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Finance Manager

Bamako, Mali CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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L’offre a expiré.

Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e) Finance Manager – H/F
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 26 Aout 2016 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet:  » Candidature au poste de Finance Manager « .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
DESCRIPTION DE POSTE
Titre du Poste : Finance Manager (FM) – (Responsable Financier) – Mali
Lieu: Bamako, Mali
Type de Poste : Plein Temps
Catégorie: VII
FLSA:  Exempté
Supérieur Hiérarchique: Chef des Opérations (relié au Conseiller Technique Financier Régional)
A Propos de CRS:
Catholic Relief Services réalise l’engagement des Evêques des Etats-Unis à aider les pauvres et les vulnérables à l’étranger. Notre identité Catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Nous accueillons, en tant que membre de notre personnel et en tant que partenaires, des personnes de toute foi et tradition séculaire qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir ceux qui sont dans le besoin.
Contexte:
CRS Mali a un portefeuille sain et en pleine croissance de programmes concernant la Santé, les Interventions d’Urgence et de Récupération, Education et Moyens de Subsistance Agricoles. Les bailleurs comprennent l’USAID, l’USDA, le CDC, Le Fonds Mondial, le DFID, l’UE et diverses fondations, pour un budget annuel d’environ US$ 20 millions. Le programme de CRS Mali s’est considérablement agrandi l’an dernier et s’est développé avec des programmes et bureau dans les régions de Tombouctou et Gao. CRS Mali recrute un Responsable Financier expérimenté pour diriger le département financier du programme pays.
Résumé du Poste:
Le Responsable Financier [Finance Manager (FM)] est responsable de la gestion du Département des Finances du CP. En tant que membre de l’équipe dirigeante du programme pays, elle/il est responsable pour assurer la robustesse des systèmes et processus de gestion financière du CP. Elle/Il est responsable des rapports financiers, de la gestion et de la conformité des subventions financières, de la communication, du renforcement des capacités de tout le personnel financier du CP (y compris ceux qui sont dans les Bureaux Auxiliaires ou occupant des fonctions financières spécifiques du projet) ainsi que du renforcement des capacités des sous-bénéficiaires dans le domaine de la gestion financière. Le Responsable Financier élabore, améliore et maintient des systèmes et processus financiers efficaces.  Conformément à la priorité stratégique de CRS de renforcer une culture organisationnelle de haute performance et responsabilité, elle/il travaille avec la direction du CP pour s’assurer que le programme pays conserve un haut niveau de bonne gestion des ressources et de stricte responsabilité financière.
Leadership:
Le Responsable Financier sert de conseiller principal à la direction du CP concernant toutes les questions relatives à la gestion financière. Elle/Il joue un rôle de leadership dans la conception  des processus et pratiques du programme pays dans le domaine de la gestion financière. Le Responsable Financier prépare les informations financières et interprète les résultats pour favoriser une bonne intendance et gérer les risques. Elle/Il se tient informé(e) des changements dans l’environnement des activités financières et favorise les politiques et procédures pour s’assurer que le programme pays s’adapte à ces changements. Elle/Il s’efforce d’améliorer la collaboration entre les Finances, les Programmes et les autres départements et les Bureaux Auxiliaires. Elle/Il s’assure que l’équipe des Finances (y compris ceux qui sont dans les Bureaux Auxiliaires ou le personnel financier spécifique du projet) offre constamment un niveau élevé de services à la clientèle. En tant qu’agent du changement, elle/il défend, soutient et supervise la mise en œuvre de nouvelles stratégies, nouveaux processus, outils, nouvelles politiques et procédures.
Responsabilités Fonctionnelles
Gestion et Analyse Financières
S’assurer que l’environnement de comptabilité financière du programme pays est conforme aux politiques et procédures de CRS, aux Principes de Comptabilité Généralement Reconnus [Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)], aux règles, règlements et exigences juridiques des bailleurs.
Assurer la précision générale des informations financières enregistrées dans le grand livre des comptes du Programme Pays et que ce soit reflété dans la balance générale des comptes du programme pays et des autres rapports financiers soumis au QG, bailleurs et autres parties prenantes.
Supervise l’élaboration et la mise en œuvre de systèmes et processus financiers robustes locaux (ex., gestion de la paie et de la trésorerie), selon le cas.
