ISA CONSEILS 3

Directeur de l’administration et des finances

Temps plein Bamako PROJET KJK
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L'offre a expiré.

Le Projet USAID / KENEYA JEMU KAN recherche:

Poste: Directeur de l’administration et des finances, Projet USAID/KENEYA JEMU KAN
Fourchette de salaire: en fonction de l’expérience
Type de contrat: Temps plein
Horaire de travail / Heures: lundi-jeudi /  7h30 à 17h00  /vendredi 7h30 à 12h00  40 heures
Lieu: Bamako, Mali 

Sommaire:

Le Directeur de l’Administration et des Finances (DAF) est le principal agent financier du projet. Il veille à ce que les fonctions financières et administratives soutiennent la mise en œuvre rapide et efficace de la conduite technique des programmes. Il s’assure que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences de l’accord, aux règlements applicables du gouvernement américain et malien, et aux normes et procédures appropriées de l’Université de Johns Hopkins. Il sera un partenaire de réflexion stratégique et relèvera du Directeur du Projet (CoP). Le candidat retenu sera un gestionnaire pratique et participatif qui développera et dirigera une équipe interne pour soutenir les domaines suivants: finances, planification des activités et budgétisation, ressources humaines, administration, logistique, et sécurité.

La performance est mesurée dans chacun des domaines ci-dessous (gestion de programme, gestion des personnes, travail technique et croissance professionnelle et organisationnelle) avec cinq critères:

  • Quantité de travail
  • Qualité de travail
  • Initiative, résolution de problèmes et innovation
  • Interaction avec les autres
  • La communication

La performance du personnel qui supervise d’autres employés sera également mesurée en:

  • Perfectionnement du personnel
  • Allocation et utilisation des ressources
  • Efficacité d’organisation

Les devoirs et responsabilités essentiels incluent ce qui suit.  D’autres tâches peuvent être assignées.

Principales responsabilités : 

Management :

  • Contribuer à la gestion stratégique et opérationnelle globale du projet en tant que membre de l’équipe de Leadership du projet ;
  • Gérer toutes les questions financières et administratives liées au siège à Baltimore
  • Aider le personnel du programme au Mali, et des bureaux régionaux, à comprendre et mettre en œuvre des politiques, des procédures, des systèmes et des outils pour l’excellence opérationnelle et de conformité.
  • Participer au développement et au suivi des plans de travail du projet. Etablir et maintenir des systèmes pour suivre l’état d’avancement de ces plans et aider les équipes de programme à utiliser les outils du système pour le suivi du budget dans la mise en oeuvre de leurs plans de travail;
  • Aider le bureau de pays et les bureaux régionaux à mettre en œuvre la politique et la procédure opérationnelles. Une fois les politiques, les procédures et les plans approuvés et mis en œuvre, surveillez les opérations pour assurer la conformité.
  • Assister le personnel dans la mise en œuvre des exigences réglementaires et financières pour inclure le respect du manuel des politiques de l’Université de Johns Hopkins (JHU : Johns Hopkins University), des manuels spécifiques au pays et des exigences du pays hôte.
  • Assurer l’orientation du personnel sur les procédures de conformité, telles que l’approvisionnement, le contrôle de qualité et assurance qualité et certifier que ce personnel est orienté chaque année.
  • Présenter des informations et répondre aux questions des équipes de programme, du siège, des sous-récipiendaires, des fournisseurs, des bailleurs, des représentants du gouvernement hôte et d’autres parties externes.
  • Organiser périodiquement un audit interne en procédant à des évaluations des risques financiers et collaborer avec les auditeurs pendant les périodes d’audit externes.
  • Coordonner avec le siège à Baltimore les exigences relatives à l’enregistrement des bureaux auprès des gouvernements étrangers, à la conclusion de contrats de location de bureaux et à l’ouverture de compte bancaire étranger.

