DESCRIPTION DU TRAVAIL
International Rescue Committee IRC est une ONG qui est là pour répondre aux crises humanitaires à travers le monde en aidant les personnes à survivre et reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC sauve des vies et contribue aux changements de ceux qui sont forces de fouir les guerres et les désastres. Aujourd’hui présent dans plus de 40 pays et 22 villes Américaines, nous restaurons la sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes qui sont malmenées et qui luttent vaillamment pour sortir de leur marasme, en les ramenant de la souffrance à la maison.
CONTEXTE:
En avril 2012, l’IRC a lancé une réponse d’urgence pour répondre aux besoins humanitaires qui résultent du conflit armé au Mali. L’équipe de l’urgence de l’IRC a mené des enquêtes rapides sur les besoins humanitaires criants et les résultats ont été le développement des programmes de Nutrition, de Wash, de la protection de l’enfant, de l’éducation qui développés et implémentés au Nord comme au Sud. Aujourdhui IRC est lun des acteurs actifs dans les clusters de Santé /Nutrition, Wash, GBV, ERD, Protection et l’Éducation
L’IRC soutient des principes humanitaires dans tous ses programmes, travaille avec les partenaires pour faire la même. IRC mise beaucoup sur l’acceptation comme stratégie dintervention dans les zones à haut risque sécuritaires en sassurant que nos programmes sont menés avec participation et dans la plus grande transparence.
Nos activités programmatiques sont suivies et évalués pour sassurer quelles répondent toujours aux besoins des communautés des zones dans lesquelles nos travaillons.
Pour faciliter les activités des programmes, IRC a un bureau dans la ville de Bamako et trois bases sur les sites (Ansongo, Mopti et Ménaka). IRC dispose également des équipes programmes qui travaillent à Nara et à Kidal. Supporter opérationnellement ces équipes devient un grand chalenge pour la mission et le Manager de la chaine dapprovisionnement est un acteur clé dans ce soutien.
RESUME DES RESPONSABILITÉS:
Le Manager de la Chaîne dApprovisionnement (SCM) est un membre de léquipe de gestion de la mission dIRC Mali. Il rapporte directement au Directeur Adjoint Chargé des Opérations.
Le SCM est responsable de la gestion et de la délivrance des demandes des programmes/départements IRC en rapport avec la chaine d approvisionnement en conformité avec les procédures internes dIRC et de nos bailleurs de fonds.
Ci-dessous les responsabilités clées en rapport avec les achats, le transport, la gestion et la sécurisation de nos stocks et équipements.
Le Manager de la Chaine d Approvisionnement ( SCM) doit :
Collaborer et coordonner avec les Programmes et les Finances pour assurer des systèmes opérationnels intégrés et harmonisé.
Collaborer avec le Contrôleur Financiers pour assurer que les contrôles internes sont assurés avec minimum de bureaucratie.
Travailler avec les officers de la chaine dapprovisionnement des bases et le Field Manger pour assurer l’efficacité et luniformisation de la structure du département et s assurer de la mise en uvre des politiques du fonctionnement standard de l’IRC et de ses procédures.
Evaluer le travaille des équipes et leurs besoins en formation pour assurer que le personnel de IRC en général et de la Chaîne dapprovisionnement possèdent la connaissance et compétences proportionnées avec leurs responsabilités.
Assumer la responsabilité de sécuriser les mouvements de nos véhicules, personnels et items lors des déplacements sur terrain.
Assurer en collaboration avec le DDO que tous les Assets IRC sont bien gérés, suivis et conservés en toute sécurité.
Réviser périodiquement les contrôles mis en place et identifier les gaps qui affectent la transparence, la ségrégation des taches et proposer des corrections pour bien appuyer les opérations de IRC Mali.
Développer les mécanismes de contrôles et les formaliser via les SOPs (Procédures opérationnelles standardisées), développer un mécanisme de suivi basé sur les changements dactivités à différents niveaux.
Evaluer les besoins des staffs des sites en termes logistiques et inventaire et gestion des assets et transport
Travailler en collaboration avec les programmes pour mettre en place une stratégie de procéder aux achats groupés.
Les responsabilités spécifiques :
Vérifications:
Assurer que les politiques et procédures de IRC Mai sont conformes avec celles de IRC au niveau globale et celles des bailleurs. Veiller à ce que ces dernières soient respectées par tous les staffs dIRC de Bamako comme ceux des bases.
Maintenir la mise à jour les lignes directrices des donateurs relatifs à lapprovisionnement (achat, stockage, équipement, etc.)
Mettre à jour comme demandé les standards IRC en termes dacquisition des biens et équipements.
Assurer le suivi de toutes les sections de la chaine dapprovisionnement, suivre comme il se doit et dans les temps records les plans des dépenses et proposer les réalignements là où cest nécessaire.
