Assistant Administratif et Financier

CDD Mopti GIZ - BUREAU DE LA COOPERATION ALLEMANDE AU DEVELOPPEMENT AU MALI
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L'offre a expiré.

Le Projet Agro-Pastoral Intégré des Régions de Gao et Ménaka (PAI-GM), s’inscrit dans le cadre de la résilience des ménages pastoraux et agro-pastoraux des dites régions aux crises socio-économiques.

Il s’articule sur 4 axes d‘intervention :

  1. Amélioration des systèmes de production pastorale
  2. Amélioration des systèmes de production agro-pastorale
  3. Renforcement des mécanismes locaux de prévention et gestion des conflits liés aux ressources naturelles et des mécanismes de cohésion sociale
  4. Mise en place d’un fonds de contingence, sensible aux crises aiguës (« filet social local »)

Dans le cadre des activités du dit Projet, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un/e Assistant (e) administratif/ve et financier/ère (Mopti), Mali. 

  • Localisation du poste : Mopti
  • Nature du contact : CDD, 12 mois avec possibilité de renouvellement
  • Classification : Bande 2

Domaine de responsabilité

  • Assurer une bonne gestion de la trésorerie (Caisse et Banque)
  • Exécuter les tâches de secrétariat ;
  • Gérer les tâches administratives en général (voyages, évènements, etc…)
  • Gestion de la logistique 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Secrétariat :

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
  • Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, diffusion et archivage) ;
  • Planifier les réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion ;
  • Rédiger les comptes rendus des réunions ;
  • Reproduire & classer les documents conformément aux procédures d’archivage en vigueur à la GIZ ;
  • Assurer les achats conformément aux besoins de l’antenne tout en respectant les procédures d’achat en vigueur à la GIZ.
  • Assurer le lien avec les autres antennes et le Bureau du Projet à Bamako.

Gestion de la trésorerie

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Préparer les appels de fonds de l’antenne ;
  • Préparer les approvisionnements de la caisse ;
  • Tenir la caisse et le journal de caisse et suivre le solde en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et la Responsable financière ;
  • Effectuer les dépenses et Imputer les factures selon le plan comptable du Programme
  • Réceptionner, vérifier la conformité des factures, saisir et classer les factures chronologiquement dans le logiciel cash book ;
  • Effectuer le rapprochement de la caisse en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et le Responsable du programme ;
  • Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations

Gestion des évènements et des voyages

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

  • Organiser les ateliers, formations, séminaires, réceptions, conférence, etc… ;
  • Recevoir les demandes de mission de terrain, les ordres de mission validés et procéder à la réservation les hôtels conformément à la liste des hôtels validés par le SRMO de la GIZ ;
  • Elaborer et vérifier les budgets des événements (atelier, formation, séminaire, etc..) conformément au politique des perdiems à la GIZ ;
  • Préparer les fiches d’avances pour la validation du Responsable administratif puis du Directeur du Budget ;
  • Préparer les demandes d’achats et / ou les termes de références conformément au procédures en vigueur à la GIZ ;
  • Procéder au paiement des indemnités pour les participants conformément aux listes de présence journalières liées à l’évènement ;
  • Recevoir et vérifier les justificatifs liés à l’événement tout en veillant au respect des exigences de la GIZ en termes de la recevabilité des pièces justificatives.
  • Suivre de près et avec les moyens donnés par le cluster les créances et assurer des décomptes dans les plus brefs délais.

Autres attributions : Gestion logistique

Gestion du parc de véhicule et des déplacements

  • Gestion du planning des véhicules tout en tenant compte des règles de sécurité en vigueur à la GIZ ;
  • Veuillez à la tenue correct de la gestion du gestion du parc automobile (Entretien et Réparation) en lien avec la Responsable logistique ;
  • En étroite collaboration avec la Responsable logistique, contrôler et analyser mensuellement les carnets de bord et procéder au calcul de la consommation mensuelle des véhicules ;

Gestion des équipements et des stocks

  • Gestion efficace du stock, s’assurer de la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, matériels informatiques, téléphones-satellites, etc. …) ;
  • Réaliser les contrôles (inventaires) pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui de la RAF à Bamako ;
  • Organiser / appuyer à la remise des équipements à des partenaires ou à des groupes cibles conformément aux procédures de la GIZ ;
  • Gérer les entrées et les sorties de stocks à travers des fiches de stocks ;
  • Garantir la disponibilité des produits, articles et consommables.

Qualifications, compétences et expériences requises 

Qualification :

  • Maîtrise en gestion, comptabilité, commerce, droit, finance-contrôle de gestion-audit, ou en communication d’entreprise ; autres diplômes connexes

Expérience professionnelle :

Expérience probante minimale de 5 ans dans un poste similaire

Autres connaissances/compétences :

  • Bonnes capacités en communication interculturelle, rédaction et analyses ;
  • Disposition à travailler en équipe et sous pression, fiabilité, flexibilité, endurance
  • Capacité élevée de travail autonome et avoir un esprit novateur ;
  • Personnalité affirmée pour faire respecter les règles de la GIZ
  • Bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
  • Connaissances de base de la langue Allemande/Anglaise souhaitable.
  • Bonne maitrise d’une langue locale de la zone d’intervention.
  • Bonne maitrise de l’outil informatique (Excel, d’Outlook, Word etc.)

Tout dossier de candidature doit inclure : (i) une lettre de motivation adressée à la Directrice Résidente de la GIZ, (ii) un curriculum vitae, (iii) des copies légalisées des diplômes et (iv) les coordonnées de trois personnes de référence. 

Envoi des candidatures

Tout dossier de candidature doit être envoyé par mail (l’objet du mail doit être « Candidature au poste Un/e Assistant (e) administratif/ve et financier/ère (Mopti) » PAI-GM à : recrutementmali@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 20 septembre 2021, à 17h00. Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, adressez-vous par mail à recrutementmali@giz.de.

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées.

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  • Postulez avant le 20/09/2021
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