ACF est une organisation humanitaire internationale, non-gouvernementale, privée, non-politique, non-confessionnelle et à but non lucratif. ACF a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier. Sa mission est de lutter contre la faim, la misère et contre les situations dangereuses menaçant les hommes, les femmes et les enfants. Actuellement, 500 collaborateurs et plus de 5000 employés travaillent pour ACF dans plus de quarante-six pays, et dans quatre domaines d’action: la santé / nutrition, la sécurité alimentaire et moyens d’existence, et l’eau/assainissement.
Structurée en réseau international, Action contre la faim est représentée à Londres, Madrid, New York, Montréal et Paris. Elle lutte contre la malnutrition au Mali depuis plus de 15 ans et propose à ses salariés un cadre de travail professionnel, rigoureux et de fortes possibilités d’évolution.
Forte d’une expérience de plus de 30 ans dans la lutte contre la malnutrition, d’une expertise reconnue par les organisations nationales et internationales, ACF souhaite aujourd’hui renforcer son équipe et recherche des ‘talents’ fortement motivés pour occuper un poste de : DEUX (02) ASSISTANTS CHEF DE PROJET WASH EBOLA (H/F)
Lieu : Mali, KITA, BANAMBA
Disponibilité : Immédiate
Durée du contrat : CDD Jusqu’au au 30/06//www.malipages.com2015
ACF-E propose :
Un salaire Compétitif (selon expérience et qualifications).
Des formations régulières en interne.
Des possibilités d’évolution dans le pays et dans l’organisation.
MISSION / OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE
L’Assistant Chef de Projet WASH EBOLA assure la mise en œuvre du programme de renforcement de la prévention contre la propagation de la Maladie à Virus Ebola (MVE) au Mali dans le respect des engagements contractuels pris avec le bailleur et des procédures ACF-E (utilisation d’outils de suivi des activités et des indicateurs) en lien avec le Chef de Projet WASH et le Responsable Technique WASH.
L’Assistant Chef de Projet participe au renforcement des capacités des structures sanitaires des zones ciblées à identifier, prévenir et contrôler le risque infectieux dans le contexte de la MVE au Mali et à l’ancrage institutionnel du programme au niveau local en accord avec la stratégie définie au sein du programme et en collaboration avec le Responsable Technique Wash, et le chef de Base respectif (75-80% du temps).
Enfin, il participe au développement du secteur EHA d’ACF-E en participant au plate-forme d’échange et de coordination au niveau national, en contribuant à l’identification de besoin et à la formulation de projets (20-25% du temps).
Il/elle doit :
Planifier la réalisation des volets du projet (chronogrammes activité, déplacements, achats et dépenses) ;
Assurer le bon suivi opérationnel de la mise en œuvre des volets du projet;
Encadrer et gérer son équipe de superviseur sanitaire et psychosocial (plannings, évaluation, respect des règles de sécurité, ..)
Travailler en interconnexion avec les autres volets d’intervention d’ACF au Mali.
Appliquer les règles de sécurité ;
Assurer le Reporting au Chef de Projet WASH et au Responsable technique WASH;
Participer aux réunions sectorielles ;
Assurer la Veille humanitaire et sécuritaire de sa zone d’intervention (avec participation à l’établissement de la programmation comme force de proposition).
Assurer la Relation avec les autorités locales et les différents partenaires pour le bon déroulement du programme
Pour cela, il doit avoir une bonne capacité d’analyse, de planification (budgétaire et logistique) et d’encadrement des équipes ainsi qu’une maitrise suffisante en santé publique et en Eau, Hygiène et assainissement, nécessaires au bon aboutissement du projet.
OBJECTIFS SPÉCIFIQUES (*)
Objectif 1 : Mettre en œuvre le volet EHA-PCI (Prévention et contrôle de l’Infection MVE -Eau Hygiène et assainissement) dans les zones d’intervention ciblées par le programme selon une démarche » qualité « .