S’assure que tous les actifs, y compris la trésorerie, les investissements, inventaires, comptes débiteurs et actifs immobilisés soient reflétés avec précision dans la balance générale des comptes.
Supervise l’exécution et la mise à disposition dans les délais, de toutes les transactions financières, y compris les transactions internes à l’agence et les transactions en suspens.
Pratique de manière proactive une analyse de prévision financière pour apporter son aide dans les domaines tels que la gestion des risques de change et des taux de répartition des coûts.
Supervise l’analyse mensuelle de la balance générale des comptes du programme pays  et d’autres rapports financiers. De tels rapports incluent, mais ne se limitent pas aux rapports de comparaison budgétaire, rapports d’amortissement, rapports de subvention des passifs, rapports de rendement et rapports de risques liés aux devises.
Diriger le processus d’analyse et d’interprétation des rapports financiers pour s’assurer que des données financières précises soient fournies aux responsables budgétaires pour servir d’information au processus de prise de décision.
Superviser le rapprochement des comptes physiques des actifs immobilisés avec les enregistrements SunSystems.
S’assurer que les transactions et dossiers financiers, y compris ceux concernant les frais reçus par l’intermédiaire du processus Intra-Agence, soient correctement établis selon la Politique de Documentation et Politique de Conservation des Documents de CRS en tenant compte des lois locales et des exigences en documentation des bailleurs.
Planning & Administration du Budget
En collaboration étroite avec le Représentant Pays, le Chef des Programmes (HoP), le Chef des Opérations (HoOPs) et d’autres responsables seniors, dirige la préparation et soumission du Plan du Programme Annuel [Annual Program Plan (APP)] et les mises à jour du plan des Dépenses Courantes Annuelles. Par conséquent, le Responsable Financier est le point focal pour la maintenance et la gestion du eBudget au niveau du CP.
Veiller à ce que les budgets et amendements ultérieurs approuvés par le conseil d’administration du programme pays soient correctement enregistrés dans le SunSystems. S’assurer que les processus d’amendement du budget soient conformes aux politiques et procédures de CRS.
Soutenir les Responsables de Programme dans l’élaboration des budgets pour les nouveaux programmes/projets et pour les révisions des projets existants. Veiller à ce que des estimations raisonnables des coûts directs et coûts directs partagés soient utilisés dans les budgets, basés sur des données historiques et les conditions actuelles du marché. En outre, elle/il veille à ce que les coûts indirects précis et les taux des services soient utilisés conformément aux politiques et directives.
Fournir à l’Equipe Dirigeante Sénior et aux Responsables de Programme des rapports réguliers de comparaison et en temps opportun. Travailler étroitement avec le CR, HoOPs, Chef des Programmes et les responsables de budget pour produire des analyses et plans d’action qui traitent les écarts considérables entre les budgets approuvés et les dépenses actuelles.
Trésorerie
Analyser et examiner les prévisions de trésorerie trimestrielles présentées au QG, afin d’assurer une gestion efficace des flux de trésorerie. En outre, veiller à ce que les prévisions de trésorerie soumises aux bailleurs soient précises et basées sur un planning adéquat du flux de la trésorerie.  
Assurer la disponibilité de trésorerie en quantité suffisante, mais pas excessive, l’argent liquide dans le compte d’exploitation du CP, en établissant des systèmes de suivi du solde de la trésorerie afin de déclencher des reconstitutions de comptes dans les délais.
Veiller à ce que les comptes bancaires soient gérés conformément aux politiques de trésorerie et financières. Coordonner l’ouverture et la clôture des comptes bancaires et maintenir une liste précise des signataires pour la banque. En outre, garder la Trésorerie/QG informée des changements de signataires pour la banque.
S’assurer que les rapprochements bancaires mensuels soient effectués conformément à la Procédure de Rapprochement Bancaire pour tous les comptes bancaires et que les formulaires de rapprochement bancaire approuvés soient soumis aux Finances/HQ en temps opportun.
Surveiller les taux de change des devises et alerter la direction quand/si des changements inhabituels ou inattendus se produisent. Instaurer des mesures pour réduire l’exposition aux risques de change défavorable des devises étrangères.
