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Assistant Administratif

Bamako, Mali CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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L’offre a expiré.

Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme: Assistant(e) Administratif (ve) du projet FFE3
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 04 Septembre 2015 à l’adresse email suivante : ml_hr@global.crs.orgavec comme objet :  » Candidature au poste de  Assistant(e) Administratif (ve)  du  projet FFE 3 « .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
DESCRIPTION DE POSTE
Fonction :  Assistant(e) Administratif (ve) du Projet FFE 3
Lieu: Bamako/Mali
Superviseur :   FFE Chief of Party
Position dans la grille :    Catégorie IV, Echelon I-III
Département :Education
Contexte                                                                                                            
Catholic Relief Services (CRS)  met en œuvre  des projets de cantines scolaires au Mali, en collaboration avec des partenaires locaux et le Ministère de L’Education Nationale, depuis 1999. Le projet actuel Food For Education and Child Nutrition (FFE) –JIGIYA (2011-2015) a atteint 76.411 élèves dans 310 écoles fondamentales du premier cycle et du second cycle et a obtenu des résultats positifs en termes de taux d’inscriptions et de fréquentation. Les activités du projet comprennent les repas scolaires, les Rations A Emporter (RAE), la distribution de la vitamine A et des médicaments vermifuges, le renforcement des capacités des membres des Comités de Gestion Scolaire (CGS), la formation des communautés d’épargne et de prêt interne (SILC) et l’introduction des bulletins scolaires illustrés destinés aux parents analphabètes. Dans la nouvelle phase d’une durée de cinq ans, le projet misera sur ces succès pour améliorer l’apprentissage  des enfants d’âge scolaire  et asseoir  les bases de la durabilité du projet dans 264 écoles du premier cycle dans les régions de Mopti et Koulikoro. Dans ce contexte, CRS recrute Assistant(e) Administratif (ve)  du projet.
Résumé du poste
L’Assistant(e) Administratif (ve) de Projet est chargé(e) d’assurer le service de secrétariat/administration générale au niveau du projet Food For Education and Child Nutrition (FFE) et d’appliquer les procédures de CRS/Mali en matière de gestion du courrier, des fournitures de bureau et des  appels téléphoniques. Il devra participer activement à la mise en œuvre des activités du projet  en apportant  le soutien administratif et logistique nécessaire à l’équipe du projet. II/Elle devra travailler dans un esprit d’équipe et de franche collaboration avec d’autres personnels du programme et les partenaires impliqués dans la mise en œuvre du projet.
Responsabilités spécifiques 
Administration Générale 
Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs au niveau de FFE ;
Faire la prise de notes et le compte rendu de toutes les rencontres/réunions de FFE , interne et externe ;
Assiste la Chief of Party dans la gestion de son agenda (rendez-vous, visites, voyages, …)
Assurer la gestion et le traitement du courrier (réception, enregistrement, ventilation, classement) ;
Faire la saisie des documents du projet (ordre de mission, protocoles, …) ;
Assurer l’organisation des rencontres/réunions du FFE tant au niveau national que celui des régions ;
Assurer le classement et l’archivage des dossiers du FFE en utilisant un système minutieusement organisé ;
Rédiger les projets de correspondances et les compte rendus de réunion et rencontres ;
Préparer des demandes d’achats,  de services et faire le suivi avec l’unité d’approvisionnement pour le traitement des demandes dans un délai raisonnable ;
Assurer la bonne gestion des fournitures de bureau ;
Assister à la réception des biens et fournitures du projet ;
Assurer la demande de codes T 4 pour les parties prenantes du projet.
Appui au programme
Contribuer à la planification des activités du projet ;
Contribuer à la revue des rapports de l’équipe et des partenaires ;
Planifier et coordonner les activités de formations du projet en collaboration avec l’équipe du projet ;
Contribuer au développement des outils de formations et/ou de sensibilisation du projet ;
Coordonner la distribution du matériel du projet  (kits de formation, matériels de sensibilisations, etc.) ;
Contribuer à la revue des liquidations et des demandes d’avance des partenaires ;
Faire le suivi avec les  Finances pour le traitement des rapports financiers et des demandes d’avances des partenaires dans un délai raisonnable ;
Participer  à  la saisie des données sur le projet FFE.
Voyages
Organiser les voyages des agents de CRS et des partenaires tant à l’intérieur qu’à l’extérieur ;
Faire les demandes de véhicules et le suivi avec l’assistant chef parc auto ;
Introduire les demandes d’avance de  voyage et vérifier les formulaires de liquidation (TEV)
Planifier et organiser l’accueil et l’hébergement des visiteurs de FFE.
Autres 
Veiller à une bonne circulation de l’information  au sein de l’équipe y compris le personnel de terrain ;
S’assurer que l’équipe du projet respecte les procédures administratives de CRS et utilisent les codes comptables appropriées ;
Faire la revue des formulaires administratifs soumis par l’équipe de terrain (timesheet,  demande de congés etc.).
Relation de Travail 
Internes : l’équipe de FFE, les départements Administration, Finance, Programming, et Logistiques de CRS/Mali ;
Externe : les partenaires et visiteurs de FFE, fournisseurs/vendeurs.
Qualifications Requises
Niveau Bac + 2 ou équivalent en secrétariat ou administration ;
Avoir au moins deux (2) années d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou secrétariat dans une organisation similaire ;
Bonnes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise du français. La bonne pratique de l’anglais oral et écrit serait  souhaitable ;
Excellentes capacités  d’organisation, de planification et d’analyse ;
Connaissance parfaite des logiciels : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
Etre flexible, motivée et aimer le travail en équipe et sous pression ;
Aptitude à établir des priorités afin de garantir une obtention rapide de résultat ;
Esprit tourné vers la résolution des problèmes ;
Capacité d’établir et de maintenir de bons rapports de travail avec les collègues et les partenaires ;
Etre très disponible, d’une grande discrétion et avoir  une bonne présentation.
Compétences au sein de toute l’Agence (pour tout le personnel CRS) : Ceux-ci sont enracinés dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.
Servir avec Intégrité
Elaborer la Gérance
Cultiver des Relations Constructives
Favoriser l’Apprentissage
Clause d’Avertissement
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

  • Postulez avant le 30/11/2015
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