Gestion du Personnel:

  • Assumer des responsabilités de supervision pour le personnel identifié dans le bureau de pays, y compris l’examen permanent des travaux sur la base de critères mesurables; des discussions trimestrielles sur les progrès, les défis et les performances ainsi que les revues de performance annuelles.
  • Recruter et hiérarchiser le personnel des finances et de l’administration concerné, conformément à une bonne organisation ;
  • Revoir le portefeuille de travail du personnel supervisé.
  • Interviewer, embaucher, former et encadrer les membres du personnel de soutien de base (administration, ressources humaines, finances et sécurité) au sein des politiques et procédures organisationnelles des ressources humaines de JHU.
  • Assurer le respect de la législation du travail malien et des plans de rémunération compétitifs.
  • Examiner les informations relatives à la paie et aux régies pour s’assurer que les déboursements dans le pays sont conformes aux documents relatifs à l’emploi tels que les contrats de travail et les déclarations de prestations, de taxes et indemnités et se conformer aux exigences locales.
  • Aider les équipes de programme, les départements des ressources humaines et des finances à veiller à ce que la documentation opérationnelle à l’étranger soit élaborée, mise en œuvre et suivie conformément aux directives de l’Université. Cela comprend l’assistance pour s’assurer que les processus sont suivis pour l’élaboration ou la mise à jour des manuels de politique du personnel locaux et des plans d’urgence. Pour les plans d’urgence, maintenir à jour les informations de contact mensuelles. Aider, si nécessaire, à coordonner les interventions d’urgence.
  • S’assurer que les exigences en matière d’indemnités de licenciement sont examinées périodiquement par rapport aux lois du travail et que les indemnités de licenciement sont budgétisées et comptabilisées de manière appropriée. Examiner les plans de travail des projets de dernière année pour s’assurer que les indemnités de départ et les autres paiements de fin de séjour sont pris en compte. Surveiller et assurer le suivi de routine avec HR Baltimore en ce qui concerne le personnel du projet.
  • Responsable de décider de façon indépendante pour le personnel du programme les procédures contractuelles d’achat appropriées; les décisions contractuelles sont difficiles et critiques et impliquent des problèmes juridiques et réglementaires complexes qui exigent un bon jugement pesant la rigueur contre l’efficacité. Les décisions doivent souvent être prises rapidement et toujours en conformité avec les règlements fédéraux et JHU.
  • Gérer les relations avec les représentants du personnel.
  • Lire, analyser et interpréter les informations des quotidiens d’affaires généraux, des revues professionnelles, des procédures techniques ou des règlements gouvernementaux.

Gestion financière et budgétaire :

  • Examiner, approuver et surveiller les demandes d’achat, les factures, la demande de chèque et le virement (national et international). Pour les achats non standard, qui représentent la grande majorité des activités d’achat de CCP, s’assurer que le personnel du programme comprend et respecte toutes les exigences d’achat de JHU concernant les critères de sélection des fournisseurs et la justification du prix.
  • Identifier et maintenir des relations avec les fournisseurs et les associations qui fournissent des informations et des services pertinents et utiliser les recherches sur le Web et le réseautage avec des institutions collaboratrices et homologues pour mener des recherches.
  • Travailler avec les équipes de programme pour s’assurer que les procédures financières et administratives sont mises en œuvre de manière opportune et approfondie. Aidez à mettre en œuvre ces procédures, le cas échéant.
  • Mettre en place, former le personnel et mettre en place des systèmes de gestion budgétaire.
  • Assurer un suivi régulier des sous-bénéficiaires et des certifications de performance par le COP.
  • Effectuer les paiements par virement électronique.
  • Mettre en œuvre les procédures de sous-surveillance de JHU pour inclure un examen détaillé semestriel des dépenses des sous-récipiendaires.
  • Se tenir au courant des lois fédérales, d’État et locales, ainsi que des politiques de JHU telles qu’elles s’appliquent aux tâches et aux responsabilités.
  • À ce titre, il lui incombe de contribuer à l’élaboration des budgets et au suivi des dépenses, de répondre à tous les besoins financiers du bureau hors Siège et de fournir des informations précises à la haute direction, aux chefs des unités, aux agents de programme et aux donateurs.
  • Surveiller les budgets, les dépenses et l’utilisation des ressources au niveau du siège, au niveau du bureau de Bamako et des bureaux régionaux; rendre compte des problèmes de gestion des programmes et des finances en ce qui concerne  le niveau des dépenses,  l’éligibilité et la répartition des dépenses par poste, par programme et les soldes budgétaires.
  • Préparer et constituer les rapports financiers récurrents et spéciaux (mises à jour du plan de travail, pipelines, etc.) pour le personnel du programme, les sous-récipiendaires, et les organismes externes.
  • Assurer la liaison entre le personnel du programme et le système comptable de l’Université.
  • Superviser, conseiller et assister le personnel du programme dans la préparation du plan de travail annuel et de base, des propositions / nouveaux budgets de financement et d’activités. Utiliser des compétences de pensée critique pour examiner les budgets, s’assurer que les différents éléments ont été inclus et que les taux des coûts d’installations et frais administratifs (F&A) ont été correctement appliqués /calculés.
  • Fournir des mises à jour régulières des rapports de décaissement, des fiches d’état des contrats, des mises à jour administratives et des rapports d’activité mensuels. Rencontrez au moins une fois par mois avec le gestionnaire de programme / projet pour discuter du rapport financier actuel.