Responsabilité :
En appui et lien hiérarchique avec le Chef de Projet WASH:
Assurer la bonne implémentation des volets du projet et préciser les modalités techniques et méthodologiques de mise en œuvre en correspondance avec les documents de projets, la stratégie de la mission ACF-E et le Responsable Technique WASH;
Organiser et superviser la mise en œuvre du programme en concordance avec les documents relatifs au projet (cadre logique, document narratif, budget) et l’évolution du contexte et suivre les différentes activités des projets ;
Réaliser la programmation et la planification des activités du projet Eau Hygiène et Assainissement-PCI MVE et la mettre en relation avec la planification des techniciens (cf. objectif 3.) ;
Elaborer et utiliser les outils méthodologiques et la documentation disponible pour la mise en œuvre des actions (document de mise en œuvre stratégique, études et diagnostics, outils de planification, documents techniques, rapport de capitalisation …) ; planifier les activités, mettre à jour régulièrement les chronogrammes d’activités et contrôler leur application; Valider les outils et méthodologies de mise en oeuvre par le Chef de Projet WASH ;
Améliorer et/ou développer et utiliser en coordination avec le Chef de Projet WASH les outils méthodologiques et la documentation nécessaire à la bonne implémentation des actions (étude et diagnostic, outils de planification, matériel de formation…) ;
Suivre et appuyer techniquement et méthodologiquement les superviseurs sanitaires du programme et les partenaires locaux impliqués (Associations et organisations de producteurs ; ONG nationale dans le cadre du partenariat) ;
Contrôler la qualité des activités sur le terrain et de la bonne qualité des ouvrages selon les plans, cahiers des charges, TdRs ;
Contrôler le suivi et l’évolution des volets du projet (progrès, pertinence et efficacité) et ajuster si besoin les activités. Assurer le suivi et l’évaluation continue des activités : élaborer son plan de visites et de monitoring des activités, effectuer des visites terrain régulières pour contrôler l’avancement et la qualité des activités, mettre en place des mécanismes de suivi et évaluation continue ;
Elaborer des plans d’action pour chaque volet du projet , contrôler et appuyer leur mise en œuvre ;
Adapter éventuellement les types d’intervention entre la proposition de projet et les contraintes terrains (calculs hydrauliques, ciblage des localités, design des ouvrages…). Suivre l’évolution de la situation humanitaire et des pratiques dans le domaine de la Prévention-Controle des Infections de la MVE et s’assurer que les méthodes d’intervention sont adaptées et proposer au chef de projet WASH des ajustements d’axes stratégiques et/ou de méthodologies d’intervention au sein de son projet si nécessaire ;
Organiser (et/ou participer activement) en collaboration avec le reste de l’équipe technique des réunions/rencontres mensuelles avec les techniciens et les autres membres de la base respective ; Assurer une bonne coordination entre les équipes en charge des activités Wash-PCI et animer des réunions régulières de suivi avec ses équipes ;
Participer aux rencontres et réunions programmées avec les différents partenaires dans le domaine de l’Eau, Hygiène et Assainissement –PCI MVE; développer le réseau et la collaboration avec les acteurs locaux (services techniques décentralisés (STD), ONG, centre de recherche, autorités communales…) ; élaborer et suivre les protocoles de collaboration ;
Veiller aux respects des standards et codes de bonnes pratiques d’ACF-E (document de positionnement, guideline techniques et méthodologiques, charte et principes d’intervention notamment)
Faire remonter au Coordinateur WASH tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à la réalisation du projet.
