Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme: Un Senior Administration Manager H/F
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 06 janvier 2015 à l’adresse email suivante : ml_hr@global.crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de Senior Administration Manager« .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
DESCRIPTION DES TACHES
Titre du poste: Senior Administration Manager
Département:  Administration
Location:  Bamako
Superviseur:  Head of Operations
Band:  VII
Supervisés: Responsable de la logistique et des achats ; Responsable des ressources humaines, Administration Officer, Senior Administration officer; Chef parc auto, Réceptionniste
Le Senior Administration Manager appui le programme CRS Mali par le contrôle et la coordination des systèmes administratifs, d’achats/logistiques et des ressources humaines en lien avec les normes de l’Agence et les meilleures pratiques. Le Senior Administration Manager  est chargé de soutenir les fonctions essentielles de CRS Mali à travers la gestion efficace des ressources et des processus administratifs, des achats ; de la logistique et de la gestion des équipements et matériels.   
Le Senior Administration Manager s’assure que toutes les composantes du programme disposent de ressources adéquates pour leur besoin et que le fonctionnement de ces composantes est conforme aux objectifs poursuivis par CRS Mali. Il / elle travaille avec le Head of Operations pour la détermination des facteurs clés de succès du système administratif de CRS Mali.
PRINCIPALES TACHES         
Documentation
S’assure de la mise en œuvre des politiques de classement et d’archivage fiable des documents administratifs de CRS Mali 
S’assure que les demandes de paiements respectent toutes les exigences de CRS, des bailleurs et des lois locales 
 Appuyer le personnel administratif pour un classement approprie de l’ensemble des dossiers projets et des courriers
Gestion des équipements
Gère et s’assure du maintien à jour de l’inventaire des équipements avec une documentation adéquate 
S’assure que les rapports trimestriels d’inventaire des biens sont préparés ;
Conduit annuellement l’inventaire physique des biens de tous les bureaux de programme de pays et des partenaires 
Prépare et gère les équipements et matériels en reforme 
S’assure que les notifications des actifs sont soumises à temps 
Supervise la création et/ou modification et l’utilisation des systèmes de contrôle des équipements
Veille à la gestion efficiente des fournitures de bureau et équipements
Coordination and communication
Maintiens un système de gestion optimum des ressources administratives par la promotion d’un système de services d’appui intégré et organisé
Assure un système fiable et efficient de gestion des contrats de services, fournitures et de travaux 
Assure des relations professionnelles avec les partenaires externes (gouvernement; les bailleurs, les prestataires de services) pour faciliter une réponse rapide et de grande qualité des services administratifs
Effectue une évaluation de besoins de formation du personnel sous sa supervision 
Suit/Assure le paiement à temps des fournisseurs et prestataires de services
Effectue une évaluation des besoins du département administratif au cours du processus de budgétisation
Veille à une bonne planification logistique du programme des visiteurs
RessourcesHumaines
Contrôle les descriptions des tâches des employés sous sa responsabilité et les actualise en cas de besoin
Supervise le HR Manager dans la gestion de la stratégie en ressources humaines, incluant l’acquisition, la gestion des talents, le plan de succession et le plan de gestion des carrières
Partage les priorités du programme pays et veille à l’alignement des efforts et des politiques en ressources humaines 
S’assure que les ressources humaines sont en adéquation avec les besoins du programme
S’assure que les recrutements sont effectués en conformité avec les normes et politiques de l’Agence 
S’assure que la politique et les pratiques de compensation sont équitables, compétitives sur le marché
S’assure de l’exécution et la continuation du système de gestion des performances.
S’assure que l’environnement de travail est confortable pour tout le personnel.
S’assure de l’intégrité (actualisée, et sécurisée) du système d’information des ressources humaines
Coordonne les enquêtes salariales périodiques. 
