Assistant Administratif

Mali CSM - CENTRE DE SERVICES DU MALI
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L'offre a expiré.

Dans le cadre du renforcement de ses capacités en Ressources Humaines compétentes l’USTTB/NIAID/NIH MALI OFFICE recherche le profil suivant pour l’équipe d’entomologie :

Poste: Assistant (e) Administratif (ve)

Description du poste /Rôles et responsabilités

Responsabilité dans la gestion du budget 

  • Suivi de toutes les dépenses et factures
  • Préparation des reçus pour soumission
  • Préparer le budget mensuel du site pour approbation
  • Collaborer avec le Centre de services du Mali pour faire les demandes d’approvisionnement et élaborer les procédures et les protocoles pour les opérations du programme.

 Suivi des approvisionnements et des inventaires

  • Soumettre les demandes au NIH pour les expéditions/cargaisons à l’étranger en temps opportun
  • Superviser les achats de matériel obtenu localement au Mali
  • Aider à gérer l’inventaire de l’entomologie dans l’entrepôt
  • Coordonner avec l’Assistant de la Logistique pour la traçabilité des équipements du NIH

Suivre le planning des études et communiquer avec les partenaires de l’étude pour s’assurer que tous les besoins sont satisfaits

  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’entomologie et plus particulièrement le responsable du laboratoire d’entomologie et le chef d’équipe pour suivre les tâches de l’étude et les progrès
  • Interface avec les équipes cliniques pour suivre les délais de l’étude et les tâches d’entomologie qui s’y rattachent
  • Interface avec le bureau local du NIAID pour communiquer les besoins de l’étude spécifiques, par exemple transport vers les sites sur le terrain
  • Fournir un soutien logistique aux activités des essais cliniques, au besoin, et assurer la coordination entre les sites et les laboratoires
  • Interface avec le personnel américain du NIAID basé aux Etats-Unis pour suivre les tâches et les besoins de l’étude
  • Participer aux réunions régulières de l’équipe de l’étude avec le personnel malien et américain

Aider à coordonner et à gérer l’équipe d’entomologie à Bamako et sur les sites sur le terrain

  • Suivi des fiches de présence du personnel
  • Suivi des per diem (frais de mission) pour les visites sur le terrain
  • Aider le gestionnaire du laboratoire d’entomologie en cas de besoin, à coordonner le personnel du site et à évaluer les besoins des différentes équipes pour assurer une utilisation efficace du temps de travail de l’équipe et minimiser les heures supplémentaires
  • Aider les membres de l’équipe d’entomologie à se préparer pour les voyages à l’étranger, par exemple visas, formulaires de voyage, etc.
  • Aider à rassembler les échantillons de stocks pour le stockage au Mali et l’expédition ultérieure vers les États-Unis.

Exigences du poste

  • Diplôme de maîtrise ou plus  dans le domaine de la gestion
  • Maîtrise parfaite de l’anglais et du français
  • Expérience professionnelle avec une Organisation Internationale
  • Expérience professionnelle dans la Programmation, la Communication avec les autres, la Gestion des réunions, la Communication orale et écrite, la Promotion de l’amélioration des processus, la Compétences rédactionnelles administratives, la Logistique des voyages
  • Bonnes compétences  en informatique

NB:

Bien que le Centre de Services du Mali ait affiché ce poste, le titulaire travaillera sous contrat de l’USTTB (L’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako) sur les programmes financés par NIH (l’Institut National de la Santé, une agence du gouvernement américain qui travaille sur la recherche biomédicale)

L’interview se déroulera en anglais.

Dossier à fournir

  • 01 lettre de motivation
  • 01 Curriculum Vitae
  • Copie certifiée des diplômes
  • Références d’au moins deux  précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM Point G sous plis fermé  avec la mention « soumission au poste de Gestionnaire de la maison d’hôte » ou à l’adresse : obouare@maliservicecenter.org

Date limite de dépôt : le 04 mars 2020 à 16 Heures.

  • Postulez avant le 04/03/2020
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