Adjoint finance et administration

Poste: Adjoint finance et administration
Lieu d’affectation: Bamako, Mali
Date de début : Mars 2017
Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement
Descriptions de tâches
Contexte
Le PAPDI (Projet d’appui au Programme de développement institutionnel) est un projet de 3 ans financé par le gouvernement du Canada visant à appuyer les efforts du Gouvernement du Mali pour transformer l’administration publique en un instrument cohérent, efficace et participatif de développement et de lutte contre la pauvreté. 
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Relevant de la Conseillère Canadienne en administration publique/Chef du projet, la personne adjointe aux finances et à l’administration sera charger de l’administration, la comptabilité et  l’approvisionnement du projet. L’Adjoint finance et administration devra par ailleurs veiller à l’application des lois en vigueur localement et des normes et procédures propres au projet ainsi que les bonnes pratiques internationales au niveau de la gestion, la comptabilité et l’approvisionnement.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Administration et logistique
Assurer la bonne gestion des locaux, des matériels, équipements et fourniture de bureaux, incluant la gestion des inventaires
Assurer l’accueil des visiteurs au bureau
Assurer la réception et le traitement des appels
Rédiger la correspondance courante et les documents administratifs
Rédiger les comptes rendus de réunions
Effectuer des recherches documentaires sur demande
Saisie et mise en forme des documents (rapports, tableaux, graphiques)
Appuyer le formatage et organiser les impressions des documents de projet
Tenir le registre du courrier et assurer leur distribution
Assurer le classement de tous les dossiers contractuels reliés à l’exécution des activités
Effectuer le suivi administratif des feuilles de temps du personnel
Tenir à jour les registres suivants:
– contrats des employés/consultants/cabinets conseils;
– liste du personnel;
– renouvellement des assurances maladie du personnel;
– renouvellement des assurances du parc automobile du projet;
– contrats d’entretien des équipements (téléphonie, informatique etc);
– permis de circulation;
– tout autre dossier administratif ou financier
Préparer et organiser les envois DHL au siège social pour la documentation administrative et financière
Programmer les déplacements et mouvements du véhicule du projet,
Valider le registre d’utilisation du véhicule et la consommation de carburant du véhicule;
Tenir à jour l’agenda des visites, mandats et événement en lien avec le projet et organiser la logistique des séjours d’experts court terme
Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions
Appuyer l’organisation des réunions du projet
Finances et comptabilité
Établir et maintenir à jour un système de comptabilité informatisé permettant le suivi des dépenses courantes et l’établissement des rapports financiers périodiques selon les normes en vigueur à Agriteam Canada Ltd.
Gérer la petite caisse du projet et produire un rapport mensuel des dépenses 
Effectuer et consigner les paiements selon les procédures en vigueur pour les dépenses du projet (achats, indemnités aux consultants, perdiem, etc.)
Effectuer la liaison avec la comptabilité du siège d’Agriteam Canada Ltd. pour les rapports périodiques et la comptabilité générale 
Établir la paye des employés du bureau du projet
Effectuer les opérations bancaires du projet, incluant la préparation des relevés bancaires et la conciliation mensuelle
Approvisionnement
En collaboration avec le siège d’Agriteam, élaborer des lignes directrices en matière d’approvisionnement, des contrats types et des systèmes de gestion des équipements et matériels
Administrer et surveiller la conformité des procédures d’approvisionnement approuvées;
Collaborer avec le personnel du projet pour la conception, le suivi et la mise à jour du plan d’approvisionnement
Préparer les rapports d’approvisionnement en vue de leur inclusion dans les rapports d’étape;
Procéder aux inventaires des biens du bureau du projet;
Rechercher et évaluer les sources d’approvisionnement locales et régionales;
Tenir à jour une liste des fournisseurs potentiels
Voire aux expéditions par mer ou voie aérienne et appuyer la direction avec les formalités douanières
Établir un système de suivi pour les achats et pour le règlement des fournisseurs.
Remplir d’autres fonctions
Recommander à la direction des améliorations susceptibles d’augmenter l’efficience et l’efficacité des activités du projet;
Écrire et fournir tout renseignement/rapport que pourrait solliciter la direction dans le cadre de ses responsabilités.
PROFIL RECHERCHE
Niveau d’étude : Bacc +3 dans un domaine pertinent, ou combinaison jugée acceptable d’études techniques et d’expériences dans un domaine pertinent
Niveau d’expérience souhaité d’au moins 5 ans dans un poste similaire
Bonne maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
Maîtrise des logiciels informatiques de la suite Office, en particulier Word, Excel et Powerpoint
Aptitudes et comportements professionnels
Excellent sens de l’organisation
Entregent
Fiabilité
Ponctualité
Souci du détail
Respect de la confidentialité
Une expérience à travailler sur des projets de coopération est un atout.
Pour soumettre une candidature, prière d’envoyer par email à [email protected] avant le 09 mars 2017 – date limite pour la réception des candidatures :
– Lettre de motivation (en français)
– Curriculum vitae (en français)
– Photocopie des diplômes
– 3 références (Titre, nom & prénom, numéro de téléphone)