Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un Administration Manager H/F
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 15 février 2015 à l’adresse email suivante : ml_hr@global.crs.org avec comme objet : « Candidature au poste d’ Administration Manager Sevaré« .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
DESCRIPTION DES TACHES
Titre du poste:  Administration Manager
Département:  Administration Générale (Operations)
Location: Sevaré
Reports To:  Head of Office (HOO)
Band:  VI
Supervisés:  Chef parc auto et General Service Officer (GS0), la chargée des achats Sevaré, la réceptionniste/standardiste
Relevant du chef de bureau, L’Administration Manager aura comme principale responsabilité la gestion performante des ressources au niveau des différents services en appui au programme CRS Mali à travers  la supervision et l’encadrement de l’équipe opérationnelle du sous bureau de Sévaré. Il/elle, en étroite collaboration avec le HOO, est responsable d’assurer un fonctionnement efficient du système administratif, de l’application des politiques et processus en lien avec les normes de l’Agence et les meilleures pratiques de l’Administration.
Il/Elle s’assure que toutes les composantes du programme disposent de ressources adéquates pour leur besoin et que le fonctionnement de ces composantes est conforme aux objectifs poursuivis par CRS Mali à travers ses activités à Sevaré. Il/Elle appui individuellement le personnel administratif au besoin. Il / elle travaille en collaboration avec le Head of office, le Senior Administration Manager et le Head of Operations pour la détermination des facteurs clés de succès du système administratif du sous bureau de Sévaré. Il/Elle participe aux réunions de coordination avec tous les membres du personnel administratifs.
PRINCIPALES TACHES         
Gestion, Coordination and Communication
Assister de façon proactive le Chef de bureau à l’optimisation de la gestion des ressources et à l’identification des problèmes de l’administration ainsi qu’à la recherche de solutions.
Servir d’interface entre CRS et les services administratifs locaux  (CNSS, Inspection du travail, Service des Impôts, permis de travail).
Assure la qualité des services administratifs  en veillant  à ce que l’exécution des activités programme soient exécuté en conformité avec les politiques et procédures administratives, du CRS, des bailleurs et de la législation du Mali en apportant un support administratif au personnel.
Assure l’optimisation  des coûts des opérations, par la supervision du GSO à la gestionrationnelle et la maintenance des immobilisations, bâtiments,  biens et équipements et par la production d’information d’analyse et de gestion (proposition pour les matériels à  reformer, recommandation) tel l’inventaire des immobilisations, des biens / équipements du bureau de Sévaré  et ceux confiés aux partenaires.
Faciliter une réponse rapide et de qualité des services administratifs par des relations professionnelles avec le personnel et les partenaires externes (gouvernement; les bailleurs, les prestataires de services).
Participe, en collaboration avec le Chef de bureau, au processus de budgétisation département administratif.
Sécurité
Agir à titre de point focal, participe aux réunions de sécurité et maintien actuel et opérationnel (en collaboration avec Head of office, le responsable de la sécuritéà Bamakoet le Head of Operations)  les plans de contingence ainsi que les standards de sécurité pour le personnel et les biens du sous bureau CRS de Sévaré.
Voir à la circulation d’information sur les aspects de sécurité en coordination avec le responsable de sécurité à Bamako
Assure les briefings de sécurité auprès du personnel et partenaires, responsable  des aspects sécuritaires des maisons et du respect des mesures de sécurités des gardiens du sous bureau de Sévaré et des résidences.
Gestion de la flotte et des chauffeurs
Supervise le chef parc auto et s’assure du maintien du coût efficient d’opération du parc véhicule et du coût de consommation constant au klm et de l’utilisation efficiente des véhicules (projet voiture données VMS) et apporte des propositions d’amélioration au Head of office, le Senior Administration Manager et le Head of Operations.
Conseil le chef de bureau en matière d’amélioration des opérations du parc automobile pour répondre aux besoins des projets / personnel en assurant un système de planification des véhicules et des chauffeurs permanents  de requête/approbation et le contrôle sécuritaire des véhicules et motocyclette (suivi des visites journalière/hebdomadaire/mensuel, procédures de gestion des véhicules, rotation des chauffeurs permanents, utilisation conforme).
Approvisionnement
Faciliter un mode d’opération des approvisionnements respectueux des procédures et des délais  des activités des programmes en collaboration avec l’équipe d’achat à Bamako.
Veiller à l’application de la procédure et la mise à jour régulière de sélection des fournisseurs issus des régions de Tombouctou, Gao, Douentza, Sévaré/Mopti assurant l’accès à la meilleure qualité et prix des biens et services.
Documentation et Rapportage
Assurer l’accessibilité  à l’information (rapide, ordonnée et actuelle)  par le biais d’un système de classement et d’archivage à la fois électronique et papier fiable des documents administratifs notamment concernant les fournisseurs. 
Analyser mensuellement l’utilisation efficiente de la maison de passage et apporter des propositions d’amélioration au Head of office, le Senior Administration Manager et le Head of Operations.
Maintenir à jour le mapping des véhicules du CRS et de ses partenaires (voiture et motocyclette) et produire un rapport trimestriel avec analyse et propositions de renouvellement au Head of office, le Senior Administration Manager et le Head of Operations.
Ressources humaines
Servir de personne de contact concernant les questions de ressources humaines à Sévaré.
S’assurer du coaching et appui conseil du personnel sous sa gouverne et du respect du processus de leur revue de performance et de plan de développement. 
QUALIFICATIONS REQUISES ET COMPETENCES EXIGEES
Compétence
Meilleures connaissances et pratiques en matière de gestion des fonctions administratives
Démontrer des compétences managériales
Bonne capacité de coaching et mentoring
Bonne capacité d’analyse avec possibilité de faire de bonnes décisions
Bonne capacité et expériences de planning, de suivi et d’organisation
Capacité de gérer les informations confidentielles
Oriente vers les résultats et capable de travailler avec le minimum de supervision
Excellente communication, capacité de négocier
Capable d’utiliser  MS Windows et MS Office packages (Excel, Word, PowerPoint),
Bonne capacité de résolution de problèmes complexes:
Pensée critique: en utilisant la logique et le raisonnement ; identifier les forces et les faiblesses et trouve des solutions de rechange, des conclusions ou des approches aux problèmes.
Bonne capacité de jugement et de prise de décision
Bon niveau d’ anglais
Qualifications Requises
Maitrise en Administration publique, administration des entreprises, ou autres domaines relatifs.
Cinq ans minimum d’expérience dans un poste similaire
PRINCIPALE RELATION DE TRAVAIL
Relation interne: Chefs de projet, Représentant Résident, personnel d’achat staff; chef de bureau Sévaré
Relation externe: Partenaires, consultants, autorités administratives
COMPETENCES ELARGIE (POUR TOUT LE PERSONNEL DU CRS):
Ceci se trouve enraciné dans la mission, les valeurs et les principes phares du CRS et sont utilisés par chaque membre pour accomplir ses responsabilités et accomplir les résultats attendus.
– Servir avec intégrité
– Etre un travailleur exemplaire
– Cultiver des relations constructives
– Promouvoir l’apprentissage
Ce job description n’est pas une liste complète des tâches et responsabilités associées à ce poste. Il est une indication générale des tâches et responsabilités et servira de guide dans l’accomplissement du travail. Toute autre responsabilité nécessaire sera attribuée sous la recommandation du superviseur.