Assistant transport et stock

Ménaka IRC - INTERNATIONAL RESCUE COMMITEE
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L'offre a expiré.
POSTEAssistant transport et stock
GRADE7A CCFC
BASEMénaka
SUPERVISEURManager Supply Chain
SUPERVISEN/A

 PRESENTATION GENERALE

International Rescue Committe (IRC) a pour objectif de sauver des vies, renforcer les institutions et promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC œuvre au Mali depuis avril 2012 dans les domaines de  la Santé & Nutrition, Eau, Hygiène et Assainissement (EHA), l’Education, la Protection de l’enfant, la promotion de la femme et la relance économique.

DESCRIPTION DU ROLE

Sous les ordres du Manager de la chaine d’approvisionnement, l’Assistant logistique est responsable de la coordination efficace et de la bonne gestion de toutes les fonctions liées au transport, assets et stocks au sein du bureau de l’IRC à Ménaka. Ce poste est également responsable de la normalisation des politiques et des pratiques d’excellence en matière de gestion du transport, des assets et des stocks sur l’ensemble de la zone d’intervention des programmes à Ménaka et devra s’y déplacer régulièrement afin d’apporter son soutien technique au personnel de gestion logistique sur le terrain.

Parmi les responsabilités spécifiques :

Gestion de la flotte de Véhicule

  • Travailler en collaboration avec le Manager de la chaîne d’approvisionnemennt en vue de la conception d’une fonction de transport disposant du personnel et des équipements adéquats pour soutenir les opérations et politiques de l’IRC en matière de véhicules ;
  • Mettre en œuvre et diriger les politiques et procédures standard de l’IRC en matière de véhicules, en portant une particulière aux questions de sécurité ;
  • Gérer et assurer la responsabilité du parc automobile, des commandes et de la gestion de l’inventaire de toutes les pièces et tous les consommables en lien avec les véhicules, y compris le carburant ;
  • Évaluer, superviser et surveiller les conducteurs ;
  • Supervision des mécaniciens de l’IRC et gestion globale des stocks de pièces détachées et du garage ;
  • Point focal de tous les achats du service du transport. Émettre les demandes d’achat pour les pièces détachées et les réparations sur les véhicules ;
  • Gérer le parc de véhicules (si applicable) ;
  • Veiller à ce que des équipements de communication appropriés et opérationnels soient installés dans les véhicules de l’IRC afin de satisfaire aux exigences en matière de fonctionnement et de sécurité ;
  • Assurer une maintenance appropriée et la réparation régulière des véhicules et des groupes électrogènes de l’IRC ;
  • Veiller à ce que tous les véhicules contiennent les documents de bord nécessaires et à ce que tous les documents soient maintenus à jour (y compris les attestations d’assurance) ;
  • Inspecter et consigner l’état des véhicules, en tenant des fichiers de contrôle hebdomadaires et en veillant à ce que les carnets de bord des véhicules soient remplis précisément ;
  • Former régulièrement tous les conducteurs sur les compétences de base en mécanique, l’inspection journalière des véhicules, les exercices de sécurité au volant, la conduite préventive, l’utilisation du Codan, etc… ;
  • Veiller à ce que tous les véhicules soient correctement nettoyés tous les jours ;
  • Préparer un rapport hebdomadaire et mensuel sur le service du transport et en discuter avec le Gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement ;
  • Signer les formulaires de ravitaillement des véhicules en carburant et tenir un registre et un système précis de contrôle de la consommation de carburant ;
  • Travailler en concertation avec le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement pour assurer que les véhicules soient conformes aux exigences courantes de sécurité en cas d’urgence ;
  • Veiller à ce que tous les véhicules soient sûrs lorsqu’ils ne sont pas utilisés ;
  • Connaître la réglementation/législation locale ;
  • Toutes autres responsabilités qui peuvent être confiées par le superviseur. 

