ORGANISATION

Le Centre de Services du Mali (CSM) sous l’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako (USTTB) est un organisme indépendant qui assure un large éventail de services financiers et administratifs aux clients dont les activités portent sur la recherche et le développement au niveau mondial.

Dans le cadre du renforcement de sa capacité en Ressources Humaines compétentes est à la recherche du profil ci-dessous cité. Ce poste est uniquement pour les Maliens, tous à temps plein, et basés à Bamako.

Assistant Administratif

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif essentiel au CSM, en veillant à ce que les opérations quotidiennes se déroulent de manière harmonieuse et efficace. Ce rôle englobe une variété de responsabilités, y compris l’assistance à l’approvisionnement, la coordination des voyages, la gestion des horaires et l’organisation des réunions. L’assistant administratif sert également de point de contact principal pour les communications internes et externes, en gérant les courriels et en répondant aux demandes de renseignements. En outre, la préparation de documents, de rapports et de présentations, ainsi que l’entretien des fournitures et du matériel de bureau.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Soutenir les actions d’approvisionnement en rédigeant des bons de commande et des contrats avec les vendeurs et les fournisseurs.
• Aider à fournir une assistance aux chercheurs en matière de voyage en réservant leurs billets d’avion, en souscrivant une assurance voyage et en rédigeant et en rapprochant les rapports sur les frais de voyage.
• Contribuer à la mise à jour et au maintien des politiques et procédures du bureau.
• Aider à commander des fournitures de bureau et à rechercher des devis et des fournisseurs.
• Servir de back up au responsable des opérations dans la planification des réunions et la rédaction de procès-verbaux détaillés.
• Apporter un soutien général aux visiteurs.
• Servir de point de contact pour les clients internes et externes.
• Assurer la liaison avec la direction du CSM pour traiter les demandes et les questions des chercheurs.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

Recevoir la correspondance externe, l’examiner, la sceller et veiller à ce qu’elle soit envoyée en temps utile aux destinataires.
• Tenir un registre de réception et de transmission de tous les documents reçus, avec indication des dates, des origines et des destinataires.
• Effectuer le filtrage des appels téléphoniques.
• Assurer des tâches telles que l’archivage, l’établissement du bon de commande dans les délais, la remise des chèques aux fournisseurs.
• Recevoir et distribuer le courrier.
• Classer le courrier entrant et sortant.
Divers
Il sera également demandé au titulaire d’assister l’équipe de gestion de CSM dans diverses tâches diverses, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en administration ou en comptabilité ;
• Expérience administrative antérieure de 3-4 ans
• Excellentes compétences en informatique
• Capacité de rédaction
• Attention aux détails
• Proactif et positif
• La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et écrit)

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Assistant Administratif / Administrative Assistant » à l’adresse : [email protected]

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.