Assistant Administratif

Ségou CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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Le Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e) Assistant (e) Administratif (ve) du projet DEFI (Education des Filles au Mali)

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 28 octobre 2021 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de : « Assistant (e) administratif (ve) ». 

NB : Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées. 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées. 

« Le CRS met un accent particulier sur les valeurs familiales, y compris les congés de maternité et de paternité, les politiques qui favorisent l’allaitement maternel exclusif, la disponibilité d’une crèche au bureau et le travail selon les heures flexibles dans la mesure du possible ». 

En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel : qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles/ professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.

DESCRIPTION DE POSTE DE CRS

Titre du poste Assistant (e) Administratif (ve)
Département Administration
Superviseur Gestionnaire du projet
Bande 04
Lieu Ségou – Mali

À propos de CRS

Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique des États-Unis. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans considération de race, de religion ni de nationalité. Le travail d’assistance et de développement de CRS est accompli par l’intermédiaire de programmes d’intervention d’urgence, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et d’édification de la paix.

Au Mali, CRS intervient depuis 1999 et a une diversité de projets tant humanitaires, de développement et de construction de la paix/cohésion sociale. CRS/Mali intervient dans le secteur de l’Agriculture et des moyens d’existence, la santé, les urgences, l’Education et la cohésion sociale. Son siège central est à Bamako avec des sous offices à Tombouctou, Sevaré.

Contexte

CRS, en consortium avec plusieurs partenaires, met en œuvre le projet Éducation des Filles au Mali (DÉFI), financé par l’Affaires Mondiales Canada (AMC) qui contribuera à une amélioration globale de la demande, de l’accès et de la rétention, principalement des filles, mais aussi des garçons, dans les programmes d’éducation formelle et non formelle au niveau des communautés affectées par les conflits. Le projet vise à renforcer l’apprentissage pour les jeunes vulnérables dans les régions de Ségou, Mopti, Gao et Tombouctou. Il se concentrera sur le changement des normes sociales et autres obstacles à l’éducation des jeunes, à travers la promotion d’un dialogue communautaire sûr, élargi et inclusif, qui permettra de leur offrir un apprentissage de qualité dans un environnement sûr. Il améliorera également la performance des acteurs du secteur public de l’éducation dans la prestation et la gestion des services d’éducation en soutenant la mise en œuvre efficace de politiques et de programmes éducatifs fondés sur des données probantes. En outre, le projet favorisera un dialogue constructif entre les communautés, les acteurs publics et les services d’éducation sensibles au genre.

Résumé du poste

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous fournirez des services contribuant à la réalisation quotidienne des activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

En tant qu’Assistant(e) Administratif (ve), vous serez chargé(e) d’assurer le service de secrétariat/administration générale au niveau du projet Éducation des Filles au Mali (DÉFI) et d’appliquer les procédures de CRS/Mali en matière de gestion du courrier, des fournitures de bureau et des appels téléphoniques. Vous participerez activement à la mise en œuvre des activités du projet en apportant le soutien administratif et logistique nécessaire à l’équipe du projet. De ce fait, vous devrez travailler dans un esprit d’équipe et de franche collaboration avec d’autres personnels du programme et les partenaires impliqués dans la mise en œuvre du projet.

Responsabilités du poste

  • Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir/enregistrer et distribuer tous les mails/fax/ lettres/documents entrants et sortants.
  • Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire, saisir, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
  • Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions de l’équipe du projet (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.)
  • Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs généraux (par ex. diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence des employés, examen des fiches de bord des véhicules, dossiers d’accueil pour les visiteurs, etc.)
  • Organiser, planifier et suivre le processus des achats et transfert des biens du projets (matériel informatique et accessoires, gadget, etc.) avec le service des achats de CRS Mali
  • Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
  • Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

  • Bac + 2. Diplôme/certificat professionnel en administration et Secrétariat souhaités.
  • Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou chargé d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
  • Des diplômes supplémentaires en lien avec les exigences du poste peuvent remplacer une partie de l’expérience.
  • Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
  • Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word exigée.

Compétences personnelles

  • Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
  • Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
  • Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
  • Avoir un sens élevé de l’organisation et du rangement 

Langue étrangère exigée/souhaitée : Français, l’anglais sera un plus

Voyages nécessaires à l’intérieur du pays et à l’extérieur : 5% 

Principales relations de travail :

Supervision : Non-applicable

Interne : L’équipe DEFI, les départements Administration, les Ressources Humaines, Finance, Programming, et Logistiques de CRS/Mali

Externe :  les membres du consortium DEFI, , l’administration publique

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

  • Relations de confiance
  • Croissance professionnelle
  • Partenariat
  • Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances.

Nb : les candidatures féminines sont vivement encouragées

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à ml.recruit@crs.org

  • Postulez avant le 28/10/2021
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