Descriptif de poste de Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement
Pays : IRC Mali
Lieu : Basé à Bamako
Intitulé : Coordinateur de la chaine d’approvisionnement
Sous les ordres de : Directeur Adjoint chargé des Opérations
Durée : 1 an renouvelable
Echelon : 10C
Contexte d’IRC:
International Rescue Committee IRC est une ONG qui est là pour répondre aux crises humanitaires à travers le monde en aidant les personnes à survivre et reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC sauve des vies et contribue aux changements de ceux qui sont forces de fouir les guerres et les désastres. Aujourd’hui présent dans plus de 40 pays et 22 villes Américaines, nous restaurons la sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes qui sont malmenées et qui luttent vaillamment pour sortir de leur marasme, en les ramenant de la souffrance à la maison.
Contexte du programme au niveau national:
En avril 2012, l’IRC a lancé une réponse d’urgence pour répondre aux besoins humanitaires qui résultent du conflit armé au Mali. L’équipe de l’urgence de l’IRC a mené des enquêtes rapides sur les besoins humanitaires criants et les résultats ont été le développement des programmes de Nutrition, de Wash, de la protection de l’enfant, de l’éducation qui développés et implémentés au Nord comme au Sud. Aujourd’hui IRC est l’un des acteurs actifs dans les clusters de Santé /Nutrition, Wash, GBV, ERD, Protection et l’Éducation.
L’IRC soutient des principes humanitaires dans tous ses programmes, travaille avec les partenaires qui fait la même chose qu’ IRC ; mise beaucoup sur l’acceptation comme stratégie d’intervention dans les zones à haut risque sécuritaires en s’assurant que nos programmes sont menés avec participation et dans la plus grande transparence.
Nos activités programmatiques sont suivies et évalués pour s’assurer qu’elles répondent toujours aux besoins des communautés des zones dans lesquelles nous travaillons.
Pour faciliter les activités des programmes, IRC a un bureau dans la ville de Bamako et trois bases sur les sites (Ansongo, Mopti et Ménaka). IRC dispose également des équipes programmes qui travaillent à Nara et à Kidal. Supporter opérationnellement ces équipes devient un grand chalenge pour la mission et le Coordinateur de la chaine d’approvisionnement est un acteur clé dans ce soutien.
Résumé des responsabilités :
Le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement fait partie intégrante de l’équipe de gestion et travaille sous les ordres de Directeur Adjoint Chargé des Opérations. Ce poste est responsable de la gestion et de l’appui efficace de la chaîne d’approvisionnement tout au long du programme mis en œuvre dans le pays, en conformité avec les réglementations imposées par l’IRC et les bailleurs de fonds. Les responsabilités essentielles incluent l’approvisionnement, le transport, l’inventaire et la gestion des actifs.
Le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement :
• Collaborera et se concertera avec le service en charge des programmes et le service financier afin de garantir des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés.
• Collaborera avec le Contrôleur financier afin de garantir que les mécanismes de contrôle interne fonctionnent avec un minimum de bureaucratie.
• Travaillera avec le personnel de la chaîne d’approvisionnement dans les bureaux extérieurs et avec les Coordinateurs de terrain pour garantir l’efficacité et l’uniformité de la structure de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle du pays, ainsi que la mise en œuvre des politiques et des procédures opérationnelles standard de l’IRC.
• Mettra en œuvre des formations spécifiques aux postes et aux sites afin de garantir que le personnel de la chaîne d’approvisionnement dispose de connaissances et de compétences à la hauteur de leurs responsabilités.
Responsabilités
Parmi les responsabilités spécifiques :
La conformité : Veiller à ce que les politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l’IRC et des sources de financement applicables. Tous les sites et personnels agissent en conformité avec les politiques.
• Maintenir et garder à jour les directives des bailleurs de fonds en lien avec la chaîne d’approvisionnement (approvisionnement, actifs, etc.).
• Mettre à jour, en fonction des besoins, les normes de l’IRC en matière d’actifs/équipements à acheter.
• Contrôler les sections du budget liées à la chaîne d’approvisionnement et organiser le suivi des dépenses. Assurer le suivi en fonction des besoins, y compris la communication interne et les commentaires budgétaires opportuns concernant tout réajustement.
• Finaliser les plans d’acquisition pour toutes les subventions.
• Veiller à ce que tous les rapports des bailleurs de fonds concernant les actifs soient achevés et soumis à temps au Département Subventions.
• Veiller à ce que la cession d’actifs soit passée en revue une fois par an et à ce que les exigences des bailleurs de fonds soient suivies en fonction des besoins.
