à travers différents programmes/projets favorisant des solutions locales consistant à améliorer la performance des professionnels de la santé, à renforcer les systèmes sanitaires, à maîtriser les technologies et à forger des partenariats.

La présente offre s’inscrit dans le cadre du recrutement d’un (01) Gestionnaire des Ressources Humaines pour conduire les activités du projet de Renforcement de la formation initiale des Sage-femmes en milieu rural en Afrique de l’Ouest.

Source de financement du poste :

Numéro du poste :  2022/GRH-TAKEDA ;

Nombre de postes à pourvoir : 01

Lieu d’affectation : Bamako (Mali) avec des visites sur le terrain

Responsable hiérarchique direct : Directrice de l’Administration et des Ressources Humaines

PRINCIPALES MISSIONS/RESPONSABILITES

Participer aux opérations de recrutement et de sélection 

• Préparer et diffuser les offres de recrutement
• Recevoir les dossiers de candidature
• Procéder au tri préliminaire des dossiers
• Préparer et envoyer les lettres de convocation aux candidats présélectionnés
• S’assurer de la disponibilité des membres du panel d’interview
• Réserver et préparer les salles d’interview et s’assurer que les équipements informatiques sont disponibles pour les tests écrits notamment
• Participer aux interviews de sélection
• Préparer les dossiers de recrutement (photocopies CV, livret d’interview, tests écrits), les faire signer par les membres du panel et veiller à leur classement et à la complétude des dossiers de recrutement
• Procéder à la vérification des références professionnelles
• Préparer et envoyer les lettres aux candidats retenus et non retenus
• Contribuer à l’accueil et à l’intégration des collaborateurs en s’assurant de l’aménagement des espaces de travail et de la disponibilité des outils et équipements nécessaires, en remettant tous les documents du Kit d’accueil, en fournissant toutes les informations et conseils sur la gestion administrative des ressources humaines.

Garantir la gestion administrative du personnel dans le respect des dispositions légales et sociales et des politiques et procédures en vigueur

• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel (lettres d’engagement, contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, certificats de travail etc…)
• Effectuer les démarches obligatoires liées à l’embauche, aux relations de travail et à la fin des contrats auprès de l’inspection régionale du travail et des organismes sociaux
• Assurer les affiliations aux divers organismes sociaux (caisse de sécurité sociale, institution de prévoyance retraite,
• Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié
• Assurer le suivi des absences et congés du personnel et veiller à leur enregistrement dans les systèmes de gestion (Popay, Tenrox)
• Elaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absences, congés, rémunération, provisions…)
• Rédiger les correspondances courantes relatives au personnel (lettres aux banques, attestation de travail, certificat de travail etc…
• Assurer l’interface avec le personnel sur les différentes problématiques RH
• Veiller à l’application des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel
• Suppléer la Directrice de l’Administration et des Ressources Humaines en cas d’absence
• Participer à la communication interne et à la circulation de l’information
• Exécuter toute autre tâche confiée par la Directrice de l’Administration et des Ressources Humaines

Garantir l’exactitude de la préparation des éléments de paie dans le respect des dispositions légales et sociales et des politiques et procédures en vigueur

• Préparer et vérifier les différents éléments de paie dans (ancienneté, congés, absences, départs),
• Saisir dans Popay les éléments de paie et effectuer des contrôles de cohérence
• Générer et contrôler les états de paie (journal de paie, bulletin de paie, ordres de virement, états des cotisations sociales et retenues fiscales sur les salaires.
• Assurer la diffusion des bulletins au personnel pour émargement et classement
• Editer et transmettre aux finances les états mensuels liés à la paie pour règlement
• Contribuer à la maintenance et l’évolution du progiciel paie en alertant des difficultés rencontrées sur des cas particuliers ou avec le progiciel de paie, analyser les causes et proposer des demandes de maintenance ou d’évolutions
• Veiller à l’application des obligations légales liées à la paie

Assurer la liaison avec les organismes sociaux (IT, INPS, ITS) et les compagnies d’assurance

