Associé Logistique et Administration

Description de poste et Qualifications
Titre du Poste: Associé Logistique et Administration
Grade : 8
Description du Poste
Contexte
En mars 2016, l’USAID/Mali a lancé le Programme ACCORD (Appui à la Cohésion Communautaire et les Opportunités de Réconciliation et de Développement). Ce programme est mis en œuvre par AECOM International Development (AECOM).
Fonctions au sein programme ACCORD
L’Associé Logistique et Opérations assurera entre autres du le bon fonctionnement du bureau en matière de suivi des actifs du programme, et assurera également les paiements Mobile Money.
Tâches et Responsabilités générales    
Connaitre et respecter les procédures et manuels;
Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes ;
Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les inventaires en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi 
Tâches et Responsabilités spécifiques    
Logistique/Inventaire :
Aider le Spécialiste Logistique et Achats (SLA) à établir et mettre  jour des fichiers de suivi des achats et des bons de commande (‘PO’, ‘BPA’, ‘Call order’) y compris un suivi des dates de livraison.
Assurer un suivi régulier du groupe électrogène du bureau à travers un carnet de bord ;
Se servir du carnet de bord pour effectuer en collaboration avec l’assistant d’administration les rapports de consommation et les entretiens périodiques;
Continuellement mettre à jour la base des données clients via le système ‘One Source’ ou sous forme de fichier Excel.
Mettre en place un système de contrôle des biens à travers la standardisation de la réception, l’identification, l’enregistrement, le mouvement, le stockage, l’inventaire physique, compiler des rapports mensuels, trimestriels et annuels, la consommation et l’utilisation des actifs.
Se rassurer que tous les actifs sont étiquetés conformément aux règles et procédures de gestion des inventaires.
Maintenir et mettre à jour la liste d’inventaire du programme ACCORD dans le registre des biens dans la base de données  » OneSource « .
Vérifier en collaboration avec le SLA l’exactitude des dossiers d’inventaire par la vérification des références par rapport aux demandes d’achat, aux listes de colisage, aux rapports de réception et d’émission ou aux vérifications physiques.
Procéder régulièrement à l’inventaire physique des articles en stock afin d’assurer l’exactitude des dossiers, et les emplacements des biens.
Gérer les dossiers des actifs durables et non-durables.
Créer et mettre en œuvre, en collaboration avec le SLA un plan d’inventaire physique pour ACCORD.
Paiementsélectronique (Mobile Money)
Préparer les Vouchers Mobile Money et chercher les approbations nécessaires.
Coordonner avec l’équipe logistique et activité toutes questions liées aux paiements Mobile Money.
S’assurer que tous les paiements Mobile Money sont effectués conformément aux procédures/guides Mobile Money et au Manuel Opération d’AECOM.
Chargé de tenir un registre Mobile Money en bonne et due forme et chronologiquement.
Procéder au rapprochement périodique des comptes Mobile Money.
Préparer toutes les pièces justificatives pour examen final par le Chargé Finances et Comptabilité.
Etre responsable du classement des Vouchers Mobile Money.
Gérer au besoin la petite caisse et faire des enregistrements
Assister le département des finances pendant l’arrêté et la réconciliation des dossiers financiers.
Préparer en cas de besoin les documents financiers, y compris les demandes de chèques, avec les pièces justificatives appropriées conformément aux procédures et règles avant leur soumission  pour examen.
Aider le Chargé Finance & Comptabilité à maintenir et mettre à jour la documentation et le système d’archivage.
Effectuer d’autres taches diverses à la demande des responsables.
Qualifications
Un diplôme universitaire (Bac+2) est requis. Une qualification technique ou académique avec licence est une préférence.
Trois ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence auprès d’une organisation internationale. 
Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails
Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
Être discret avec les fournisseurs et garder profile bas
Etre capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement
Etre capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais
Pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration
Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali
La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. Une bonne connaissance de l’anglais professionnel est souhaitée.
NB : DEPOT DE CANDIDATURE:
Le dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un CV à jour avec références professionnelles, Certificat de travail doit être envoyé par email à: [email protected]avant le 26 mai 2016
Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.