Livrables escomptés 

  • Fournir au Manager de la chaine de Ménaka, en temps voulu, des rapports mensuels standard incluant un rapport de suivi de consommation, un rapport de maintenance et tout autre rapport exigé par le Superviseur ;
  • Assurer une bonne maintenance du parc automobile et un système de classement efficace pour tous les véhicules ;
  • Créer et/ou maintenir une liste complète des tarifs des pièces détachées ;
  • Tenir des registres d’inventaire complets et précis pour les entrepôts, les actifs et le mobilier ;
  • Conduire des inspections d’inventaires mensuelles et ad-hoc (documentées) ;
  • Conduire des évaluations trimestrielles documentées des performances du personnel de transport, en leur apportant un feedback approprié.

La Gestion des Stocks (Articles stock ordinaire et Pharmacie) 

  • Réceptionner les matériels et autres produits achetés par IRC avec les fournisseurs ou  don reçu  d’autres partenaires ;
  • Classer les articles selon la nature /Programme/Projet dans le magasin conformément à la politique d’IRC ;
  • Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standards de l’IRC en matière de gestion des stocks-pharmacie ;
  • Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par l’entrepôt-pharmacie ;
  • Informer son superviseur de toute rupture de stock potentielle ;
  • Superviser les travailleurs temporaires au sein de l’entrepôt ;
  • Assurer la propreté, la maintenance de locaux, des installations et des équipements de l’entrepôt-pharmacie et les autres stocks ;
  • Mettre en œuvre des procédures de chargement/déchargement, un gerbage approprié et des procédures de rotation First In First Out (FIFO) et First Expired, First Out (FEFO) claires et veiller à ce qu’elles soient appliquées ;
  • Informer son superviseur des problèmes ou des améliorations en matière d’entreposage ;
  • Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés ;
  • Sortir les articles pour les programmes ;
  • Mettre à jours les fiches de stock et classer tous les documents relatifs aux stocks ;
  • Remplir les dossiers de gestion des stocks(le rapport de livraison, le bordereau de sortie, le récépissé ;
  • Enregistrer les mouvements de stock dans le Registre, l’Excel et le PROLOG.

Gestion des assets

  • Assurer la codification (assets tags) de tous les assets sur le site ;
  • Tenir à jour et rapporter d’une manière mensuelle d’une manière correcte la base des données des assets ;
  • Faciliter la mise en place de plan de gestion des assets à travers la tenue correcte et l’archivage des fiches des actifs ;
  • Suivre les mouvements des assets et de l’archivage correct des fiches des actifs avec un focus spécifique sur l’archivage des formulaires de séparation ;
  • S’assurer de la gestion rationnelle des assets (ordinateur, moto, pinasse) et du renforcement du système de sécurité y afférents lorsqu’ils sont état d’immobilisation ;
  • Assurer toute autres tâches qui sera demandé par le Manager Supply Chain ainsi qu’apporter un support aux autres services si nécessaire. 

CONDITIONS REQUISES

  • Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
  • Avoir un diplôme de niveau BAC + 2 ou BTS en Logistique & Transport, en Gestion, en Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Connaissance des procédures et pratiques génériques en matière de transport (une expérience au sein de l’IRC ou d’une autre ONG est un plus) ;
  • Connaissance des routes du nord-est de la province ;
  • Trois ans d’expérience dans l’approvisionnement, dont au moins un an à un poste de supervision ;
  • Titulaire d’un permis de conduire Auto ou moto en cours de validité ;
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, la bonne connaissance de la zone de Ménaka est un plus ;
  • Connaissances en mécanique appreciable ;
  • Connaissance de la gestion des stocks medicaux et non medicaux et des immobilisations ;
  • Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance de Logiciel Logistique serait un atout ;
  • Expérience dans l’utilisation de radios HF/VHF.

COMPETENCES ET APTITUDES

  • Parfaite intégrité personelle, attention au détail ;
  • Solides compétences en supervision ;
  • Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
  • Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;
  • Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;
  • Etre motivé, proactif, créatif ;
  • Etre bon communicateur ;
  • Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
  • Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel.

CANDIDATURE 

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail)  au plus tard le 18 Aout 2019  à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=6040

« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. »

  • Postulez avant le 18/08/2019
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