• Assurer le suivi avec l’Inspection du Travail pour obtenir l’approbation/le visa des contrats de travail du personnel en préparant, collectant, soumettant toute la documentation nécessaire (contrats de travail, bordereau de transmission etc..) et en assurant le suivi jusqu’à l’obtention du visa de l’Inspecteur du Travail tout comme au renouvellement des contrats.
• Suivre avec l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS), les dossiers des employés pour obtenir tous les documents nécessaires pour compléter les dossiers des employés et s’assurer que tous les employés sont enregistrés et bénéficient de tous les avantages offerts par l’institut.
• Faire le lien avec les impôts pour la préparation de la documentation en vue du paiement dans le délai de l’ITS, la préparation et la soumission de l’Article 29 au plus tard le 15 Janvier de chaque année.
• Faire le lien avec les compagnies d’assurance maladies, rapatriement, vie, et multirisque professionnelle pour s’assurer que toutes les cartes d’assurance soient délivrées en temps opportun, suivre les dossiers du personnel (demandes de prises en charge, demandes de remboursement du personnel etc…) ; que toutes les informations sur les salariés et sur leurs familles nécessaires pour le renouvellement des cartes de santé soient recueillies et exactes ; que toutes les factures soient payées ; les dossiers des employés liés à l’assurance maladie ainsi que les contrats d’assurance et leurs avenants (renouvellement, incorporation etc…) soient conservés.

Assurer la gestion et le suivi des fiches de pointage du personnel (Timesheets)

• Enregistrer les embauches et les départs dans le système Tenrox
• Veiller à ce que les employés aient sur leurs Timesheets les codes corrects à charger
• Veiller à ce que les absences, congés et heures travaillées soient correctement remplis et que les soldes soient conformes aux soldes dans le système de Payroll
• Veiller à ce que les rapports de temps soient
• Veiller à ce que les Timesheets soient soumis et édités, signés et classés
• Participer aux sessions d’orientation du personnel sur le Tenrox

Maintenir à jour le système d’information RH

• Élaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel : absences, congés, salaires, provisions, congés, accidents du travail.
• Assurer la saisie en temps réel des données personnelles et professionnelles des employés dans Ultipro, Popay et Tenrox en veillant par des contrôles fréquents à la cohérence des données.
• Procéder à des mises à jour hebdomadaires des données dans Ultipro en veillant à ce que les données saisies/mises à jour soient cohérentes avec les documents sources existants
• Assurer la qualité et de la fiabilité des données saisies dans Ultipro, Popay et Tenrox.

EXIGENCES MINIMALES REQUISES

Education & Expérience

• Être titulaire d’un BAC+ 04 ans (Licence) en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et des organisations, droit du travail.
• Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle dans la gestion des ressources humaines, la gestion administrative du personnel, l’administration dans une grande entreprise, une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale

COMPETENCES

Respect des engagements – Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.

Innovation – Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.

Excellence – Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte

Communication efficace (orale & écrite) – Capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Aptitude à transmettre et à expliquer des concepts techniques compliqués/complexes dans un langage simple, clair et précis approprié à l’audience. Aptitude à recevoir et à interpréter avec précision et clarté des idées, des informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquat.

Planification & Organisation – Connaissances des processus, outils et techniques les plus adaptés pour évaluer et contrôler les risques de toute nature auxquels l’organisation peut être exposée. Capacité à utiliser ces connaissances de manière appropriée à toutes les situations.

Gestion des relations interpersonnelles – Aptitude à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations interpersonnelles de service à l’intérieur d’un(e) équipe / groupe / service / département / division / direction / bureau.

Compétences et Connaissances spécifiques au poste

• Solides connaissances en gestion administrative du personnel
• Bonnes connaissances en gestion des ressources humaines
• Connaissance de base en droit du travail, droit social
• Outils de la gestion du personnel (tableaux de bord, bilan social etc…)
• Règles relatives à l’accès aux dossiers individuels du personnel
• Conventions collectives et accords d’entreprises
• Fiscalité
• Paie
• Informatique de gestion
• Procédures administratives et financières
• Connaissances de base en psychologie du travail
• Connaissances de base en management des relations professionnelles
• Techniques de négociation et de gestion des conflits

Composition et dépôt du dossier de candidature

•  Un Curriculum vitae actualisé + 03 personnes de référence
•  Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays

Toute personne intéressée par ce présent avis et répondant au profil indiqué est invitée à envoyer son dossier au Siège d’IntraHealth Mali par voie électronique à jobsmali@intrahealth.org avec en objet la mention Candidature au poste de : au plus tard le 31 Janvier 2022 à 16h00.

Seuls les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les interviews seront contacté(e)s. Les dossiers de candidature reçus après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celles mentionnées ci-dessus ne seront pas examinés. Les candidats retenus à l’interview seront tenus d’apporter les originaux de leurs diplômes, attestations ou certificats déclarés dans leur CV.