Gestion du parc auto
S’assure que le tableau de suivi de la réparation des véhicules est respecté et maintenu à jour 
S’assure que les mesures de sécurité et sureté des véhicules respectent les normes internationales
Analyse trimestriellement les informations (kilométrage parcouru ; consommation de carburant, couts d’entretien) fournies par le chef parc auto par véhicule 
Appui le processus d’identification des garages et des vendeurs de pièces d’échange originales
Gere les rapports d’incidents et accidents impliquant les véhicules
Supervise la gestion des polices d’assurance pour les matériels roulants
Gere les rapports des accidents et incidents des matériels roulants de CRS
En collaboration avec le chargé de sécurité, gère le système de sécurité de l’ensemble des véhicules de CRS 24 heures par jour et 7 jours par semaine.
Veiller au bon fonctionnement du Parc Auto et une gestion efficiente du carburant
Gestion des achats  de biens et services
Se concerte avec le chef des programmes pour l’acquisition des biens et services aux meilleures conditions                   
Se concerte activement avec les autres agences et le secteur privé pour identifier de nouveaux fournisseurs potentiels qui peuvent être ajoutés à de la Liste des fournisseurs approuvés
Aide à identifier les fournisseurs et prestataires crédibles et compétents avec les meilleurs prix et condition
Utilise ces informations pour faire des études de marché régulières afin de trouver les meilleurs fournisseurs
S’occupe de la vérification de l’éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés 
Se tient au courant d’éventuels changements dans les impôts de l’état (sur les ventes, TVA), les droits, frets, taxes et procédures d’importation 
S’assurer du paiement régulier et à temps des factures, taxes, honoraires, loyer.
Mise en œuvre de la politique d’allocation des couts de CRS
Analyse mensuelle de l’utilisation des véhicules par projet et faire des propositions d’amélioration
Mettre à jour régulièrement le tableau d’utilisation d’espace de chaque employé et envoie au département financier 
Analyse mensuelle de l’utilisation de la maison de passage (Guest House)
QUALIFICATIONS REQUISES ET COMPETENCES EXIGEES
Compétence
Meilleures connaissances et pratiques en matière de gestion des fonctions administratives
Démontrer des compétences managériales
Bonne capacité de coaching et mentoring
Bonne capacité d’analyse et prises de bonnes décisions
Bonne capacité et expériences de planning, de suivi et d’organisation
Capacité de gérer les informations confidentielles
Oriente vers les résultats et capable de travailler avec le minimum de supervision
Excellente communication, capacité de négocier
Capable d’utiliser  MS Windows et MS Office packages (Excel, Word, PowerPoint),
Bonne capacité de résolution de problèmes complexes
pensée critique: en utilisant la logique et le raisonnement, identifier les forces et les faiblesses et trouve des solutions de rechange, des conclusions ou des approches aux problèmes.
Bonne capacité de jugement et de prise de décision
Bon niveau d’anglais
Qualifications Requises
Maitrise en Administration publique, administration des entreprises, ou autres domaines relatifs
Cinq ans minimum d’expérience dans un poste similaire,
PRINCIPALE RELATION DE TRAVAIL
Relation interne: Chefs de projet, Représentant Résident, personnel d’achat staff; chef de bureau Sevare, personnel des Ressources humaines
Relation externe: Partenaires, consultants, autorités administratives
COMPETENCES ELARGIE (POUR TOUT LE PERSONNEL DU CRS):
Ceci se trouve enraciné dans la mission, les valeurs et les principes phares du CRS et sont utilisés par chaque membre pour accomplir ses responsabilités et accomplir les résultats attendus.
–  Servir avec intégrité
–  Etre un travailleur exemplaire
–  Cultiver des relations constructives
–  Promouvoir l’apprentissage
Ce job description n’est pas une liste complète des tâches et responsabilités associées à ce poste. Il est une indication générale des tâches et responsabilités et servira de guide dans l’accomplissement du travail. Toute autre responsabilité nécessaire sera attribuée sous la recommandation du superviseur.