Assistant Admin Log

Mopti NRC - CONSEIL NORVEGIEN POUR LES REFUGIES
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L'offre a expiré.

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire, non- gouvernementale, indépendante, sans but lucratif, créée en 1946. La mission d’NRC est de protéger les droits des personnes déplacées et vulnérables en période de crise.                                   

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés cherche :
Poste : Un (01) Assistant (e) Admin Log basé à Mopti

Lieux d’affectation : 10% de déplacement Terrain
Date de début Souhaité : 1er /09/2019

PROFIL

Rôle et responsabilités

L’Assistant admin a pour mission d’assurer la mise en œuvre quotidienne des tâches administratives et logistiques.

Responsabilités générales

Ces responsabilités doivent être identiques pour tous les postes du même nom. Les détails doivent figurer sur le plan de travail et de développement.

  1. Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs
  2. Exécute les fonctions logistiques déléguées conformément au plan d’action
  3. Mène les activités administratives et opérationnelles quotidiennes et assure leur suivi
  4. Contribue à l’administration des ressources afin que les livrables soient réalisés suivant les budgets, les délais et les normes établis
  5. Prépare et élabore des rapports logistiques et administratives suivant les demandes du bureau pays/de zone
  6. Contribue à l’élaboration de SOP si besoin
  7. Veille au bon archivage de tous les documents justificatifs
  8. Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique
  9. Effectue d’autres tâches attribuées par le supérieur hiérarchique

Responsabilités spécifiques

  • Responsable de la gestion et la maintenance générale des bureaux et guests y compris la gestion des clés
  • Assurer la mise à jour et du partage du planning des visiteurs
  • S’assurer que les visiteurs reçoivent le welcome pack, téléphones et emails de bienvenus avant leur arrivée ;
  • Assurer le suivi des factures des couts récurrents du bureau (loyers, EDM, SOMAGEP, Orange, etc) et des bases si nécessaires ;
  • Responsable de faire le suivi des contrats qu’il administre dans le cadre de ses fonctions ;
  • Mettre en œuvre et suivre les indicateurs de son activité ;
  • Redevable de l’archivage des dossiers physiques et électroniques en collaboration avec la réceptionniste ;
  • Soumettre les rapports qui lui sont assignés et les soumettre selon le calendrier en place ;
  • Supervise toutes les tâches administratives telles que les traductions, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration ;
  • Veille à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la coordination du transport avec la Logistique, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
  • Assure la formation du personnel administratif et veille à ce que les procédures légales et internes en matière d’administration sont correctement appliquées ;
  • Suivi de la dotation du bureau et la GH (sucre, the, papier hygiénique, etc)
  • Conduit avec le personnel des sessions de briefing/orientation sur les règles et procédures administratives qui sont d’application à NRC Mali ;
  • Coordonner avec le Secteur ou Département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base de Mopti à travers La date d’arrivée, La disponibilité des kits d’arrivée à l’aéroport si nécessaire le logement (Guest House et/ou Hôtel)
  • Mettre en œuvre et suivre les indicateurs de son activité ;
  • S ‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures (EDM, SOMAGEP, CANAL, TELEPHONE FIXE et INTERNET) ;
  • Suivre avec l’officier le système d’utilisation du téléphone fixe et veiller à ce que cet outil de travail soit utilisé de façon appropriée ;
  • Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au rangement de ces documents ;
  • En charge des courses officielles du bureau à la demande de la direction ;
  • Aide les programmes et autres départements dans l’organisation d’évènements. En charge d’analyser et de suivre les factures, de résoudre les zones de conflit avant d’effectuer les demandes de paiement.
  • Suivie et mis à jour le tableau des échéances et paiement des loyers,
  • S’assurer que les factures sont correctement archivées pendant la durée de la mission.
  • Préparer les bons de commandes et paiement des factures d’hôtel et d’utilités en veillant à un suivi précis du niveau des lignes budgétaires,
  • Maintenance du bureau et des maisons (Guest House et résidence) ;
  • Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des guest houses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés ;
  • Superviser le travail des agents de ménage aux Guests et au bureau et en faire un point détaillé des anomalies pour actions ;
  • En collaboration avec le département logistique et sécurité, assister dans la fourniture de matériel de maison et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les guests houses et au Bureau.
  • Toutes autres tâches confiées par son superviseur

QUALIFICATIONS

Qualités

  • Grande capacité d’adaptation et d’écoute ;
  • Capacités de modération ; bonne moralité
  • Capacité à travailler dans des contextes volatiles ;
  • Réactivité, dynamisme et force de proposition ;
  • Rigueur et sens de l’organisation, de la planification.

Compétences et Expérience :

  • Diplôme Universitaire en Administration, Droit, Finance, Logistique ou en Management des ONGs.
  • Expérience de travail d’au moins trois (03) ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ;
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
  • Excellentes capacités de rédaction et de communication en français et l’anglais ;
  • Excellentes compétences en communication et d’excellentes qualités relationnelles,
  • Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts ;
  • Esprit de synthèse requis ;
  • Faire preuve de flexibilité et être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service

DOSSIER DE CANDIDATURE 

Les dossiers de candidature (CV détaillé, lettre de motivation adressée à Monsieur le Country Director) avec mention en objet « Assistant Admin/Log basé à Mopti » sont à  envoyer à l’E-mail suivant : ml.recruitment@nrc.no ou humanresource.nrcmali@gmail.com au plus tard le  19 Aout 2019 à partir de 17H

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

  • Postulez avant le 19/08/2019
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