Finaliser et suivre les plans des dépenses de chaque nouveau budget.
Sassurer que tous les rapports des assets soient complétés et partagés avec les grants dans les délais.
S assurer que IRC Mali dispose dun plan annuel damortissement des équipements accepté par les bailleurs.
Se familiariser avec les règlements de nos principaux bailleurs de fonds
Attentes en Formation:
Etre proactif dans le développement des compétences de personnel dIRC, aider les staffs à comprendre et à utiliser les outils de la Chaîne dApprovisionnement et les services pour implémenter un programme de qualité.
Travailler avec les staffs de terrain pour identifier leurs besoins en chaine d approvisionnement et sassurer que ces besoins soient tenus en considération dans le développement dans les nouvelles propositions.
Sassurer que les staffs de la Chaîne d Approvisionnement sont informés des politiques et procédures, de la gestion et du management des Assets, du transport, de la communication etc
pour quà leur tour il partage clairement ces informations.
Aider son équipe à travailler avec les programmes pour établir des plans dachat/ acquisition avant le début de chaque subvention, sassurer que les activités qui sont proposées sont financées par les budgets en cours et que les délais qui sont proposées sont conformes et réalistes.
Sassurer que les rapports de la Chaîne dApprovisionnement sont soumis et revus dans les délais par les bases.
Gestion des staffs:
Bonne pratique de gestion des ressources humaines, supporte le développement, soucieux de la promotion, de la rétention des staffs compétents, motivés, qualifiés et expérimentés.
Identifier léquation staff disponible /besoins en staffing, dégager les gaps et comment il faut les combler par les recrutements pour sassurer que la supervision du département est assurée au quotidien.
Donner des feeb back constructifs à travers les évaluations de performance de léquipe.
Sassurer que les actions disciplinaires sont suivies progressivement et méthodiquement avec des indicateurs clés bien structurés pour susciter des améliorations.
toute discipline du personnel suit une méthodologie progressive que fournit pour clair et a structuré l’amélioration.
Développer un plan à long terme pour assurer un leadership de qualité en proposant un plan de développement et succession du personnel de son équipe
Mise en place des systèmes:
Sassurer que achats/acquisition des biens sont faits dans le respect des procédures de IRC et des donateurs
Sassurer que les staffs qui participent dans la commission de passation des marchés sont formés et comprennent leurs rôles
Sassurer que le rôle des approvisionnements est bien compris par ceux qui sont sensés lexécuter
Mettre toujours à jour la liste des fournisseurs autorisés.
S assurer que les prix qui sont appliqués dans le domaine de transport sont efficients et réalistes/fiables
Sassurer que les entrepôts et nos stocks sont sécurisés, bien aménagés et documentés
Que nos équipements et propriétés sont bien gérés, que leur liste est mis régulièrement à jour et que leur amortissement suit les procédures IRC et celles de nos donateurs.
Sassurer que le système informatique (IT) est faible, fournit un niveau de connectivité acceptable et sassurer du bon fonctionnement du système IT et de toutes ses réseaux
Superviser le bon fonctionnement des systèmes de communication utilisés par IRC (VSAT, Thuraya, HF et VHF)
Qualifications/Expérience:
Diplôme universitaire en matière de Gestion de la chaîne dapprovisionnement (approvisionnement, gestion des achats, acquisitions, gestion des stocks ou apparenté).
Expérience dau moins 3 ans progressifs dans la chaine dapprovisionnement
Expérience de travaille avec les donateurs notamment OFDA, ÉCHO, ASDI et UNICEF, et connaissance de directives spécifiques de ces derniers.
Connaissance des réalités locales de la chaine dapprovionnement.
Très forte organisation, compétence interpersonnel dans les outils de communications.
Compétence élevé de travail sur ordinateur, forte connaissance en traitement de texte, feuilles de calcul, bases de données souhaitée.
Forte capacité de leadership et capable de prendre de lui même des initiatives
Bonne volonté de participer et contribuer en tant que membre d une équipe à faire avancer es activités de la mission dans un contexte avec beaucoup de chalenges avec des conditions minimales de travail
Expérience de travail dans un environnement multisectoriel avec les approches de mise en uvre des programmes humanitaires et de développement
Expérience de travail en Afrique de lOuest et au Mali constitue un avantage.
Des fortes Compétence en français et en anglais écrits et parlés, en Bambara un atout.
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation+ Cassier judiciaire+Photocopie de la carte didentité, Permis de conduit moto) au plus tard le 18 Mars 2015 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou près de lhôtel Badala, ou aux bureaux/antenne dIRC à Ménaka, Ansongo et Mopti en mentionnant le poste Supply Chain Manager
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à ladresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables
» IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont lIntégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre lexploitation et les abus, la sauvegarde de lenfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. «
L’offre a expiré.