Assistant Technique de Gestion

Le Bureau d’Études CIRA SA recrute pour son siège à Bamako, un(e) Assistant(e) Technique de Gestion.
IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste : Assistant Technique de Gestion
Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire Général
Postes rattachés : Néant
MISSIONS GÉNÉRALES
Assurer le suivi technique des dossiers relevant du Secrétariat Général et apporter une assistance à la gestion administrative  des activités du Secrétaire Général.
ATTRIBUTIONS DU POSTE
Gestion Technique
Assister le Secrétaire Général dans la planification et le suivi de la mise en œuvre des actions nécessaires à la gestion technique et administrative des entités du Siège et des Filiales;
Suivre l’exécution du planning de production des documents techniques auprès des entités du Siège et des Filiales;
Contribuer au suivi des actions issues des décisions prises lors des rencontres et tout autre forum organiser par CIRA SA ou dont CIRA SA a participé;
Procéder à une synthèse, sous la supervision du Secrétaire Général, des rapports d’activités des entités du Siège et des Filiales;
Tenir le tableau de bord relatif aux projets internes;
Assurer l’actualisation permanente des tableaux de bord et indicateurs suivant les indications du Secrétaire Général ;
Effectuer des traitements, y compris statistiques (taux, indicateurs de performance) et les représentations graphiques les plus adaptées (histogrammes, radars…);
Analyser les informations et données contenues dans les rapports, offres de prestations, de partenariat et autres documents techniques envoyés au Secrétariat Général;
Contribuer au développement des outils de gestions des activités du Secrétariat Général, en faire le suivi de leurs applications et proposer des améliorations;
Préparer les drafts de rapports périodiques (mensuels, trimestriels et annuels) d’activités et procéder à sa mise en forme.
Soumettre au Secrétaire Général les projets de documents techniques et correspondances (Mémos, Courriers internes et externes);
Participer à la gestion du Système de Management Qualité (SMQ) et veuillez au respect de leurs exigences;
Assurer le suivi de la mise à jour des dossiers photos des chantiers;
Gestion Administrative
Assurer la traçabilité de tout dossier du Secrétariat Général, tout en précisant au besoin aux interlocuteurs les questions importantes à traiter et veiller au respect du délai de traitement de chaque dossier interne;
Prendre en charge les dossiers « arrivée », « départ » et mémos internes du Secrétariat Général (réception, enregistrement ventilation et classement);
Appuyer l’organisation des participations aux rencontres/ateliers (rédaction et ventilation des lettres d’invitation, préparation du budget, saisie des documents, etc.).
Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions à la demande du Secrétaire Général;
Coordonner la gestion de l’agenda de travail du Secrétaire Général.
Organiser les missions et visites à la demande du Secrétaire Général.
Assurer toutes autres tâches en rapport avec ses missions générales.
RISQUES SANTÉ / SÉCURITÉ ET AUTRES CONTRAINTES LIÉS AU POSTE
Autonome sur tous les aspects techniques du métier.
Contraintes : celles d’activités normales.
Aucun risque santé et sécurité significatif  n’est identifié pour le poste.
PROFIL REQUIS
Formation et expériences
Diplôme d’Ingénieur en Génie Civil, Génie Rural, statistique ou équivalent, avec de bonnes notions en gestion administrative.
Expérience : 2 à 3 ans minimum.
Avoir une bonne maîtrise du français.
Avoir une expérience raisonnable du secteur privé.
Avoir une bonne connaissance des activités relatives aux BTP.
Maitrise  pratique (oral et écrit) de l’anglais constituerait un atout.
Compétences informatiques
Parfaite maîtrise de l’environnement Windows, de Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint)
Compétences techniques 
Maitriser les outils d’accès aux bases de données, de traitement statistique et de représentation graphique ;
Maitriser parfaitement le tableur et l’outil de reporting;
Maitriser les techniques de téléconférence.
Qualités personnelles
Avoir le sens de la créativité, de l’innovation et prendre des initiatives
Avoir une bonne capacité d’analyse
Avoir le sens de l’organisation,
Être rigoureux, disponible, polyvalent et dynamique
Être courtois et garder son sang froid
Avoir une grande capacité d’écoute
Savoir travailler en groupe et sous pression
Être intègre, discret, loyal et efficace.
COMPOSITION DU DOSSIER
Le dossier de candidature composé :
d’un CV (maximum 3 pages) contenant les informations suivantes :
Identité (Prénom, Nom, Situation matrimoniale, Âge, adresse, contacts),
Formation académique (Diplômes d’études obtenus, école de délivrance, année de délivrance),
Expérience professionnelle (de la plus récente à la plus ancienne exprimée en années en indiquant à chaque fois l’employeur pendant la période concernée),
Compétences en systèmes informatiques (Indiquer les logiciels maitrisés).
d’une lettre de motivation
Le dossier doit être transmis à l’adresse suivante: [email protected]
VALIDITÉ DE L’OFFRE
La présente offre est ouverte durant la période du 20 au 27 mai 2015 inclus.
Au-delà de cette date, aucune candidature ne sera acceptée.
Le candidat retenu devra être disponible pour le 1er juin 2015.
Seuls les candidats retenus dans le cadre de la présélection sur dossier seront contactés pour les entretiens.
Pour plus d’information sur CIRA SA, visitez notre site àwww.cira-sa.com