Assistant Administratif

Titre du Poste : Assistant Administratif (H/F)
Contrat : Deux ans (renouvelable) 
Lieu d’affectation : Bamako, Mali
Date limite de dépôt des dossiers : Lundi 30 mai 2016 à 16 heures
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
La CONASCIPAL (Coalition Nationale de la Société Civile pour la Paix et la Lutte contre la Prolifération des Armes Légères) est une faîtière des organisations de la société civile créée en 1999, avec l’objectif de mettre ensemble leurs efforts dans la promotion et la mise en œuvre des initiatives pour une paix durable, la sécurité et le bien-être de toute la société malienne. Ses domaines d’intervention incluent la formation, sensibilisation, échange de connaissances et médiation dans les conflits.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet de partenariat CONASCIPAL – SIPRI portant sur les  » contributions ciblées de la société civile aux politiques post-conflit nationales et locales pour relever les défis de sécurité pour les populations au Mali  » financé par l’Asdi, CONASCIPAL cherche à recruter un (01) Assistant Administratif (H/F) basé à Bamako.
Résumé général du poste :
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier (RAF), l’Assistant Administratif (H/F) est chargé de mettre en œuvre efficacement les stratégies opérationnelles, et assurer le suivi de tous les aspects administratifs et logistique des activités du projet en conformité avec les règles, politiques et stratégies de CONASCIPAL et des partenaires financiers du projet. Il/elle assistera le RAF dans la gestion administrative et financière conformément au manuel administratif et financier de CONASCIPAL et exercera ses fonctions dans le respect des principes de confidentialité, de courtoisie et d’efficacité dans la réalisation des tâches qui lui seront confiées.
Responsabilités Spécifiques
Appui administratif
Préparer les correspondances, les rapports courants de réunion de projet et toute documentation nécessaire, à la mise en œuvre du projet ;
Gérer le courriel principal, en assurer la bonne distribution et l’archivage des messages dans le respect des règles et procédures ;
Assurer la mise à jour de la liste/base de données des contacts des interlocuteurs/ fournisseurs/ partenaires ;
Tenir à jour le registre de présence, collecter les formulaires mensuels de temps de travail du personnel et les transmettre à la fin de chaque mois au RAF ;
Superviser l’entretien et la maintenance des équipements et matériel de bureau et tenir à jour un registre et un fichier des immobilisations et des stocks du bureau ;
Constituer, mettre à jour et assurer l’exploitation de la documentation ainsi que les travaux de saisie, copie et classement des données nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
Appuyer le personnel du projet dans l’organisation de conférences, ateliers, et préparations des autorisations de déplacement et autres documents lors des activités de terrain ;
Assurer la fourniture des éléments nécessaires à la préparation des plans axés sur les résultats pour l’équipe du projet ;
Aider à respecter des procédures et les clauses contractuelles des bailleurs de fonds.
Soutien en comptabilité
Assurer en collaboration avec le RAF, la tenue des comptes des opérations (autorisation, imputations, paiements des factures et salaires) ;
Effectuer le classement et l’archivage des pièces comptables du projet suivant le système adéquat ;
Assurer la gestion de la  » petite caisse  » et la distribution des chèques aux fournisseurs ;
Suivre le paiement des contributions à l’INPS, ITS et le IRF dans le délai légal des contrats ;
Aider à la préparation du budget et des rapports financiers avec le RAF, conformément aux règles financières, format et exigences comptable des partenaires financiers ;
Faciliter le déroulement des audits du projet et aider à la mise en œuvre des recommandations retenues ;
Appuyer le RAF à l’élaboration des rapports de dépenses pour le personnel du projet ainsi que pour les partenaires locaux lors des activités de terrain.
Appui en communication
Mettre en œuvre les actions de communication interne et externe : contribuer à la rédaction des rapports des activités de projet ;
Gérer, animer et optimiser le site internet tout en veillant à l’information/application des normes et règlements intérieurs ;
Contribuer à la veille des médias et de l’environnement selon le cadre de référence du projet ;
Développer la visibilité du projet sur les réseaux sociaux : généraliser l’utilisation interne des réseaux sociaux, accompagner et conseiller le personnel du projet pour assurer la bonne utilisation des outils de communication ;
Partager toute information utile relative à la situation sociopolitique, humanitaire ou sécuritaire.
Qualifications
Diplôme d’étude supérieure (BAC+4, BTS ou DUT) en gestion, droit, Sciences sociales et administration ;
Expérience professionnelle pertinente d’au moins deux (2) ans en gestion administrative, des ressources humaines au sein d’ONG internationales ;
Excellentes aptitudes dans l’organisation, la gestion du secrétariat et bonne pratique de classement des dossiers ;
Bonne capacité rédactionnelle, parfaite maîtrise du français requise et compétence en anglais un atout ;
Aisance relationnelle et capacité d’intermédiation dans un environnement multiculturel ;
Compétences en outils informatique et technique de communication, administration de site internet, en logiciel informatique et réseaux sociaux.
Dossier de candidature :
Lettre manuscrite de motivation ;
CV à jour, daté et signé comportant 3 références d’anciens employeurs/superviseurs ;
Copies des diplômes et attestations.
Dépôt des dossiers :
Sous enveloppe fermée au siège de CONASCIPAL : Magnambougou Faso Kanou en face l’Ambassade de Guinée au Mali.
Par email : [email protected] ; [email protected]
Merci d’indiquer sur l’enveloppe ou dans la ligne objet de l’email :  » Assistant Administratif (H/F) « .
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Seul (e)s les candidat(e)s correspondants aux critères seront présélectionné(e)s et contacté(e)s. Les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés