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Assistant Gestionnaire de la Logistique

Bamako, Mali CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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L’offre a expiré.

Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme: Assistant Gestionnaire de la Logistique – H/F
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 07  décembre  2015 à l’adresse email suivante : ml_hr@global.crs.orgavec comme objet :  » Candidature au poste d’ Assistant Gestionnaire de la Logistique ».
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
DESCRIPTION DE POSTE
Fonction : Assistant Gestionnaire de la Logistique
Lieu: Bamako/Mali
Superviseur : Gestionnaire Logistique
Position dans la grille : Catégorie V
Département : Education
Contexte                                                                                                            
Catholic Relief Services (CRS)  met en œuvre  des projets de cantines scolaires au Mali, en collaboration avec des partenaires locaux et le Ministère de L’Education Nationale, depuis 1999. Le projet actuel Food For Education and Child Nutrition (FFE) –JIGIYA (2011-2015) a atteint 76.411 élèves dans 310 écoles fondamentales du premier cycle et du second cycle et a obtenu des résultats positifs en termes de taux d’inscriptions et de fréquentation. Les activités du projet comprennent les repas scolaires, les Rations A Emporter (RAE), la distribution de la vitamine A et des médicaments vermifuges, le renforcement des capacités des membres des Comités de Gestion Scolaire (CGS), la formation des communautés d’épargne et de prêt interne (SILC) et l’introduction des bulletins scolaires illustrés destinés aux parents analphabètes. Dans la nouvelle phase d’une durée de cinq ans, le projet misera sur ces succès pour améliorer l’apprentissage  des enfants d’âge scolaire  et asseoir  les bases de la durabilité du projet dans 264 écoles du premier cycle dans les régions de Mopti et Koulikoro. Dans ce contexte, CRS recrute un Assistant Gestionnaire de la Logistique.
Résumé du poste
L’assistant Gestionnaire de la Logistique sera un membre du département de la logistique fonctionnant comme un gardien /conservateur des vivres données par USDA et ayant en charge de veiller à l’application des procédures du bailleur en matière de gestion des vivres. Comme membre de ce département, l’assistant gestionnaire de la logistique est responsable de la collecte des données, du suivi des réclamations contre des tierces parties, de la préparation des rapports de gestion de vivres (CSR, RSR, CLSR, DMCR), du maintien des registres principaux, des registres de pertes et réclamations, et des registres d’expéditions, de la tenue à jour du logiciel de gestion des vivres et de la préparation/révision des demandes de paiement liées aux activités de la logistique. L’assistant gestionnaire de la logistique se conformera aux politiques et procédures en place de CRS.
Responsabilités Spécifiques 
Tâches administratives
Assurer un correct archivage de la documentation logistique.
Assurer les tâches administratives de la logistique  dont l’assemblage des informations, la vérification et la saisie des données dans le logiciel de gestion des vivres.
Maintenir à jour le dossier des différents rapports (DMCR, CSR et RSR) sur une base mensuelle et trimestrielle.
Réviser/Préparer précisément  et rapidement les demandes de paiement pour le transport des vivres assignées par le superviseur. S ‘assurer que toutes les factures et les demandes de paiement sont sans erreur.
Taches liées à la gestion des vivres
Assurer la gestion et le suivi des contrats des transports des vivres, des magasins de stockages avec la collaboration du Gestionnaire Logistique et l’Administration de CRS.
S’assurer que les rapports de pertes des vivres de tous les entrepôts de CRS et partenaires sont soumis à temps.
Analyser et contrôler les pertes de l’entrepôt pour minimiser le risque et prévenir à l’ avenir les pertes évitables.
Faire le suivi des recommandations faites par les contrôleurs sur le terrain et compiler les rapports de missions des contrôleurs
Programmer et organiser les inventaires mensuels des magasins CRS en informant à l’avance les différents participants (Finance, Administration, Programme).
Faire la programmation trimestrielle des vivres destinés aux 264 écoles ciblées par le projet.  