Tâches et responsabilités spécifiques:

Il/elle s’assure que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences de l’accord, aux règlements applicables du gouvernement américain et aux normes et procédures appropriées. Le directeur des finances supervise également la délivrance en temps opportun des sous-attributions et des contrats émis en vertu de l’accord de coopération et l’achat de biens commerciaux et de services commerciaux. Il / elle supervise également le partage des coûts au sein du projet.

Qualifications minimales

  • Baccalauréat requis dans un domaine connexe;
  • Au moins sept années d’expérience pertinente dans une fonction finance/ administration sur le terrain avec une bonne compréhension du travail avec une organisation internationale. Deux de ces années doivent inclure un rôle de chef de file ou de supervision avec des responsabilités de supervision étendues ou une participation directe de haut niveau aux projets de formation en développement de leadership des subventions et contrats du JHU, servant d’expert en la matière reconnu;
  • Une compétence en analyse financière démontrée avec une excellente capacité de prévision budgétaire;
  • Expérience de gestion démontrée, y compris la gestion à distance du personnel et des bureaux
  • Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision est essentielle
  • Aptitude à travailler avec et gérer des équipes nationales et internationales efficaces requises ;
  • Expérience humanitaire et / ou expérience antérieure au Mali et à Baltimore souhaitable
  • Une expérience de travail dans les opérations, les finances ou l’administration dans le secteur des ONG est requise; expérience de travail avec une expérience d’ONG internationale un atout; expérience de travail avec une université internationale préférée ;
  • Expérience de travail sur un accord de coopération financé par l’USAID requise ;
  • Compétent avec Quickbooks
  • Une bonne connaissance du code du travail et des textes y afférent ;
  • Une formation complémentaire peut remplacer l’expérience requise et une expérience connexe supplémentaire peut remplacer l’éducation requise, dans la mesure autorisée par la formule d’équivalence JHU ;
  • Très bonne connaissance de l’Anglais (parlant et écrit) requise.

Qualifications préférées:

  • Master ou CPA / ICPA préféré
  • Possède au moins sept (7) années d’expérience en administration (rapports, gestion financière et conformité) de grands contrats de santé et de développement (définis ici comme ayant un budget de vie de projet de 20 M $ ou plus) dans les pays en développement, fortement préféré
  • A une expérience de travail en partenariat avec des agences gouvernementales des États-Unis ou d’autres grands organismes donateurs
  • A acquis l’expérience du Mali

Connaissances spéciales, compétences et aptitudes:

Possède au sept (7) d’expérience en administration (rapports, gestion financière et conformité) de grands contrats de santé et de développement (définis ici comme ayant un budget de vie de projet de 20 M $ ou plus) dans les pays en développement, fortement préféré. A une expérience de travail en partenariat avec des organismes gouvernementaux des États-Unis ou d’autres grands organismes donateurs.

  • Doit avoir une forte maîtrise de la réglementation en vigueur qui régit les prix des marchandises (CFR) et solides compétences comptables / financières
  • Avoir une bonne connaissance de QuickBooks et avoir un niveau de compétence intermédiaire à avancé en logiciels financiers, bases de données, tableurs et / ou traitement de texte (p. Ex. SAP, QuickBooks, Microsoft Outlook, Access, Excel et Word)
  • Capacité à gérer des priorités multiples et conflictuelles, à travailler sous pression et à observer et travailler dans des délais stricts

Les candidats intéressés peuvent postuler en envoyant leur CV à jour accompagné d’une lettre de motivation à recrutement@projetkjk.org avec copie à fantatraore@projetkjk.org et adiong@projetkjk.org au plus tard le 14 juin 2018 tout en précisant dans l’objet du message « candidature au poste de directeur des finances et de l’administration KJK ».

  • Temps plein
  • Postulez avant le 14/06/2018
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