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Assistant administratif et logistique

CDD Bamako GIZ - BUREAU DE LA COOPERATION ALLEMANDE AU DEVELOPPEMENT AU MALI
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L’offre a expiré.

Le Projet Agro-Pastoral Intégré des Régions de Gao, Ménaka et Mopti (PAI-GM), s’inscrit dans le cadre de la résilience des ménages pastoraux et agro-pastoraux des dites régions aux crises socio-économiques.

Il s’articule sur 4 axes d‘intervention :

  1. Amélioration des systèmes de production pastorale
  2. Amélioration des systèmes de production agro-pastorale
  3. Renforcement des mécanismes locaux de prévention et gestion des conflits liés aux ressources naturelles et des mécanismes de cohésion sociale
  4. Mise en place d’un fonds de contingence, sensible aux crises aiguës (« filet social local »)
  5. Prestations WASH liées à la pandémie de Covid-19.

Dans le cadre des activités du dit Projet, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un/e Assistant (e) administratif/ve et logistique. 

  • Localisation du poste : Bamako
  • Nature du contact : CDD, 12 mois avec possibilité de renouvellement
  • Classification : Bande 2 

Domaine de responsabilité

  • Exécuter les tâches de secrétariat ;
  • Gestion des stocks et des Equipements ;
  • Gérer les tâches administratives en général (voyages, évènements, etc…)
  • Gestion du parc de véhicule et des déplacements
  • Autres Attributions (Gestion des moyens généraux) 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Secrétariat :

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
  • Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, distribution et archivage) ;
  • Appui à la planifier des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
  • Classer les documents conformément aux procédures d’archivage de la GIZ ;

Gestion des stocks et Equipements 

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Mettre en place une base de données de fournisseurs et assurer la liaison permanente avec les fournisseurs ;
  • Préparer les commandes ; Stocker les produits, articles et consommables ;
  • Mettre en place un planning de livraison des produits, articles et consommables ;
  • Superviser les livraisons : type d’emballage, qualité, quantité, fréquence ;
  • Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des produits, articles et consommables à la réception ;
  • Gérer les situations d’urgence : retards de livraison, ruptures d’approvisionnement, erreurs de commande ;
  • Organiser l’espace de stockage pour faciliter le passage au manutentionnaires
  • Réaliser l’inventaire des équipements et des matériels ;
  • Gérer l’entrée et la sortie des stocks grâce aux fiches de stock ;
  • Assurer la disponibilité des produits, articles et consommables ;
  • Appliquer et renforcer les procédures de gestion des équipements en vigueur à la GIZ
  • Veiller à la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, matériel informatique, téléphones satellites, etc.) ainsi qu’à la régularité de leur entretien et de leur maintenance ;
  • Alerter les personnes concernées sur le renouvellement des équipements ;
  • Contrôler la bonne utilisation de tous les documents et les tenir à jour (carte d’identité du matériel, certificat de prêt, certificat de disponibilité, etc.)
  • Superviser la mise à jour de l’inventaire dans OnSITE Asset et la tenue du classeur des équipements ;
  • Réaliser l’inventaire annuel pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui du RAF.
  • Préparer / participer / appuyer la remise des équipements aux partenaires ou aux groupes cibles conformément aux procédures de la GIZ ;

Gestion des évènements et des voyages 

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Appuyer l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, de réceptions, de conférences, etc. et effectuer les réservations d’hôtels conformément à la liste d’hôtels validée par la GIZ SRMO (si nécessaire) ;
  • Appuyer la préparation des demandes d’achat et/ou des termes de référence pour les services liés à l’événement conformément aux procédures en vigueur à la GIZ ; tout en respectant les circuits de validation des règlements de signature en vigueur ;

Gestion du parc de véhicule et des déplacements 

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Gestion du planning des véhicules en tenant compte des règles de sécurité en vigueur à la GIZ ;
  • Veuillez à la tenue correct de la gestion du parc automobile (Entretien, Réparation, utilisation) avec l’appui de la RAF conformément aux procédures en vigueurs ;
  • En étroite collaboration avec la RAF, vérifier et analyser mensuellement les carnets de bord et calculer la consommation mensuelle ;
  • S’assurer que les utilisateurs et les conducteurs respectent les procédures
  • Mettre en place un calendrier de suivi des entretiens et des renouvellements de documents (carte grise, contrôle technique, etc.) ;
  • Tenir le classeur à jour et archiver tous les documents pertinents

Autres Attributions 

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Organiser et superviser les déménagements (si nécessaire) ;
  • Superviser/assurer l’entretien et la maintenance des installations, la mise en œuvre et le suivi des programmes d’entretien ;
  • Proposer des améliorations aux installations (entretien, remplacement, nouveaux travaux, etc.), préparer des devis et les soumettre au RAF ;
  • Veuillez à la bonne tenu du bâtiments, veuillez au travaux d’électricité, plomberies etc ;
  • Proposer et mettre en œuvre toutes les mesures correctives afin de se conformer aux obligations légales, réglementaires ou contractuelles ;
  • Veiller à ce que la législation en matière d’hygiène et de sécurité soit strictement appliquée et mise en œuvre afin que la santé et la sécurité du personnel soient garanties à tout moment ;
  • Conseiller la Direction sur les actions de prévention, de sécurité, d’hygiène et de santé au travail ;
  • Elaborer et faire approuver et appliquer les plans de prévention ;
  • Recueillir les besoins spécifiques du personnel en matière d’environnement de travail et apporter des solutions adaptées ;
  • Aménager des espaces de travail et fournir des services d’assistance aux occupants ;
  • Communiquer et sensibiliser les occupants aux bonnes pratiques écologiques (économies d’énergie, déchets, etc.).
  • Assumer d’autres responsabilités, activités ou tâches qui pourraient lui être confiées par les supérieurs hiérarchiques.

Qualifications, compétences et expériences requises

Qualification :

  • Licence ou Master Informatique, Logistique, gestion d’entreprise, ou en communication d’entreprise ; autres diplômes connexes ;

Expérience professionnelle :

  • Expérience de 02 à 05 ans dans un poste similaire

Autres connaissances/compétences :

  • Bonnes capacités de communication interculturelle, de rédaction et d’analyse ;
  • Capacité à travailler en équipe et sous pression, fiabilité, flexibilité, endurance, rigueur, sens du service, intégrité, professionnalisme, qualités relationnelles et forte autonomie
  • Excellentes compétences en matière de multitâche et de gestion du temps ;
  • Grande capacité de travail autonome et esprit d’innovation ;
  • Forte personnalité pour faire respecter les règles de la GIZ
  • Bonne maîtrise du français parlé et écrit, excellentes capacités de communication orale et écrite.
  • Connaissance de base de l’allemand/anglais souhaitable.
  • Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Outlook, Word, MS Office etc.)
  • La connaissance des procédures de la GIZ serait un atout

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.

Lieu de dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature doit être envoyé par mail (l’objet du mail doit être « Assistant (e) administratif/ve et Logistique ») à : recrutementmali@giz.de

La date limite des candidatures est fixée au 26 septembre 2022 à 17h00.

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser par mail à l’adresse sus-indiquée

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées.

  • CDD
  • Postulez avant le 26/09/2022
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