Objectif 2 : Assurer la mise en œuvre et le développement du système de suivi évaluation du volet Eau Hygiène et Assainissement – PCI MVE
Responsabilité :
En appui du Chef de Projet WASH avec le département Suivi et Evaluation
Elaborer des outils de suivi évaluation des volets d’activités du projet, de l’avancement des réalisations et des indicateurs objectivement vérifiables du programme en collaboration avec le Chef de Projet WASH ;
En collaboration avec les superviseurs sanitaires, analyser la pertinence des activités mises en œuvre, ainsi que les éventuelles options de changement de modalités de transferts ; Proposer des changements d’orientation technique qui pourraient avoir lieu par rapport à la proposition initiale ;
Assurer la mise en place du système de suivi évaluation du volet et des indicateurs du programme et appuyer les équipes de terrain pour la bonne mise en œuvre des outils de suivi évaluation des actions ; Informer le Chef de Projet WASH des difficultés et des blocages ;
En collaboration avec le Chef de Projet WASH et ce dès le démarrage du projet, planifier les missions de Monitoring et Evaluation du projet par les équipes M&E ;
Assurer le partage au sein de ses équipes des recommandations effectuées par le Conseiller Technique et l’équipe M&E et garantir leur application ;
Valider et rédiger les rapports hebdomadaires, mensuels et les fiches de suivi remis par les superviseurs; Assurer le traitement et l’analyse des données ; Rédiger les rapports mensuels, intermédiaires, finaux, internes et demandés par le bailleur de fonds ; Proposer et participer avec le Chef de Projet WASH à la rédaction d’amendements au programme en cas de modifications significatives des activités ou des délais ;
Participer à l’autoévaluation et à l’évaluation des actions en relation avec le Chef de Projet WASH et les éventuels intervenants extérieurs;
Réalisation des termes de références, à la préparation et à la mise en œuvre des études au sein de la zone sur les thématiques du volet (EHA-PCI).
Objectif 3 : Assurer la gestion des ressources humaines et les processus administratifs en collaboration avec les autres responsables de la base respective.
Responsabilité :
En appui du Chef de Projet avec le département des Ressources Humaines et Administratif
Suivi :
Encadrer les équipes dans son domaine de compétence (suivi des présences et des autorisations d’absence, suivi des heures supplémentaires, planification détaillées des activités, suivi du travail de terrain, réunion d’équipe…) ;
Superviser et appuyer les superviseurs sanitaires dans la réalisation de leurs tâches ; Fixer des objectifs et s’assurer que les personnels du projet ont les compétences et les outils nécessaires pour atteindre les objectifs ; Organiser des réunions d’équipes afin de prendre en compte les besoins et difficultés éventuelles de son équipe ; Proposer des ajustements de l’organigramme de son équipe si nécessaire à une meilleure réalisation du programme ;
Responsable hiérarchique de toute son équipe technique à gérer de façon équitable, juste et dans le respect de la législation et de la culture locale ;
Participe à la gestion administrative de l’équipe de technicien (recrutement, description de poste, évaluation du personnel, planification et validation des congés, accompagnement des intervenants extérieurs…) ;
Participe activement à la mise en place du plan de formation et de renforcement des capacités des techniciens et des partenaires (identification des besoins, développement du matériel et des temps de formation, diagnostic organisation et plan de renforcement des capacités…) ;
Renforcement des capacités des membres de son équipe : assurer la formation continue des équipes tout au long du projet ;
Contribuer à une atmosphère propice à une dynamique professionnelle ;
Réaliser des évaluations à mi et à fin de projet de l’équipe du Projet et s’assurer que les évaluations de tous les membres des équipes projet soient réalisées.
Discipline :
Assurer la résolution des conflits (personnels et professionnels) au sein de votre équipe ;
Le cas échéant, mettre en place la procédure de discipline en accord avec l’administration ;
Participer aux choix d’éventuelles sanctions.
Objectif 4 : Assurer la gestion de la logistique et les processus financiers en collaboration avec les autres responsables de la base respective.
