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Assistant à l’administration

Bamako, Mali PLAN INTERNATIONAL
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L’offre a expiré.

Plan International Mali sollicite des candidatures hautement qualifiées afin de pourvoir au poste d’Assistant (e) à l’Administration de l’ONG ASDAP chargée de la mise en œuvre des interventions de prévention du VIH au sein des populations carcérales (Prisonniers) des prisons dans les régions de Kayes, Koulikoro, Mopti,  Ségou, Sikasso et le district de Bamako dans le cadre du nouveau mécanisme de financement du Fonds mondial au Mali.
Titre du Poste : Assistant (e) à l’Administration  du Projet Fonds mondial de l’ONG ASDAP ;
Lieu d’affectation : Bamako :
Contrat : 09 mois (renouvelable);
Date limite de dépôt des dossiers
 :
le 28 Mars 2017.
Résumé du Poste :
Sous la supervision du Chef de projet, le/la titulaire de cette position  appuie le Chef de projet dans l’organisation de son travail et assure la gestion des tâches courantes du secrétariat, exécute des tâches administratives relevant de ses attributions et gère la petite caisse.
Principales Responsabilités
Taches de secrétariat
Appuyer le Chef de projet dans la gestion des Rendez Vous, le planning des missions sur le terrain ;
Assurer la rédaction/l’édition des lettres destinées aux partenaires et leur signature ainsi que l’envoi aux destinataires ;
Effectuer les demandes et la réconciliation des avances du Chef de projet ;
Recevoir les visiteurs, les partenaires et les fournisseurs et les diriger vers les personnes indiquées;
Noter les messages destinés au projet et les transmettre à temps aux agents concernés
Recevoir, enregistrer et distribuer, le courrier entrant et veiller à l’enregistrement et à la  transmission du courrier sortant de la Coordination Nationale du Projet ;
Assurer la liaison avec l’administration de la Direction Exécutive de l’ONG ASDAP;
Appuyer la préparation/édition des présentations en power point
Participer aux réunions du staff, assurer la prise de notes et production des rapports de réunions et en assurer l’archivage et l’indexation;
Assurer un archivage adéquat des documents du projet et veiller à leur bonne tenue.
Tâches Administratives et Financières
Mettre en place un fichier du personnel et l’actualiser régulièrement (date de début du contrat, date de démission, date de fin de contrat) en concertation avec chef du département des opérations de la Direction Exécutive de l’ONG ASDAP ;
S’assurer que les procédures du système de gestion de la performance des agents sont appliquées à tout le personnel du projet ;
Travailler avec le Chef du département finances et comptabilité de l’ONG ASDAP pour s’assurer que les planifications budgétaires des salaires prennent en compte les charges et taxes relatives à l’employeur.
Veiller au respect et à l’application des politiques et procédures de gestion administrative et financière ;
Recevoir et traiter avec diligence les demandes de paiement et s’assurer de la conformité des supports ;
Assurer que les contrats sont élaborés dans les normes requises et suivant les documents de support ;
En collaboration avec l’Assistant(e) chargé (e) des Achats et Logistique, s’assurer que les exonérations sur les acquisitions du projet sont prises en compte;
Suivre la préparation des appels d’offres et assurer leur diffusion en conformité avec les procédures du Fonds mondial ;
En collaboration avec l’Administrateur du Bureau national, s’assurer que tous les contrats du projet sont validés par le conseil juridique ;
Gérer les voyages du staff du projet ;
Assurer la gestion de la petite caisse sous la supervision du Finance Manager ;
Qualifications et compétences 
Profil : Titulaire d’un diplôme d’étude universitaire au moins (Bac+ 4) en administration, comptabilité, finance, marketing, gestion des entreprises ou autre diplôme équivalent 
Expérience : le/la candidat(e) doit avoir :
Expériences de gestion administrative, secrétariat de programme/projet ou de marketing d’au moins 5 ans ;
Bonne connaissance et expérience de l’environnement de travail avec les ONGs et la société civile ;
Expérience du mode de financement des partenaires financiers ainsi que leurs processus et exigences en termes de documentation, de reportage et archivage ;
Expérience de bonne gestion de petite caisse (notion de comptabilité de base) ;
Bonne Connaissance de la législation en matière d’emploi et de fiscalité au Mali ;
Des compétences confirmées en informatique fonctionnelle de préférence dans un environnement Windows (Word ; Excel., PowerPoint, messagerie électronique, etc.) ;
Bonne maitrise du Français oral et écrit.
Dossier de candidature :
Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :
Une lettre de motivation adressée au Directeur Exécutif de l’ONG ASDAP;
Un curriculum vitae daté avec les contacts de deux personnes de référence professionnelle ;
Une copie certifiée conforme des attestations et diplômes obtenus ;
Une copie des attestations ou certificats de travail.
NB : Les dossiers doivent parvenir en copie électronique au plus tard le 28 Mars 2017  à partir de 16h00 à l’adresse suivante : Planmalirecruitment@plan-international.org  avec mention dans le message  » candidat(e) au poste d’Assistant (e) au Programme et à l’Administration ».
Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seul (e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Plan International et ASDAP prônent l’égal accès à l’emploi l’égalité et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

  • Postulez avant le 30/05/2017
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