Assistant de direction

VOS FONCTIONS:
En tant que véritable bras droit de la Direction Générale, vous apportez un support administratif, relationnel et technique avec le souci majeur de faciliter l’accomplissement des missions de votre direction. Vos tâches consistent entre autres à :
– Réceptionner le courrier et faire le dispatching pour les différents services
– Organiser les déplacements du Directeur (planification, réservation…)
– Gestion et mise à jour des pièces administratives
– Saisir les lettres et différentes correspondances et rédiger les courriers
– Informer le DG de toutes les questions importantes et urgentes, lui communiquer tous les renseignements nécessaires à son activité
– Gérer l’agenda du DG et ses Rendez-Vous
– Préparer les ordres du jour et dossiers pour les réunions de coordination
– Prendre des notes et rédiger les conclusions des réunions pour le DG
– Gérer les fournitures et équipements de la DG
– Réceptionner les visiteurs
– Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer les appels pour le DG
– Envoyer les courriers (Fax, Commandes, Demandes de prix via Internet et fax) ;
– Classer les dossiers courriers et documents suivant un système qui devra être connu et approuvé par le DG
– Faire toutes propositions susceptibles d’améliorer la marche administrative du service
– Assurer la diffusion des notes de services ou de procédures émanant de toutes les Directions
– Veiller à une bonne diffusion de l’information
– Organiser et gérer le courrier : traiter le courrier arrivé, ouverture, tri, lecture, identification et affectation, enregistrement, ventilation et distribution.
– Gérer les courriers Urgents : centralisation des demandes d’envoi de courriers express, envoi, ventilation des factures.
– Répondre aux demandes de consultations, de renseignements ou d’information
– Organiser et gérer la messagerie Internet (Traitement des emails (réception lectures transmission).
PROFIL
Profil : Vous avez au moins 5 ans d’expériences dans un poste similaire, vous êtes polyvalent(e) avec une excellente expression écrite et orale en français et en bambara ; la maitrise de l’anglais est un atout de plus. Réactif(ve), discret(e), avec de fortes aptitudes relationnelles, diplomatiques et d’adaptation. La maitrise des outils Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et SAGE est nécessaire.
Niveau de formation : études supérieures, niveau BAC + 3
Aptitudes intellectuelles/physiques : activité et réactivité, proactivité, être concis, précis, capacité de gestion de stress, capacité d’organisation, être présentable, savoir parler, savoir être le miroir de la DG, être accessible et polyvalente
Conditions de travail : 8h de temps travail ; attention : les horaires sont flexibles, nécessité d’être disponible 24h/24
Envoyer CV détaillé et une lettre de motivation à [email protected] avant le 31 août 2017