Préparer les réclamations des vivres contre les personnes /agences /contreparties en accord avec les règlements du Bailleur.   
Mettre à jour toutes les données concernant les arrivées par B/L et PL en conformité avec les rapports d’experts ainsi que les réceptions de vivres, les livraisons et transfert et veiller à leur équilibre dans le logiciel de gestion des vivres.
Maintenir les registres d’expédition (shipping) des vivres en incorporant les informations basées sur la documentation de l’expédition (shipping documents), dédouanement, les rapports d’experts et tout autre document relevant du registre.
Maintenir les registres principaux des vivres de CRS/Mali en rapportant l’information du formulaire des mouvements journaliers des vivres de l’entrepôt .S’assurer que la balance des vivres de l’entrepôt est en conformité avec les informations du registre.
Maintenir précisément à jour les registres des pertes et réclamations en conformité avec les règlements du bailleur.
Revoir, réviser et s’assurer que les rapports de l’expert sont corrects, noter tous les désaccords/différences observées dans le processus.
En l’absence de l’expert, observer tous les exercices de reconditionnement des vivres devant avoir lieu dans l’entrepôt et s’assurer que toutes différences soient notées. S’assurer que les quantités reconditionnées soient entièrement comptées physiquement ainsi que les vivres non propres à la consommation humaine.
Assister si nécessaire à la récupération des vivres des entrepôts des contreparties et autres.
Rapportage
Préparer  les rapports sur les pertes et les réclamations pour USDA.
Préparer à temps le DMCR basé sur les rapports des pertes.
Préparer le CSR et RSR sur la base des rapports fournis par le Chargé de la Cantine et le Gestionnaire de base des données de CRS
Préparer mensuellement/ Trimestriellement et à temps les CSR, RSR et LSR à soumettre au COP pour approbation puis les archiver correctement dans des chronos.
Faire un rapport narratif des reconditionnements en détaillant toutes les circonstances advenues lors du reconditionnement des vivres.
Autres responsabilités générales
Mettre en œuvre toute autre tâche liée à la fonction ;
Contribuer aux réflexions et débats au sein de CRS.
Relation de travail :
Internes : HOOPS, Gestionnaire Logistique, contrôleurs des vivres, Magasinier et Assistant Magasinier.
Externes : Partenaires, Transporteurs, Experts, Personnel de CRS et Autres.
Qualifications Requises et Compétences Exigées :
Avoir au moins un diplôme Bac + 4 en Gestion, Economie, Comptabilité ou tout autre diplôme équivalent.
Avoir un minimum de trois années d’expérience dans le domaine de la gestion logistique et spécifiquement la gestion des vivres.
Avoir une maîtrise des principes de la gestion axée sur les résultats 
Avoir de bonnes capacités organisationnelles, de planification, et d’analyse
Avoir de bonnes capacités de communication y compris interpersonnelle
Avoir une très  bonne connaissance du français parlé, écrit et une bonne maitrise de l’anglais serait un atout
Avoir une maîtrise des logiciels usuels de travail au CRS (MICROSOFT OFFICE, MS WORD, EXCEL, POWER POINT et OUTLOOK)
Avoir des compétences en comptabilités,
Etre capable de travailler de façon autonome et en équipe
Pouvoir travailler sous pression
Compétences au sein de toute l’Agence (pour tout le personnel CRS) :
Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.
Travaille avec intégrité
Manifeste la mission de CRS, ses valeurs et ses principes directeurs pour aider à améliorer la vie des personnes pauvres, vulnérables et sans voix.
Montre l’exemple de la gestion rationnelle
Fait un usage responsable et efficace du temps, des talents, de l’argent, des capitaux et des ressources naturelles pour réaliser les plans et les buts.
Noue des relations constructives
Bâtit et maintient des relations mutuellement avantageuses grâce à la solidarité.
Encourage l’apprentissage
Développe ses propres capacités et celles des employés et des partenaires pour continuer à apprendre et innover afin de mieux remplir la mission de CRS.
Remarques : Cette description de taches n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des devoirs, des responsabilités relatives au poste. 
Les procédures de recrutement de CRS reflètent notre engagement dans la protection des enfants et des adultes vulnérables et victimes d’abus et d’exploitation. 

  • Postulez avant le 29/02/2016
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