• Se familiariser avec les diverses réglementations imposées par les bailleurs de fonds.
Formation et sensibilisation : Développer de façon proactive la capacité du personnel de l’IRC à comprendre et à utiliser les outils et services de la chaîne d’approvisionnement en vue de la conception et de la mise en œuvre de programmes de qualité.
• Travailler en collaboration avec le personnel de terrain afin d’identifier les besoins de la chaîne d’approvisionnement et de veiller à ce que les problèmes soient abordés au cours de l’élaboration du nouveau budget.
• Veiller à ce que tout le personnel de la chaîne d’approvisionnement soit conscient et en conformité avec les normes de l’IRC en matière d’approvisionnement, de gestion des actifs et des stocks, de transport, de communication, etc., afin de pouvoir partager ces informations clairement.
• Assister le personnel de la chaîne d’approvisionnement dans son travail avec le personnel affecté aux programmes en vue de l’élaboration de plans d’acquisition avant le début de chaque subvention, en veillant à ce qu’ils soient adaptés aux activités du budget, en conformité avec les réglementations imposées par les bailleurs de fonds, et réalistes en termes de timing.
• Veiller à ce que les rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement soient soumis par chaque secteur. Assurer leur examen et leur suivi selon les besoins.
Gestion du personnel : Pratiquer une excellente gestion des ressources humaines, en soutenant le développement, la promotion et la fidélisation d’une équipe motivée, composée d’un personnel qualifié et expérimenté.
• Identifier les lacunes en personnel et/ou en compétences et veiller à ce que ces lacunes/besoins soient satisfaits, soutenir le recrutement de tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement et superviser le département au quotidien.
• Apporter un feedback à travers des évaluations de performances régulières.
• Veiller à ce que les règles disciplinaires imposées au personnel suivent une méthodologie progressive qui permette une amélioration nette et structurée.
• Développer sur le long terme un plan de leadership de qualité durable, en mettant en œuvre des plans de perfectionnement du personnel et des plans de relève.
Systèmes :
• Veiller à ce que l’approvisionnement ait lieu selon les réglementations imposées par l’IRC et/ou les bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que les membres du personnel participant au comité d’appel d’offres soient formés et à ce qu’ils comprennent leur rôle.
• Veiller à ce que les rôles au sein de la chaîne d’approvisionnement soient clairement délimités.
• Garantir la mise à jour de la liste de fournisseurs présélectionnés.
• Veiller à ce que les services de transport soient rentables et fiables.
• Garantir la sécurité de l’entrepôt et des stocks, leur bonne gestion et la consignation des informations nécessaires.
• Veiller à la bonne gestion des actifs et des matériels de propriété, à la mise à jour régulière de la liste des actifs et à la cession des actifs selon les réglementations de l’IRC et/ou des bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que les systèmes informatiques soient fiables et à ce qu’ils apportent les niveaux de connectivité requis, et garantir le bon état de fonctionnement de tous les réseaux informatiques.
• Superviser le bon état de fonctionnement des systèmes de communication utilisés par l’IRC (VSAT, HF et VHF).
• Veiller à ce que la chaîne d’approvisionnement travaille constamment en collaboration avec la Sécurité afin de maintenir les niveaux de sécurité, de vigilance et de réactivité requis.
Capacités requises :
• Diplôme universitaire en gestion de chaîne d’approvisionnement, en logistique ou en gestion d’affaires ou dans une discipline connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion progressive et en leadership.
• Expérience préalable du travail avec des bailleurs de fonds tels que l’USAID, OFDA, UNICEF, ECHO, le BPRM, l’UNHCR, le DFID, la Direction générale de l’aide humanitaire et l’ Européenne, et connaissance des directives spécifiques imposées par les bailleurs de fonds.
• Expérience sur le terrain de la gestion des opérations d’une grande chaîne d’approvisionnement multi-sites.
• Connaissance approfondie et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d’approvisionnement et maintien des canaux d’approvisionnement dans les régions où l’infrastructure est faible.
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles.
• Excellentes compétences informatiques, entre autres en traitement de texte et avec les tableurs et bases de données.
• Qualités de leadership et volonté de faire preuve d’initiative.
• Volonté de participer et de contribuer en tant que membre d’une équipe, dans des conditions de travail et de vie éprouvantes.
Candidature
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation) au plus tard le 30 avril 2015 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou Est derrière école Turque et l’Ambassade d’ Allemagne non loin de l’Hôtel Badala ou aux bureaux/antennes d’IRC à Nara, Ménaka, Ansongo, Mopti et Kidal en mentionnant le poste COORDINATEUR DE LA CHAINE D APPROVISIONNEMENT
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables