RMO MALI recrute pour une Société de la place ayant son siège à Bamako un(e) Assistant(e) Bilingue
Intitulé du poste : Assistant(e) de Direction Bilingue
Rattachement hiérarchique : Directeur Général
Disponibilité : immédiate
Missions du poste
Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet, Intranet…)
Assurer le traitement du courrier
Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur, en veillant à l’application de la charte graphique et des règles administratives,
Concevoir et mettre en forme les documents
Classer et archiver les dossiers et la documentation
Organiser, gérer les réunions et agendas des Directeurs
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Contacts avec les interlocuteurs principaux
Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service
Préparer les ordres du jour de la  direction
Participer à la gestion du personnel de la Direction (planning des congés, suivi des formations, gestions des chronos, gestions des frais de déplacements)
Activités du poste
Effectuer l’accueil téléphonique,
Accueillir physiquement les personnes de l’extérieur et les partenaires internes
Mettre en forme, suivre et gérer le courrier départ et arrivée, tant le courrier postal qu’électronique
Tenir les agendas électroniques des directeurs en liaison avec les collègues
Organiser des réunions, rédiger et mettre en forme le compte-rendu
Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, …)
Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l’archivage, au classement des documents
Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Organiser et suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules…
Coordonner l’activité d’une équipe
Exigences du poste
atteindre des objectifs et respect des consignes données par le directeur,
qualité des prestations et du service rendu,
qualité des relations avec les personnes extérieures et les partenaires internes,
disponibilité importante dans le respect des horaires.
Conditions particulières du poste
Savoir-être
L’Assistant(e) doit être capable de
s’exprimer avec aisance,
travailler en équipe,
faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie,
faire preuve de discrétion,
faire preuve de rigueur et d’organisation.
Connaissances
L’Assistant(e) doit connaître :
avoir un meilleur accueil dans le service,
les normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte,
la charte graphique de l’entreprise.
Savoir-faire
L’Assistant(e) de direction doit savoir
utiliser les outils de bureautiques sous Open Office,
utiliser la messagerie électronique et les agendas du Directeur Général,
s’organiser au mieux afin que les prestations produites respectent en temps et niveau de qualité, les termes d’une commande
Poste informatique, moyens bureautiques au sein du service.
Évolutions possibles du poste
NB : LA CANDIDATURE DES ASSISTANT(ES) BILINGUES ETRANGER(ES) SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
Merci d’envoyer votre candidature CV et lettre de motivation au plus tard le 31 Aout 2015 à l’adresse suivante : www.rmo-jobcenter.com ou recrutement@rmo.ml