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Officier Logistique

Bamako, Mali IRC - INTERNATIONAL RESCUE COMMITEE
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L’offre a expiré.

Pays : IRC Mali
Lieu : Basé à NARA
Intitulé : Officier Logistique/Logistics officer
Sous les ordres de : Coordinateur Programme Terrain Nara
Durée : Une année renouvelable
Echelon : 8C
Durée Contrat : 1 année renouvelable
Description synthétique du Poste:
Sous la supervision du Coordinateur Programme Terrain à Nara, l’Officier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la maintenance des structures IRC.
L’Officier logistique répond directement au Coordinateur Programme Terrain Nara
Objectifs généraux :
• Assurer l’approvisionnement de la base de Nara en respect avec les normes internationales et nationales des standards IRC et de ses bailleurs de fonds.
• Assurer que l’ensemble des transactions en rapport avec l’approvisionnement soient clairement documentées sur la base des critères préalablement définis et transparents (SOPs).
• Assurer la bonne mise en place de la planification des mouvements routiers et aériens.
• Assurer la gestion des stocks (articles du stock et pharmacie), les assets et équipements, à savoir le traitement des demandes de sortie, les chargements des véhicules, et suivi des équipements et Assets en veillant au respect des règles et procédures d’IRC.
Tâches spécifiques :
1. Approvisionnement et Achats
• S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
• S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ;
• Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.
• Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
• S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons;
• Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC
• Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• Préparer les demandes de payement des fournisseurs en conformité avec les delivery report et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
• Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail
• Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc… et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons
• En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC.
• Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires
• Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement de IRC
• Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs
• Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement
• Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs
• S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;
• S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC
• S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..)
• Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• Travailler avec les charges des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.
2. Transport
• Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs
• Assurer le suivi de l’utilisation et des mouvements des véhicules ;
• Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules
• S’assurer de l’accord du Coordinateur Programme de Terrain pour tous les déplacements en dehors de la ville
• Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ;
• Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiquer avec les responsables des programmes pour le suivi.
3. La Gestion des Stocks (Articles stock et Pharmacie)
• Réceptionner les matériels et autres produits achetés par IRC avec les fournisseurs ou don reçu d’autres partenaires
• Classer les articles selon la nature /Programme/Projet dans le magasin conformément à la politique d’IRC
• Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standards de l’IRC en matière de gestion des stocks-pharmacie
• Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par l’entrepôt-pharmacie
• Informer son superviseur de toute rupture de stock potentielle
• Superviser les travailleurs temporaires au sein de l’entrepôt
• Assurer la propreté, la maintenance de locaux, des installations et des équipements de l’entrepôt-pharmacie et les autres stocks
• Mettre en œuvre des procédures de chargement/déchargement, un gerbage approprié et des procédures de rotation First In First Out (FIFO) claires et veiller à ce qu’elles soient appliquées
• Informer son superviseur des problèmes ou des améliorations en matière d’entreposage
• Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés
• Sortir les articles pour les programmes
• Mettre à jours les fiches de stock et classer tous les documents relatifs aux stocks
• Remplir les dossiers de gestion des stocks(le rapport de livraison, le bordereau de sortie, le récépissé.
• Enregistrer les mouvements de stock dans le Registre, l’EXCEL et le PROLOG.
4. Gérer les Assets et autres équipements
• Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien),
• Tenir le registre des assets et équipements du bureau, des résidences sur le terrain,
• Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service,
• Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC
5. Reportage / Capitalisation :
• Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks de matériels et assets d’IRC.
• Assister aux contrôles inopinés des stocks
• Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des achats, des stocks, de consommation des véhicules et de payements de location et les soumettre dans les délais requis.
6. Maintenance
• Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;
• Assurer le suivi des entretiens des générateurs
• Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC
• Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation
7. Divers
• Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur.
Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.
Profil requis :
• Avoir un diplôme supérieur en Gestion, Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent
• Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
• Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ;
• Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;
• Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;
• Etre motivé, proactif, créatif ;
• Etre bon communicateur ;
• Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
• Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;
• Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.
Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude).
Candidature
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation) au plus tard le 15 Mai 2015 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou Est derrière école Turque et l’Ambassade d’ Allemagne non loin de l’Hôtel Badala ou aux bureaux/antennes d’IRC à Nara, Ménaka, Ansongo, Mopti et Kidal en mentionnant le poste OFFICER LOGISTIQUE NARA
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables

  • Postulez avant le 30/07/2015
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