Responsable administratif et financier

Informations préliminaires sur le poste
Intitulé du poste: Responsable administratif et financier
Pays et base d’affectation: Mali, Bamako
Rattachement hiérarchique: Coordinateur National
Création/Remplacement: Remplacement
Période de tuilage: Deux semaines
Durée du contrat: CDD puis CDI
Disponibilité: Immédiate
Description du poste
Objectif global
Le/La Responsable Administratif et Financier est responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire de la mission ainsi que de la gestion des ressources humaines et des dossiers administratifs et juridiques. Il participe à l’élaboration de la stratégie de coopération de la zone d’intervention et est co-responsable avec le Coordinateur National de la stratégie budgétaire.
Il est force de proposition dans le domaine de l’organisation du travail (règlement intérieur, politique RH, procédures, …) et des lieux de vie.
Responsabilités et champs d’actions
• Il est responsable de la gestion budgétaire de la zone d’intervention : élaboration et suivi des budgets (annuel et demande de financement), validation des comptes rendus financiers, gestion des financements (affectation des différentes recettes, financement de la coordination, recherche de fonds et de cofinancement),
• Il est garant de la fiabilité des informations comptables, du respect des procédures internes et externes (administrations, bailleurs, …) et de l’organisation et de la qualité des audits financiers.
• Il gère la trésorerie de la zone d’intervention : tout type de demandes de virement, suivi des disponibilités,
• Il est garant de la mise en place et du suivi du contrôle interne au sein de la coordination et des projets : engagement de dépenses, sécurité des fonds, organisation des contrôles de la comptabilité,…,
• Il assure le suivi administratif (contrats, déclarations sociales et fiscales, paie, absences…) et organisationnel des Ressources Humaines nationales et gère l’équipe administrative,
• Il anime et appuie le personnel administratif de la zone d’intervention et des partenaires : formation, appui, conseil, séminaire…,
• Il est partie prenante de la réflexion sur la stratégie de coopération et veille à sa cohérence avec les contraintes budgétaires,
• Il représente AVSF et participe à la négociation auprès des institutions nationales et internationales (bailleurs, ONG, partenaires, administrations,…).
• Il gère les équipements et les locaux et fait appliquer les consignes de sécurité des biens et des personnes.
Objectifs spécifiques et activités associées
1. Comptabilité
a.Contrôle des comptabilités mensuelles de la zone : vérification des pièces comptables, des soldes de trésorerie, du rapprochement bancaire, des comptes de tiers et de liaison, du lettrage, des comptes généraux, de la codification analytique, etc.
b.Intégration des comptabilités terrains dans la base du siège et contrôles inhérents.
c.Ouverture d’exercice : contrôle de l’ouverture et des reports à nouveaux.
d.Clôture annuelle : contrôle définitif des comptes, enregistrement des écritures de clôture, états annuels (comptes de résultat).
2. Gestion budgétaire
a.Elaboration des différents budgets : participation à l’élaboration ou contrôle des budgets des projets, des budgets annuels avant transmission au siège, des budgets de demandes de financement et des projections à 3 ans.
b.Suivi budgétaire : veille à la mise en place et à l’actualisation des suivis budgétaires mensuels des projets, analyse et consolidation de ces derniers ; élaboration du suivi budgétaire de la coordination et analyse des écarts avec le coordinateur.
c.Rapports financiers : élaboration ou contrôle des rapports financiers avant envoi au bailleur (validation préalable par le siège des rapports finaux).
d.Trésorerie : contrôle des demandes de virements des projets, élaboration de la demande de virement de la coordination et consolidation des besoins de trésorerie ; gestion de la trésorerie ; envoi des demandes de paiement aux bailleurs et suivi des paiements.
e.Les financements : participation à la recherche de financement et de cofinancement, gestion de l’articulation des différents financements.
f.Audits : organisation des audits et vérification de la conformité des rapports en adéquation avec les conditions des bailleurs de fonds
g.Transmission des informations au siège : une copie des demandes de financement, des contrats bailleurs, des courriers d’échange avec le bailleur ayant une incidence budgétaire ou contractuelle, des rapports financiers et des demandes de paiement doit être envoyée au siège.
3. Appui aux équipes administratives :suivi, appui, conseil et formation du personnel administratif des projets (notamment organisation de séminaires)
4. Ressources humaines
a.Gestion administrative du personnel : établissement et suivi des contrats de travail, gestion des dossiers du personnel (suivi congés, etc..), déclaration aux différents organismes sociaux
b.Recrutement : participation aux modalités de recrutement des salariés nationaux
c.Politique RH : élaboration et mise à jour des documents RH (règlement interne, grille de salaires), veille à la mise en place et à l’application d’une couverture sociale
d.Veille à l’application de la législation du travail du pays (en particulier lors des fins de contrat) et à la représentation du personnel
e.Sécurité : participation à l’élaboration et actualisation du plan de sécurité
f.Formation : participation à l’élaboration d’un plan de formation annuel et gestion des actions de formation (y compris fonds de formation)
5. Partenariat local pour la mise en œuvre des actions
a.Analyse des forces et faiblesses des partenaires identifiés
b.Etablissement ou validation du contrat de partenariat
c.Suivi, appui, conseil et formation du personnel administratif des partenaires (notamment organisation de séminaires et missions)
d.Contrôles des documents transmis (comptabilité, rapports financiers, demandes de virement, etc.).
