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Chargé du Secrétariat

Bamako INTRAHEALTH
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L’offre a expiré.

IntraHealth International est une Organisation Non Gouvernementale à but non lucratif qui, grâce à ses partenaires techniques et financiers avec lesquels elle partage son engagement dans le domaine de la santé mondiale, appuie les pays dans l’amélioration de la santé des individus et des familles à travers différents programmes/projets favorisant des solutions locales consistant à améliorer la performance des professionnels de la santé, à renforcer les systèmes sanitaires, à maîtriser les technologies et à forger des partenariats.

La présente offre s’inscrit dans le cadre du recrutement d’un (01) Chargé du Secrétariat pour conduire les activités du projet de Renforcement de la formation initiale des Sage-femmes en milieu rural en Afrique de l’Ouest.

Source de financement du poste :

Numéro du poste :  2022/CS-TAKEDA ;

Nombre de postes à pourvoir : 01

Lieu d’affectation : Bamako (Mali) avec des visites sur le terrain

Responsable hiérarchique direct : Directrice de l’Administration et des Ressources Humaines

PRINCIPALES MISSIONS/RESPONSABILITES

  • Assister dans la gestion au quotidien des services administratifs, à l’analyse et au traitement des demandes et veiller à la qualité des services fournis afin de favoriser le bon déroulement des activités programmatiques et opérationnelles.
  • Apporter un appui dans l’accueil et l’orientation des visiteurs
  • Apporter un appui dans la préparation des projets de lettres, des notes administratives et dans le suivi des dossiers administratifs, des démarches administratives nécessaires pour faciliter la délivrance par les autorités compétentes des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du programme.
  • Assurer la gestion des demandes de reproduction de documents de travail et la disponibilité des ressources matérielles (matériel didactique, fournitures et consommables de bureau) pour la mise en œuvre des activités sur le terrain.
  • Assurer la gestion physique et administrative des fournitures et consommables de bureau, des mobiliers, équipments et autres matériels de bureau et contribuer à la mise en place/mise à jour des procédures visant à améliorer le système de gestion de leurs entrées et de leurs sorties.
  • Assister dans le suivi et le  contrôle des biens mis à la disposition du  personnel et participer à son inventaire physique annuel.
  • Suppléer les collègues de travail en cas d’absence pour assurer la continuité du service.
  • Participer à la vie institutionnelle (réunion de staff, réunion interne du département, etc..)
  • Effectuer toute autre mission ou activité confiée par la hiérarchie en vue de fournir un support administratif aux autres programmes/projets.

EXIGENCES MINIMALES REQUISES

Education & Expérience

  • Licence en Administration, Gestion ou dans un domaine connexe
  • Au minimum (05) cinq années comme assistant administratif, assistant aux services généraux, assistant aux opérations dans une organisation non gouvernementale, sein d’une organisation internationale de développement ; expérience au sein d’un programme financé par l’USAID appréciable
  • Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et échéances et à s’adapter à des priorités changeantes
  • Excellentes aptitudes de priorisation, capacité à résoudre les problèmes, bon jugement et compétences analytiques ; capacité à travailler sous pression dans un environnement diversifié avec des collègues ayant des forces différentes et des besoins variés en termes de soutien et cela de manière flexible, avec diplomatie et assurance
  • Professionnalisme avéré, notamment dans la relation avec la hiérarchie
  • Solide esprit d’équipe et dynamisme, capacité à exécuter des tâches avec un encadrement limité
  • Maîtrise de la communication verbale et écrite en français, fortes compétences rédactionnelles et de communication en anglais de niveau professionnel
  • Excellentes aptitudes d’organisation et souci du détail en fonction de la situation
  • Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint ;
  • Expérience dans la mise en œuvre de programmes financés par l’USAID très appréciable
  • Des connaissances et un intérêt dans le domaine de la santé est un plus

COMPETENCES

Respect des engagements – Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.

Innovation – Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.

Excellence – Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte

Communication efficace (orale & écrite) – Capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Aptitude à transmettre et à expliquer des concepts techniques compliqués/complexes dans un langage simple, clair et précis approprié à l’audience. Aptitude à recevoir et à interpréter avec précision et clarté des idées, des informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquat.

Planification & Organisation – Connaissances des processus, outils et techniques les plus adaptés pour évaluer et contrôler les risques de toute nature auxquels l’organisation peut être exposée. Capacité à utiliser ces connaissances de manière appropriée à toutes les situations.

Gestion des relations interpersonnelles – Aptitude à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations interpersonnelles de service à l’intérieur d’un(e) équipe / groupe / service / département / division / direction / bureau.

Compétences et Connaissances spécifiques au poste

  • Maîtrise courante du Français à l’écrit comme à l’oral
  • Bonne connaissance de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
  • Aptitude confirmée dans la manipulation de l’outil informatique et des logiciels tels que Windows, Word, Excel, Access, Powerpoint 

Composition et dépôt du dossier de candidature

  •  Un Curriculum vitae actualisé + 03 personnes de référence
  •  Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays

Toute personne intéressée par ce présent avis et répondant au profil indiqué est invitée à envoyer son dossier au Siège d’IntraHealth Mali par voie électronique à jobsmali@intrahealth.org avec en objet la mention Candidature au poste de : au plus tard le 31 Janvier 2022 à 16h00.

Seuls les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les interviews seront contacté(e)s. Les dossiers de candidature reçus après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celles mentionnées ci-dessus ne seront pas examinés. Les candidats retenus à l’interview seront tenus d’apporter les originaux de leurs diplômes, attestations ou certificats déclarés dans leur CV.

  • Postulez avant le 31/01/2022
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