Promouvoir des solutions efficaces et innovantes pour la gestion de trésorerie basée sur les tendances actuelles. De telles solutions pourraient inclure des services bancaires électroniques et services bancaires par téléphonie mobile, lorsque cela est possible et approprié. Elle/Il conçoit et exécute des contrôles internes adaptés à de telles solutions innovantes.   
Gestion Financière et Renforcement des Capacités des Sous-Bénéficiaires
Construire et renforcer les capacités des sous-bénéficiaires dans le domaine de la gestion financière. Planifier et organiser des formations régulières et d’autres initiatives de renforcement des capacités telles que des visites d’échange pour s’assurer que les sous-bénéficiaires acquièrent et entretiennent les compétences requises pour gérer les ressources financières fournies par CRS et d’autres bailleurs.
Evaluer et suivre régulièrement la capacité des sous-bénéficiaires à gérer les ressources financières confiées à eux. En outre, évaluer et suivre leur capacité à enregistrer correctement et valider toutes les transactions financières. Travailler étroitement avec les sous-bénéficiaires pour s’assurer qu’ils élaborent et exécutent des plans efficaces d’amélioration de contrôle interne.
S’assurer que les exigences des bailleurs figurent dans les accords des sous-bénéficiaires, et que les systèmes soient établis pour permettre la conformité.
Maintenir de bonnes relations de travail avec les sous-bénéficiaires basées sur le respect mutuel et une communication efficace, et travailler étroitement avec le CR, HoOPs, HOP et les Responsables de Programme pour permettre un renforcement coordonné et cohérent des efforts des partenaires.
S’assurer que les avances et liquidations des sous-bénéficiaires soient gérées conformément à la Politique de Gestion Financière des Sous-Bénéficiaires et aux conditions des accords concernés des sous-bénéficiaires.
Rapports
Superviser le processus de clôture financière de fin de mois et coordonner la soumission dans les délais des rapports financiers au QG/CRS et à la région.
Permettre une diffusion dans les délais des rapports mensuels de gestion financière basés sur les protocoles du programme pays. De tels rapports comprennent, mais ne sont pas limités aux rapports de comparaison budgétaire, rapports d’amortissement, rapports de subvention des passifs, rapports de rendement et rapports de risques liés aux devises.
Superviser la préparation et soumission des rapports financiers au QG, bailleurs et entités gouvernementales, basés sur les politiques de CRS, les lois locales et les exigences des bailleurs. Au besoin, fournir des informations historiques sur la nature des coûts, aux bailleurs et aux autres parties prenantes.  
Superviser la clôture financière de fin d’année et la soumission des rapports de fin d’année dans les délais et de manière exacte.
Gestion des Subventions
Superviser les accords de subvention pour s’assurer que les dépenses se fassent dans le cadre des budgets obligatoires et des périodes du projet approuvé ; communiquer aux Finances/QG les nouveaux accords signés ou les accords existants modifiés.
Examiner et comprendre les sections financières de tous les accords avec les bailleurs pour s’assurer que les conditions financières soient raisonnables, pratiques, ne contredisent pas les politiques et procédures de CRS et soient en faveur de CRS autant que possible. Mettre en place de manière proactive des systèmes qui permettent à CRS de respecter les conditions et exigences financières des accords, tels que les rapports spéciaux, documents annexes et pièces justificatives des coûts.   
Coordonner la remise des rapports financiers mensuels, trimestriels et finaux aux bailleurs conformément aux règlements des bailleurs ou bien tel que spécifié dans les accords de la Politique des Rapports de Subvention de CRS.  De plus, si nécessaire, s’assurer que les pièces justificatives soient exactes, que les rapports financiers soient conformes au grand livre des comptes et que le coût puisse être expliqué logiquement et avec exactitude aux bailleurs.
S’assurer que les subventions soient mises en place correctement et dans les délais dans les systèmes financiers de CRS. Analyser les opérations concernant les recettes pour s’assurer que les codes correctes pour les devises, les taux de recouvrement des coûts indirectes et les comptes de subvention des passifs soient utilisés. Résoudre de manière proactive toute irrégularité.
