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Chargé de l’Administration et Logistique

CDD Bamako SOS VILLAGES D'ENFANTS MALI
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L’offre a expiré.

NOUS RECRUTONS POUR NOTRE DIRECTION NATIONALE :

SOS Villages d’Enfants au Mali est une organisation non-gouvernementale à vocation sociale qui œuvre dans le monde pour satisfaire les besoins des enfants orphelins et vulnérables tout en protégeant leurs intérêts et droits.

Indépendants, respectueux des différentes religions et cultures, nous intervenons dans des pays et communautés où notre mission peut contribuer au développement. Nous œuvrons dans l’esprit de la Convention des Nations Unies pour les Droits de l’Enfant et nous soutenons ces droits à travers le monde.

Dans le but de renforcer son équipe afin de garantir une assurance qualité de ses interventions et une prise en charge efficace et efficiente des enfants et jeunes, SOS Villages d’Enfants au Mali recherche pour son Bureau National :

  • Un(e) Chargé(e) de l’Administration et Logistique, basé(e) à Bamako
  • Durée du contrat: un (01) an renouvelable.

MISSION DU POSTE

Sous la supervision directe du Directeur National, le/la Chargé(e) de l’Administration et de la Logistique aura pour mission générale de veiller au fonctionnement de l’administration, de la logistique de SOS Villages d’Enfants au Mali. Le poste a pour but de :

  • Fournir des conseils et de gérer les processus et les procédures d’approvisionnement et de logistique au sein SOS Villages d’Enfants au Mali ;
  • Fournir des conseils et un soutien au personnel en matière de logistique et d’Administration ;
  • Renforcer les capacités et les compétences par un encadrement efficace du personnel à tous les niveaux de l’opération ;
  • S’assurer que les exigences opérationnelles sont gérées efficacement pour fournir des résultats organisationnels et soutenir la réalisation des résultats de l’organisation.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

A ce titre, il/elle est chargé (e) de :

Administration générale :

  • Mettre en œuvre les politiques et procédures en matière de gestion administrative, d’approvisionnement et de contractualisation ;
  • Assurer le suivi des contrats de bail (à usage d’habitation), d’entretien et maintenance des équipements et du bureau ainsi que le gardiennage ;
  • Etablir et gérer un système d’inventaires des biens meubles et immeubles en collaboration avec les départements concernés ;
  •  Veiller à la mise à jour des systèmes de sécurité au niveau du bureau national et des sites, en collaboration avec le point focal sécurité ;
  • Rédiger en collaboration avec les demandeurs de services et de biens les contrats avec les fournisseurs, prestataires de services et veiller à l’application correcte des termes des contrats ;
  • Assurer le suivi de la propreté et la bonne tenue des locaux du Bureau National (lieux toujours propres et présentables, en particulier l’espace d’accueil) ;
  • Veiller au bon fonctionnement et au remplacement, si nécessaire, du matériel de bureau et du mobilier ;
  • Contribuer à l’élaboration du budget (coûts de maintenance des bâtiments des sites, bureaux, réparations/entretiens, assurances/vignettes des véhicules) en collaboration avec les Managers concernés ;
  • Veiller à la maintenance régulière des bâtiments des sites et du bureau National ;
  • Tenir et mettre à jour l’inventaire des matériels et équipements de l’organisation.

Approvisionnement ou achat des biens et services

  • Fournir des orientations sur les procédures concernant les achats pour tout le personnel, les bénéficiaires, et les partenaires locaux ;
  • Veiller au respect des processus concurrentiels pour la sélection des fournisseurs ;
  • Assurer l’approvisionnement et la livraison à temps opportun des biens, services, et travaux, et proposer des voies favorisant l’efficacité à travers l’amélioration des pratiques d’achat ;
  • Mettre en place et mettre à jour annuellement une base de données ou un répertoire des fournisseurs et prestataires qualifiés dans le domaine des biens et services ;
  • Assurer la planification des achats des biens et services ;
  • Procéder à des études de marché/prix sur les différents types de biens et services et tenir un catalogue des prix ;
  • Documenter toutes les passations de marché (procès-verbal) dûment signés par les membres de la commission et approuvés par les signataires appropriés ;
  • Utiliser des outils / systèmes, y compris des indicateurs de performance, pour examiner et analyser périodiquement la chaîne d’approvisionnement et les processus afin d’identifier les principaux domaines de risque et d’amélioration.

