Pays : IRC Mali
Lieu : Basé à NARA
Intitulé : Officier Logistique/Logistics officer
Sous les ordres de : Coordinateur Programme Terrain Nara
Durée : Une année renouvelable
Echelon : 8C
Durée Contrat : 1 année renouvelable
Description synthétique du Poste:
Sous la supervision du Coordinateur Programme Terrain à Nara, lOfficier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à lapprovisionnement, au transport et à la maintenance des structures IRC.
LOfficier logistique répond directement au Coordinateur Programme Terrain Nara
Objectifs généraux :
Assurer lapprovisionnement de la base de Nara en respect avec les normes internationales et nationales des standards IRC et de ses bailleurs de fonds.
Assurer que lensemble des transactions en rapport avec lapprovisionnement soient clairement documentées sur la base des critères préalablement définis et transparents (SOPs).
Assurer la bonne mise en place de la planification des mouvements routiers et aériens.
Assurer la gestion des stocks (articles du stock et pharmacie), les assets et équipements, à savoir le traitement des demandes de sortie, les chargements des véhicules, et suivi des équipements et Assets en veillant au respect des règles et procédures dIRC.
Tâches spécifiques :
1. Approvisionnement et Achats
Sassurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
Sassurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents dachat (PR, BID, PO,
) ;
Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.
Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes dachats, des prix et des disponibilités des articles ;
Sassurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons;
Suivre les commandes et sassurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt dIRC
Faire les copies de tous les documents dachats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
Préparer les demandes de payement des fournisseurs en conformité avec les delivery report et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail
Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel doffre, analyse des offres, contrat dachat, BID, PO, PRF, etc
et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons
En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC.
Traiter quavec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts dIRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires
Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC;
De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches dengagements financiers, conformément aux procédures dapprovisionnement de IRC
Promouvoir une image professionnelle et positive dIRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs
Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement
Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs
Sassurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures dapprovisionnement en vigueurs ;
Sassurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures dIRC
Sassurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..)
Se conformer et appliquer les procédures dapprovisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
Travailler avec les charges des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.
2. Transport
Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs
Assurer le suivi de lutilisation et des mouvements des véhicules ;
Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et sassurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement dIRC relatifs à lutilisation des véhicules
Sassurer de laccord du Coordinateur Programme de Terrain pour tous les déplacements en dehors de la ville
Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et sassurer que tous leurs documents sont en règle ;
Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiquer avec les responsables des programmes pour le suivi.
3. La Gestion des Stocks (Articles stock et Pharmacie)
Réceptionner les matériels et autres produits achetés par IRC avec les fournisseurs ou don reçu dautres partenaires
Classer les articles selon la nature /Programme/Projet dans le magasin conformément à la politique dIRC
Comprendre, mettre en uvre et maintenir les politiques et procédures standards de lIRC en matière de gestion des stocks-pharmacie
Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par lentrepôt-pharmacie
Informer son superviseur de toute rupture de stock potentielle
Superviser les travailleurs temporaires au sein de lentrepôt
Assurer la propreté, la maintenance de locaux, des installations et des équipements de lentrepôt-pharmacie et les autres stocks
Mettre en uvre des procédures de chargement/déchargement, un gerbage approprié et des procédures de rotation First In First Out (FIFO) claires et veiller à ce quelles soient appliquées
Informer son superviseur des problèmes ou des améliorations en matière dentreposage
Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés
Sortir les articles pour les programmes
Mettre à jours les fiches de stock et classer tous les documents relatifs aux stocks
Remplir les dossiers de gestion des stocks(le rapport de livraison, le bordereau de sortie, le récépissé.
Enregistrer les mouvements de stock dans le Registre, lEXCEL et le PROLOG.
4. Gérer les Assets et autres équipements
Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien),
Tenir le registre des assets et équipements du bureau, des résidences sur le terrain,
Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service,
Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de lIRC
5. Reportage / Capitalisation :
Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks de matériels et assets dIRC.
Assister aux contrôles inopinés des stocks
Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des achats, des stocks, de consommation des véhicules et de payements de location et les soumettre dans les délais requis.
6. Maintenance
Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;
Assurer le suivi des entretiens des générateurs
Assurer le suivi et lentretien des bâtiments et du matériel IRC
Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation
7. Divers
Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur.
Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.
Profil requis :
Avoir un diplôme supérieur en Gestion, Comptabilité, Science de lInformatique ou tout autre diplôme équivalent
Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de langlais sera aussi un atout ;
Maîtrise des logiciels tels quExcel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout
Avoir une expérience professionnelle dau moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;
Etre doté dun sens dorganisation, dun esprit déquipe et dune capacité à former les autres ;
Etre motivé, proactif, créatif ;
Etre bon communicateur ;
Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;
Etre disponible immédiatement et navoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.
Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude).
Candidature
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation) au plus tard le 15 Mai 2015 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou Est derrière école Turque et lAmbassade d Allemagne non loin de lHôtel Badala ou aux bureaux/antennes dIRC à Nara, Ménaka, Ansongo, Mopti et Kidal en mentionnant le poste OFFICER LOGISTIQUE NARA
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à ladresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables
L’offre a expiré.