S’assurer que les soldes de subvention des passifs soient régulièrement analysés ainsi que leur rapprochement. Assurer une liaison avec les Responsables de Programme et/ou les Chefs de Projet et faire en sorte que l’argent liquide des bailleurs soit collecté conformément aux politiques de CRS et aux termes et conditions des bailleurs.
Diriger la gestion financière en cours des subventions et des coûts partagés correspondants, par une communication dans les délais avec les responsables de programme, pour s’assurer que les budgets n’aient pas de dépassement dans les dépenses ni ne soient considérablement sous-utilisés.
Diriger la fermeture complète et dans les délais de toutes les subventions expirées et des coûts partagés de concert avec les Finances/QG.
S’assurer que tous les outils de gestion budgétaire (SunSystems “C” grand livre, grand livre des engagements, etc.) soient utilisés de manière efficace pour améliorer la gestion des subventions.
S’assurer que les produits de base et autres Dons-En-Nature [Gifts-In-Kind (GIK)] soient enregistrés et déclarés avec précision dans le grand livre des comptes, conformément aux politiques et procédures de CRS. Examiner et analyser les rapports d’inventaire physique des produits de base et communiquer les numéros d’inventaire appropriés aux Finances/QG. En outre, analyser les entrées intra-agence pour les ajustements des stocks afin de s’assurer que le(s) compte(s) d’inventaire soi(en)t correctement déclaré(s).
Gestion des Risques et Conformité
Assurer la conformité avec les politiques et procédures financières de l’Agence et la conformité avec toutes les exigences financières des bailleurs.
S’assurer que les systèmes de contrôle interne soient mis en place et suivis par tout le personnel du Département des Finances et par tous les autres employés de CRS étant concernés. S’assurer que les outils tels que les listes de contrôle pour vérification et les organigrammes des flux soient mis à disposition et toujours utilisés par tout le personnel approprié.
En étroite collaboration avec le Chef des Opérations et d’autres responsables, mener et documenter annuellement des évaluations de contrôle interne et élaborer des plans d’action pour traiter les faiblesses dans un délai raisonnable, en utilisant le Questionnaire de Contrôle Interne [Internal Control Questionnaire (ICQ)].
Assurer la liaison avec le CR, le Chef des Opérations ou l’Equivalent et s’assurer que les organigrammes d’autorisation pour les engagements et les paiements soient à jour et soient toujours utilisés comme référence pour vérifier l’approbation correcte des documents de transactions.
Veiller à ce qu’il y ait une séparation adéquate des tâches concernant l’encaissement dans la trésorerie, le décaissement de la trésorerie, le rapprochement bancaire et les fonctions de maintenance des SunSystems.
Collaborer activement avec les équipes d’audits internes et externes et s’assurer que les résultats relatifs à la gestion financière soient clôturés dans les délais prescrits. 
Comprendre et se tenir informé des changements dans l’environnement juridique local, et faire en sorte que  CRS soit en conformité avec les lois locales qui ont trait à la fiscalité et aux autres domaines de la gestion financière. 
Assurer l’exactitude et l’exécution dans les délais de l’enregistrement des provisions pour risques et réserves.
Rapidement informer l’Equipe de Gestion Sénior de tous les cas connus ou suspects de fraude ou de violation d’éthique.
Gestion du Personnel Financier et Renforcement Général des Capacités (y compris le personnel financier de projet spécifique et du Bureau Auxiliaire)
Superviser le recrutement, la formation et la création d’un pool compétent de personnel financier qui peut efficacement s’acquitter du mandat de la fonction financière.
Superviser, encadrer, entraîner le personnel financier. En outre, concevoir et mettre en œuvre des plans de succession pour le personnel financier.
Superviser l’orientation du personnel de la comptabilité et des responsables de projet dans les pratiques pertinentes de gestion financière, et des politiques et procédures de CRS et des exigences financières des bailleurs.
Encourager le travail d’équipe et faciliter l’enrichissement professionnel pour faire participer les membres de l’équipe dans des activités n’étant pas définies dans leurs descriptions de poste. Permettre une délégation d’autorité efficace et un renforcement des capacités du personnel au sein du Département des Finances.