Responsabilité :
En appui du Chef de Projet avec le département logistique et de la finance
Suivre et appuyer la réalisation de la gestion financière, en collaboration avec le financier de la base, des actions dans son domaine de compétence (prévisionnels de trésorerie mensuels, mise à jour des prévisionnels de dépenses annuelles, suivi budgétaire, vérifications des imputations de dépenses …) ;
Appuyer le suivi des dépenses (éligibilité et bonne utilisation des fonds) liées aux lignes budgétaires affectées aux activités du projet en lien avec le chef de Projet WASH et l’Administrateur de la base ;
Appuyer la planification et validation des dépenses sur les lignes budgétaires opérationnelles ;
Appuyer le suivi des lignes budgétaires opérationnelles par la mise à jour continue du BFU (Budget Follow-up) et être vigilent sur d’éventuelles sous ou sur consommations ;
Appuyer le suivi des dépenses opérationnelles sur le programme (suivi opérationnel) ;
Appuyer le chef de projet WASH dans les prévisionnels de trésorerie de son programme ;
Participer au suivi budgétaire ;
S’assurer de l’adéquation du budget avec les objectifs et les activités fixés en collaboration avec le chef de Projet WASH et le personnel financier ;
Proposer au Chef de Projet WASH des réaffectations entre les lignes si nécessaire et anticiper les potentiels besoins supplémentaires ;
Transmettre dans les délais définis en interne ses besoins en trésorerie à l’administration et respecter les procédures de demande/retour d’avance ;
Appuyer le Chef de Projet WASH en lien avec la Coordination technique puis l’administration et la logistique de la base pour la mise à jour du BFU et pour la consolidation du suivi budgétaire projet ;
Appuyer la gestion logistique, en collaboration avec le logisticien de la base, des actions dans son domaine de compétence (Demande d’achat, contrôle de la qualité du matériel réceptionné et gestion des sorties de stocks, respect des règles de sécurité, planning des déplacements en synergie avec les autres chefs de projet) ;
Dès le démarrage du programme et en lien avec son équipe, planifier ses besoins en achats et services en fonction de la planification des activités ;
Mettre à jour la planification des achats avec le chef de projet WASH dès que nécessaire ;
Préparer les demandes d’achats et de services pour transmission au Chef de projet WASH ;
Appuyer la coordination et le et le suivi des demandes d’achats avec le service logistique ;
Transmettre au Chef de projet Wash et Logisticien Base la planification hebdomadaire des mouvements dans le respect des échéances définies ;
S’assurer de la mise en place d’un suivi des stocks dédiés aux activités du projet en utilisant les outils de gestion de stock adéquats ;
S’assurer que le rapprochement entre les entrées et sorties de stock est fait régulièrement entre les équipes programme et le service logistique ;
Superviser l’utilisation du matériel mis à la disposition du programme (suivi du matériel, état, etc) et assurer une répartition adéquate entre les différents volets ;
Suivre la bonne utilisation des approvisionnements sur le terrain ;
Supervise les conditions d’utilisation du matériel du programme dont il a la charge ;
Respecte les procédures et règles logistiques et s’assurer de leur application par les membres de son équipe.
Objectif 5 : Participer aux activités fonctionnelles et stratégiques du volet » Eau Hygiène et Assainissement et PCI » d’ACF – E au Mali.
