DESCRIPTION DE TACHES
POSTE Assistant Administration Finance Mopti
GRADE Catégorie 9A
BASE Mopti
SUPERVISEUR Officer Administration Finance Douentza
SUPERVISEUR TECHNIQUE Manager Finance
Durée Contrat Une année renouvelable
Contexte et brève historique d’IRC:
International Rescue Committee (IRC) a pour objectif de sauver des vies, renforcer les institutions et la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC Mali a ouvert ses activités d’urgences au Mali en Avril 2012. Actuellement, IRC Mali met en œuvre des programmes dans les secteurs de la santé & nutrition, le Wash (Eau et Assainissement), la Relance et développement économique, l’Education et la Protection de l’enfant au Nord (Ansongo, Mopti, Ménaka, et Kidal) et au Sud, dans le district de Kati et Koulikoro (Bamako et Nara).
Sous la supervision directe de l’Officer Administration Finance Douentza et la supervision technique du Manager Finance, l’Assistant Administration et Finance aura la responsabilité d’exécuter des transactions financières et administratives en adhérant aux politiques et procédures de l’organisation IRC.
Tâches spécifiques :
1. Gestions des déboursements et reçus sur le terrain ;
2. Préparer les vouchers pour tout déboursement d’espèce, réception des fonds et gestion des reçus Système financier non-formel à Mopti
3. Suivre les avances et préparation des vouchers d’ajustement, Vérifier les rapports des dépenses et les archiver
4. Déplacement fréquent sur Douentza et lez zones de couverture du projet ;
5. Suivre les congés, et compilation des timesheets des staffs de Mopti sous sa supervision
6. Rendre les fiches de congés accessibles et préparer les timesheets à temps
7. Assister le Département en cas d’audit ;
8. Assurer le respect des procédures financières d’IRC pour tout payement effectué
9. Améliorer la gestion RH sur Mopti, en collaboration avec le Coordinateur Programme terrain
10. Archive exceptionnel et gestion du dossier personnel
11. Transmettre et informer les nouveaux employés sur les évolutions politiques et règlements des RH
12. Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur
Transport
13. Faciliter la maintenance avec l’appui de logisticien de Douentza des motos et véhicules
14. Faciliter le transport des staffs en transit à Mopti pour ses allers retours sur l aéroport et lors des kiss entre Bamako et Mopti
15. Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules
16. S’assurer de l’accord du Coordinateur Programme Terrain pour tous les déplacements en dehors de la ville
17. Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiquer avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi ;
Administration
18. Gestion administrative du Bureau-Guest de Mopti
19. Gestion des hébergements des staffs en transit à Mopti
20. Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et maison de Mopti
21. Gestion des gardiens et femmes de ménage de Mopti
22. Assurer la propreté, la maintenance de locaux, des installations et des équipements de l’entrepôt et autres stocks
23. Réceptionner les matériels et autres produits achetés par IRC en transit ou en destination de Mopti
24. Classer les articles selon la nature /Programme/Projet dans le magasin conformément à la politique d’IRC
25. Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standards de l’IRC en matière de gestion des stocks.
26.Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par l’entrepôt de Mopti
27. Mettre à jours les fiches de stock et classer tous les documents relatifs aux stocks
28. Remplir les dossiers de gestion des stocks(le rapport de livraison, le bordereau de sortie, le récépissé
29. Enregistrer les mouvements de stock dans le Registre, l’EXCEL et le PROLOG.
Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur. Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.
Qualifications
Diplôme BAC+2 en comptabilité, finance, économie ou administration ; Deux (2) ans d’expérience dans un domaine similaire ; Excellente faculté d’organisation, rigueur et précision ;
Parler couramment français ;
Bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
Bonne capacité de gestion de la confidentialité ;
Bonne connaissance de l’outil informatique ;
Disponibilité à voyager sur toute l’étendue du territoire malien ;
Connaissance de l’anglais et des langues locales serait un atout.
Avoir un permis de conduire de la moto
Candidature
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation+ Photocopie de la carte d’identité au plus tard le 19 juin 2015 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou derrière école horizon non loin de l’hôtel Badala, ou aux bureaux/antennes d’IRC à Ménaka, Ansongo, Mopti, Nara et Kidal en mentionnant le poste ASSISTANT ADMINISTRATION FINANCE À MOPTI
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables
 » IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. «