S’assurer que les descriptions de poste des employés des Finances soient mises à jour. En outre, veiller à ce que des plans de performance et de développement soient préparés chaque année. Accomplir des évaluations annuelles de performance pour le personnel supervisé. Faire de ces documents un outil utile pour les employés afin de maintenir et d’améliorer leur performance.
En tant que superviseur du personnel Financier du Bureau Auxiliaire, collaborer avec le superviseur principal (Chef de Bureau, etc.) pour les responsabilités de supervision suivantes:
participation et aide en matière de recrutement, orientation, coaching, encadrement et formation du personnel Financier du Bureau Auxiliaire;
établissement des priorités pour la communauté financière et définition des objectifs de performance annuelle pour le personnel Financier du Bureau Auxiliaire, basés sur la Communauté Mondiale de la Finance, les priorités du Programme Pays et Régional;
fourniture de feedback sur l’évaluation de la performance et le développement professionnel du personnel Financier du Bureau Auxiliaire; reflétant les normes définies et compétences de base du HQ, au niveau de la région et du CP.
Représentation et Confidentialité
Assister et participer activement lors des rencontres de l’équipe dirigeante senior du programme pays.
Agir en tant que liaison principale avec toutes les institutions financières. Lorsque c’est possible, et en collaboration étroite avec le CR, le Chef des Opérations ou l’Equivalent, négocier des services de qualité supérieure aux clients pour le compte de CRS. En utilisant la fiche annuelle d’évaluation de CRS concernant les relations bancaires, s’assurer que les banques fournissent les services financiers qui répondent ou dépassent les normes de nos activités.
Garder confidentiel tous les documents et informations relatifs aux activités de CRS, au personnel et aux plans de développement.
Principales Relations Internes de Travail:
Principales Relations Externes de Travail:
Etablissements Bancaires, Entités Gouvernementales, Bailleurs, Sous-Bénéficiaires, Fournisseurs et Auditeurs Externes
Exigences:
Agit avec une certaine éthique conformément à la procédure du Code d’Ethique Financière (PRO-FIN-ETH-003).
Solides compétences en leadership, gestion et analyse.
Forte orientation vers le service à la clientèle et compétences efficaces en communication (écoute attentive, positif(ve), prêt(e) à aider, clair(e), constructif(ve) et accessible) à la fois à l’écrit et à l’oral.
Connaissances requises en Anglais et Français.
Excellentes aptitudes requises en Excel. Connaissances d’autres logiciels d’application, tels que Word, Visio et PowerPoint sont fortement souhaitées. 
Solides compétences organisationnelles et en planification.
Capacité à préparer des supports de formation et à présenter des documents de formation.
Capacité à apprendre vite et à s’adapter rapidement au changement.
Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais, et de bien travailler sous pression.
Aime travailler dans un environnement d’équipe collaborative et proactive, mais capable de travailler de façon autonome.
Qualifications:
Diplôme Universitaire en Comptabilité, Finances ou domaine lié, ou expériences professionnelles équivalentes, requis. Un Certificat professionnel en Comptabilité ou dans un domaine lié, hautement souhaité.
Au moins cinq ans d’expériences professionnelles dans un poste à responsabilité en gestion financière, dont au moins trois ans dans un poste de supervision, requis.
Expériences requises en budgétisation et gestion budgétaire.
Connaissances du programme de comptabilité financière SunSystems ou d’un logiciel similaire de rapport financier souhaitées.
Capacités avérées à analyser les rapports ou question et à fournir les recommandations appropriées, requises.
Disponibilité à effectuer des missions de travail hors du pays, requise.  
Connaissances des lois locales dans les domaines de la fiscalité et des obligations de déclaration réglementaires locales, sont requises.
Solides connaissances des pratiques de gestion efficace souhaitées.
Connaissances des règlements sur les bailleurs publics pertinents seront hautement souhaitables.
Competences Générales de l’Agence
Servir avec Intégrité
Être un Modèle en Bonne Gestion
Cultivar des Relations Constructives
Favoriser l’Apprentissage
Clause d’Avertissement:
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive de compétences, efforts, devoirs et responsabilités relatifs au poste.
Les procédures CRS de recrutement des talents reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et exploitations.
Remarque : Tous les candidats internes sont particulièrement encouragés à postuler dans un délai de 10 jours suivant la parution interne.

  • Postulez avant le 30/10/2016
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