Assistant du Secrétaire Général

Le Bureau d’Études CIRA SA recrute pour son siège à Bamako, une Assistante.
I- IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste : Assistant du Secrétaire Général
Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire Général
Postes rattachés : Néant
II- MISSIONS GÉNÉRALES
 Apporter l’assistance administrative et de gestion aux activités du Secrétaire Général.
III- ATTRIBUTIONS DU POSTE
 Prendre en charge les dossiers « arrivée », « départ » et mémos internes du Secrétariat Général (réception, enregistrement ventilation et classement).
 Rédiger les projets de courriers internes et externes à la demande du Secrétaire Général.
 Assurer la traçabilité de tout dossier du Secrétariat Général.
 Veiller au respect du délai de traitement de chaque dossier interne.
 Préciser au besoin aux interlocuteurs les questions importantes à traiter.
 Planifier et gérer l’agenda de travail périodique du Secrétaire Général.
 Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions selon la demande du Secrétaire Général;
 Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des services sous la supervision du Secrétaire Général.
 Procéder à la mise en forme du rapport d’activité annuel de CIRA SA.
 Procéder à une synthèse, sous la supervision du Secrétaire Général, des rapports d’activités des services et succursales.
 Assurer le suivi de la mise à jour des dossiers photos des chantiers.
 Tenir le tableau de bord relatif aux projets internes.
 Participer à la gestion du SMQ.
 Organiser les missions et visites à la demande du Secrétaire Général.
 Appuyer l’organisation des participations aux rencontres/ateliers (rédaction et ventilation des lettres d’invitation, préparation du budget, saisie des documents etc.).
 Assurer toutes autres tâches en rapport avec ses missions générales.
IV- RISQUES SANTÉ / SÉCURITÉ ET AUTRES CONTRAINTES LIÉS AU POSTE
 Autonome sur tous les aspects techniques du métier.
 Contraintes : celles d’activités normales.
 Aucun risque santé et sécurité significatif n’est identifié pour le poste.
V- PROFIL REQUIS
 Formation et expériences
 Master en gestion administrative ou ingénieur statisticien.
 Expérience : 2 à 3 ans minimum.
 Avoir une bonne maîtrise du français.
 Avoir une expérience raisonnable du secteur privé.
 Avoir une connaissance raisonnable des activités relatives aux BTP.
 Maitrise pratique (oral et écrit) de l’anglais constituerait un atout.
 Compétences informatiques
 Parfaite maîtrise de l’environnement Windows, de Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint).
 Qualités personnelles
 Avoir le sens de la créativité, de l’innovation et prendre des initiatives.
 Avoir une bonne capacité d’analyse.
 Avoir le sens de l’organisation.
 Être rigoureux, disponible, polyvalent et dynamique.
 Être courtois et garder son sang froid.
 Avoir une grande capacité d’écoute.
 Savoir travailler en groupe et sous pression.
 Être intègre, discret, loyal et efficace.
VI- COMPOSITION DU DOSSIER
Le dossier de candidature composé :
 d’un CV (maximum 3 pages) contenant les informations suivantes :
 Identité (Prénom, Nom, Situation matrimoniale, Âge, adresse, contacts),
 Formation académique (Diplômes d’études obtenus, école de délivrance, année de délivrance),
 Expérience professionnelle (de la plus récente à la plus ancienne exprimée en années en indiquant à chaque fois l’employeur pendant la période concernée),
 Compétences en systèmes informatiques (Indiquer les logiciels maitrisés).
 d’une lettre de motivation
Le dossier doit être transmis à l’adresse suivante: [email protected]
VII- VALIDITE DE L’OFFRE
La présente offre est ouverte durant la période du 31 mars au 05 avril 2015 inclus.
Au-delà de cette date, aucune candidature ne sera acceptée.
Seuls les candidats retenus dans le cadre de la présélection sur dossier seront contactés pour les entretiens.
Le candidat retenu devra être disponible pour le 15 avril 2015.
Pour plus d’information sur CIRA SA, visitez notre site à www.cira-sa.com