Responsabilité : En lien hiérarchique avec le Responsable Technique et le Coordinateur WASH:
5.1 Participer au remontée d’informations sur l’analyse du contexte de l’accès à l’eau potable, à l’assainissement à l’hygiène ;
5.2 Participer à la dynamique d’intégration des différents domaines d’intervention du programme (nutrition, eau et assainissement et sécurité alimentaire sur la base du schéma causal de la malnutrition) ;
5.3 Participer aux rencontres techniques et fonctionnels internes à l’organisation (réunion stratégique…) ;
5.4 Participer à la définition et au déploiement de la stratégie de partenariat d’ACF au Mali dans le cadre de la collaboration avec l’ONG nationale dans le cadre du programme ;
5.5 Sur délégation du Chef de Projet WASH, participer à des évaluations sur la zone d’opérations voir sur d’autres zones pour un futur programme ;
Objectif 6 : Maintenir un lien étroit entre le terrain et la base opérationnelle
Responsabilité:
Mener le programme en étroite collaboration avec les communautés ;
Représenter ACF-E sur le terrain et faire preuve d’un comportement irréprochable (respect des bénéficiaires, des autorités, des leaders, des autres ONG….) ;
Informer immédiatement le Chef de Projet WASH et le Responsable Technique WASH de tout événement lié à la sécurité dont il aurait connaissance. Lors de ses évaluations ou visite terrain, être » curieux » de l’évolution sécuritaire de la zone et en informer les personnes concernées ;
Respecter scrupuleusement les règles de conduite et d’éthique de ACF-E et les règles de sécurité ;
Participer sur délégation du Chef de Projet aux réunions de base hebdomadaire ;
Objectif 7 : Reporting, gestion des données, archivage et capitalisation
Responsabilité :
Reporting interne et externe :
Participer à l’élaboration des rapports nécessaires pour les bailleurs ;
Appuyer la vérification des données du projet et appui et rédige la rédaction des rapports réguliers (hebdomadaires et mensuels APR : Activity Progress Report) sur les activités et sur le suivi de projet à destination du Responsable Technique WASH;
Appuyer la rédaction des SitReps mensuels et les transmet au Chef de Projet WASH avant transmission au département reporting dans le respect des échéances définies en interne ;
Appuyer l’élaboration de l’OMP (Outil de Monitoring Projet) au démarrage du projet, consolider et contrôler les informations fournies par vos équipes pour la mise à jour mensuelle de l’OMP;
Préparer les rapports bailleurs et participer à la rédaction de nouvelles propositions d’intervention sous la supervision du chef de projet et Responsable Technique WASH ;
Assurer la mise à disposition d’un rapport de comptage du projet des bénéficiaires d’ACF-E pour le Chef de Projet WASH ;
Rédiger un rapport de fin de mission et/ou un rapport de passation à la fin de votre contrat.
Gestion des données et archivage :
S’assurer que les données relatives au programme sous votre direction sont recueillies, compilées et archivées par le Gestionnaire base de données dans la base de données du projet ;
S’assurer de la qualité de la saisie et du traitement des données ;
S’assurer de la communication dans les délais impartis des listes de bénéficiaires des différentes activités aux partenaires du projet (bailleur de fonds principalement) après validation de vos supérieurs hiérarchiques et l’appui du Conseiller Technique ;
S’assurer que l’archivage des documents projets, notamment les sources de vérification bailleurs, est réalisé correctement par les Responsables de volet/Gestionnaire base de données et organiser en fin de projet la remontée des documents vers la coordination en capitale.
Capitalisation :
Participer et appuyer la capitalisation du projet et des matériels de formation préparés ;
Participer et appuyer la capitalisation des différents outils, méthodologies et leçons apprises sur son programme, produire un document technique à chaque activité, innovation, méthodologie, outils ;
Appuyer et participer à l’organisation des ateliers de réflexions stratégiques et sur les leçons apprises avec ses équipes ;
Participer à la rédaction d’un rapport de capitalisation en fin de programme afin de nourrir les connaissances professionnelles de l’organisation et bénéficier à de futurs projets.
Objectif 8 : Coordination externe avec les autres acteurs de la zone d’intervention et représentation d’ACF-E en ce qui concerne le domaine d’expertise du programme
Responsabilité :
Participer aux clusters et différentes réunions de coordination dans la zone d’intervention du projet sur les domaines de l’eau, hygiène et l’assainissement et PCI MVE ;
Communiquer sur les activités du projet avec les parties prenantes (sous validation du supérieur hiérarchique) ;
Représenter ACF-E et l’action d’urgence lors des diverses rencontres et réunions sectorielles auxquelles il participe ;
Assurer la coordination avec les parties prenantes sur place (comités de distribution, comités de plaintes, partenaire financier, autorités locales et traditionnelles et acteurs humanitaires sur la zone).