Assistant aux Opérations

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement qui aide les populations touchées par les crises à les transformer en opportunités de réaliser leur potentiel.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de:
Bureau de Gao
Réf MC1647 – Un (01) Assistant(e) aux Opérations (CDD 1 an renouvelable)
Hiérarchisation du poste : Sous la responsabilité du Chef de bureau.
Date de prise de service: 1re Février 2017
Le dossier de candidature doit comporter:
Un CV actualisé;
Une lettre de motivation;
La copie des diplômes et des attestations de travail;
Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
Les noms et contacts de trois personnes de référence dont une du dernier emploi.
Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à [email protected]
Préciser clairement en objet la référence et l’intitulé du poste ex. « MC1647 – Un (01) Assistant (e) aux Opérations de Gao « 
Les dossiers sont recevables jusqu’au Vendredi 27 Janvier 2017 à 12h.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.
Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
Les dossiers déposés ne seront pas retires
Les candidatures féminines  sont vivement encouragées.
FONCTIONS ESSENTIELLES:
Achats :
·         Assurer toutes les activités liées aux achats de moins de 500 dollars, y compris la gestion et le classement des documents justificatifs,
·         S’assurer de l’orientation des nouvelles collègues sur le processus d’achats au niveau régional. Assurer la formation des membres de l’équipe logistique aux procédures Mercy Corps et s’assurer de leur adhésion à ses politiques.
·         S’assurer du respect du code de conduite de l’approvisionnement dans le déroulement des opérations
Logistique
Véhicules
·         Gérer la flotte Mercy Corps : contrats de locations, entretiens, réparations et achat de carburant.
·         Appuyer dans l’organisation logistique des voyages, déplacements, et missions ;
·         Organiser les convois et coordonner la collecte de l’information relative à la sécurité avant les voyages avec l’appui de son superviseur  
Gestion des réapprovisionnements en carburant
·         Suivre et contrôler les services de carburant pour les véhicules et groupes électrogènes
·         S’assurer que les réapprovisionnements en carburant soient initiés des que la jauge arrive au ½.
·         Préparer les rapports de carburant conformément aux prises et aux fiches de mouvement. Identifier les consommations anormales et informer le superviseur concernant ces anomalies pour investigation 
Entretiens et réparations
·         S’assurer que les vérifications journalières soient effectuées sur les véhicules par les chauffeurs/utilisateurs et que toute défaillance soit déclarés et prises en compte pour réparation.
·         S’assurer que les chauffeurs maintiennent la propreté et hygiène des véhicules
·         Etablir un planning d’entretien des véhicules et des groupes, que ceux-ci soient réalisés dans les délais et maintenir les carnets d’entretien des véhicules et des groupes
·         S’assurer que des rapports d’intervention soient préparés pour chaque intervention sur un véhicule  ou un groupe et suivre la qualité des prestations effectuées et la performance des prestataires
·         Viser les rapports d’intervention et réaliser des visites ponctuelles auprès des garagistes pour superviser les grosses réparations
·         S’assurer du changement périodique des pneumatiques, tenir un planning des changements et s’assurer du report des références des pneus en entrées/sorties
·         Récupérer les pièces usagées et attendre les dispositions de son superviseur concernant les liquidation 
Facturations des véhicules
·         Vérifier de manière hebdomadaire la correcte tenue des fiches de mouvements, notamment le report correct des kilométrages, des projets utilisateurs et des utilisations privées. Organiser le classement des fiches
·         Facturer mensuellement les mises à disposition des véhicules en respectant la politique d’utilisation des véhicules. Maintenir un classement des factures.
Administration
·         S’assurer que les pièces administratives des véhicules et motos de la mission soient complètes, classées et à jour (cartes grises, assurances, vignettes…)
·         S’assurer que toute la documentation devant être dans les véhicules s’y trouvent
·         Etablir un planning de renouvellement des pièces administratives
·         S’assurer que les assurances sont adéquates par rapport à la durée des projets
·         Conserver un classement de toute la documentation relative aux réparations de véhicules (copie bordereau de livraison de pièce, contrat de service pour les réparations etc..)
·         Suivre et numéroter toutes les DA relatives aux d’achats / approvisionnent
·         Toutes autres taches si nécessaire.
TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC:
Les Staffs des Programmes
L’équipe des opérations
Autorités et parties prenantes locales, les partenaires locaux et les organisations internationales.  
Experience et qualifications:
·         Avoir un Diplôme Universitaire (BAC +3) dans un domaine pertinent (Sciences  Sociales, Sciences économiques, administration ou en gestion logistique) ;
·         Avoir une expérience d’au moins deux (2) années dans le domaine de la logistique ;
·         L’expérience avec les ONGs humanitaires est un bon atout
·         Posséder des compétences de négociation et de représentation et être en mesure de travailler dans un environnement stressant ;
·         Etre minutieux, capable de suivre à la lettre les procédures, de respecter les délais impartis et de travailler seul et en équipe ;
·         Etre capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
·         Avoir une aptitude avérée de résolution des problèmes de manière indépendante sans supervision ;
·         La maîtrise du Français (parlée et écrite) est exigée, la connaissance de l’anglais est un bon atout et la connaissance d’une langue locale est aussi nécessaire.
·         Expérience à travailler avec un personnel divers et un intérêt certain à travailler dans un environnement dynamique favorable à la satisfaction des besoins de la communauté.
·         Maîtrise du pack MS Office (MS Word, Excel, etc) 
FACTEURS DE SUCCÈS:
·         Avoir des aptitudes en administration et en organisation ;
·         Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;
·         Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative
·         Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;
·         Avoir de la flexibilité et de la créativité dans la planification et la résolution des problèmes ;
·         Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats ;
·         Etre capable d’évoluer dans un environnement multiculturel de développement international.
·         Capacité démontrée de polyvalence.