Gestion de la logistique :

  • Veiller sur la mise en application des règles et procédures de gestion des biens (véhicules, moto et des stocks de consommables) afin d’y assurer une gestion efficace et efficiente des ressources de l’organisation ;
  • Veiller à l’utilisation des véhicules/motos en conformité avec les procédures en vigueur au sein de SOS Villages d’Enfants (BN et sites) ;
  • Veiller à l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs des véhicules (cartes grise, vignettes, assurance, visites techniques, plaques minéralogiques) et motos dans les délais requis en collaboration avec les Managers VE et des Coordinateurs de projets ;
  • Assumer la responsabilité des mouvements de véhicules, de sécurité et de maintenance par la planification des déplacements, la gestion des chauffeurs, l’entretien des véhicules et la gestion du carburant.
  • Préparer un rapport mensuel de consommation de carburant en collaboration avec les finances ;
  • Soutenir les équipes de terrain dans l’atteinte et le maintien de normes minimales dans le travail logistique ;
  • Agir promptement et positivement en donnant un appui nécessaire aux autres collègues pour le bon fonctionnement du service ;

Autres attributions :

  • Informer le Directeur National de toute anomalie dans l’exécution correcte de ses responsabilités (Gestion de l’administration, de l’approvisionnement, de la logistique) ;
  • Promouvoir l’image de SOS Villages d’Enfants et assurer le respect des valeurs de l‘organisation ;
  • Participer à la préparation et à la réussite des missions d’audit et de contrôle ;
  • Accomplir toute autre tâche confiée et en lien avec ses compétences

QUALIFICATIONS, EXPERIENCES ET COMPETENCES REQUISES

  • Avoir un diplôme (bac+4) en Administration, Logistique, Gestion, Finance ou en Droit ;
  • Avoir au moins 4 ans d’expérience professionnelle, dans un poste similaire, pour appuyer les programmes/projet. Une expérience dans le travail avec les organisations internationales de développement serait fortement appréciée.
  • Bonne connaissance des règles et procédures administratives au sein des organismes internationaux ;
  • Des expériences confirmées d’au moins 3 ans dans les procédures d’approvisionnement dans les organisations internationales ;
  • Bonne connaissance des procédures de passation des marchés et une expérience dans la passation de marchés de travaux de génie civil ;
  • Expérience dans l’élaboration des outils et procédures susceptibles d’améliorer la mise en œuvre des activités administratives ;
  • Posséder un permis de conduire valide
  • Avoir des aptitudes prouvées en négociation et de bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Des compétences confirmées en informatique fonctionnelle de préférence les logiciels de Microsoft (Word, Excel, PP.…) et les messageries (Outlook, Teams) ;
  • Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
  • Grande capacité de concentration, d’organisation, de planification et de respect des délais ;
  • Parfaite maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral, la maîtrise de la langue anglaise serait un plus.

Caractéristiques Personnelles :

  • Rigueur et polyvalence et bonne résistance au stress.
  • Sens de l’organisation et de la gestion des priorités. Aisance relationnelle. Disponibilité et sens de la discrétion.

L’employé(e) accepte d’exécuter d’autres activités connexes d’un niveau approprié comme cela peut arriver de temps en temps ou dans les situations d’urgence. 

 

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez envoyer votre dossier de candidature (CV actualisé, incluant au moins les contacts de trois (03) personnes de références professionnelles, plus une lettre de motivation adressée au Directeur National de SOS Villages d’Enfants au Mali) au plus tard le 04 juin 2022 à 16 heures 00 à l’adresse électronique suivante : recrutement@sos-mali.org; en indiquant le titre du poste à l’objet du courrier électronique “Chargé (e) de l’administration & Logistique “, une condition pour que votre candidature soit considérée.

Conformément à la politique de protection de l’Enfant de l’organisation, les candidats à un emploi seront soumis à des vérifications de références et fourniront à la demande un casier judiciaire en cours de validité.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées et les dossiers reçus de candidatures ne seront pas retournés. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. 

Aucun frais n’est payé lors de nos recrutements.

  • CDD
  • Postulez avant le 04/06/2022
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