6. Administration
a.Gestion et suivi des formalités d’enregistrement ou d’agrément d’AVSF
b.Banques : relations avec les banques (négociation de conditions, ouverture et clôture de comptes, gestion des signatures, etc.)
c.Montage administratif des demandes de financement
d.Veille au respect des règles fiscales du pays et des bailleurs
e.Gestion des baux et des assurances (équipements, locaux et personnel)
f.Gestion de l’archivage de tout document contractuel
g.Suivi des contrats bailleurs de fonds et prestataires de tout type
h.Clôture de projet : vérification du lieu et de l’archivage des documents à conserver, destruction des documents ayant dépassé la date maximale d’archivage requis
7. Logistique
a.Gestion des locaux, des équipements de bureau et des fournitures : stocks, inventaire annuel, suivi des entretiens et maintenance, suivi des consommations (carburant, téléphone, consommables…), règle et planning d’utilisation des véhicules, kit de sécurité des véhicules
b. Gestion des achats : veille à l’application de la procédure d’achats, participation à la décision sur les gros investissements (véhicules, matériel et intrants agricoles, achats groupés, etc…)
8. Contrôle interne et procédures
a.Mise en place, diffusion et contrôle des procédures
b.Veille au respect des conditions des bailleurs de fonds
c.Veille au respect de toutes les procédures internes du domaine d’intervention du RAF, actualisation et adaptation selon le contexte
d.Organisation des audits généraux annuels du pays ou de la zone (clôture annuelle)
e.Mise en place et contrôle de l’application de règle de sécurité des fonds
f.Mise en place et suivi du contrôle interne dans le pays ou la zone
9. Représentation
a.Participation aux réunions de définition des stratégies pays ou de la zone
b.Participation active aux réunions plénières et séminaires internes
c.Participation à des rencontres avec des bailleurs et tout type de partenaires ayant trait aux aspects financiers, juridiques et administratifs.
d.Représentation externe et interne
e.Interlocuteur principal du département administratif et financier
Profil recherché
Savoirs et Savoir Faire recherchés
FORMATION : Au moins BAC+4 en Gestion d’organisation, finance ou comptabilité Gestion financière / comptabilité Gestion de projet
Gestion des Ressources Humaines
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
• Humanitaire
• Internationale
• Technique
• Durée : Min 5 ans dans un poste similaire
CONNAISSANCES & APTITUDES
Connaissances procédures bailleurs institutionnels Union EuropéenneConnaissances procédures bailleurs institutionnels ECHO, AFD, USAID, etc
INFORMATIQUE
• Pack Office
• Sage saari compta 100
Excel (Obligatoire)
LANGUES
• Français
• Anglais
• Autre (préciser)
Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)
• Bonne gestion du stress
• Résistance aux pressions
• Capacité d’analyse
• Organisation et méthode
• Fiabilité
• Sens des responsabilités
• Grande capacité d’écoute,
• Capacités d’adaptation, gestion des priorités et pragmatisme
• Diplomatie et sens de la négociation
• Bonne communication
• Honnêteté et rigueur
Conditions proposées
• Statut : Salarié en CDD puis CDI
• Avantages sociaux : Assurance maladie obligatoire, assurance accident individuel corporel, cotisation retraite (INPS)
• Congés : 2.5 jours ouvrables par mois de présence
Contenu du dossier de candidature
Les candidats intéressés par le présent avis de recrutement doivent fournir un dossier comportant :
Une demande manuscrite adressée au Coordinateur National,
Une Lettre de motivation (maximum 2 pages),
Un Curriculum Vitae à jour (maximum 6 pages),
Une copie certifiée du /des diplômes,
Le contact (numéro de téléphone, adresse mail, nom) des 3 derniers employeurs.
Comment postuler ?
Les dossiers candidature adressés au Coordinateur National, doivent être envoyés par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] en précisant dans l’objet  » RAF AVSF MALI » avant le 12 avril 2016 à 09H00mn, date de clôture du dépôt des candidatures.
NOTA BENE :
Nous rappelons à tous les candidats que les dossiers non retenus ne seront pas restitués et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les dossiers ne doivent pas être constitués par les originaux des différents documents demandés. Les copies certifiées attestations des employeurs précédents, l’extrait d’acte de naissance et le casier judiciaire à jour sont à fournir avant la signature du contrat.