DESCRIPTION DE POSTE
POSTE Assistant Administration
GRADE 7A catégorie de la CCFC
BASE Bamako
SUPERVISEUR Manager Administration
Poste 1 Assistant
CONTEXTE ET BREVE HISTORIQUE IRC.
International Rescue Committee (IRC) a pour objectif de sauver des vies, Renforcer les institutions et promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC Mali a ouvert ses activités d’urgence au Mali en Avril 2012. Actuellement, IRC Mali met en œuvre des Programmes dans les secteurs de Santé & Nutrition, le Wash (Eau et Assainissement), l’Education et la Protection de l’enfant au Nord (Ansongo et Ménaka), au Centre à Mopti et au Sud dans la région de Koulikoro.
Sous la supervision directe du Manager de L’administration, l’assistant Administratif aura la charge d’appuyer dans la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives au sein d’IRC.
1) Responsabilités Majeures : Appuyer le manager de l’administration pour toutes tâches administratives
2) Responsabilités Spécifiques :
– Accueil et orientation des visiteurs au Bureau;
– Gérer les appels téléphoniques du Bureau;
– Convocation des prestataires pour retrait de chèques aux finances ;
– Convocation des candidats pour passer les tests avec les RH ;
– Suivi et Archivage des dossiers administratifs
– Gérer le courrier « arrivée » et « départ » (réception, enregistrement et ventilation);
– Réception et enregistrement des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancé ;
– Réception et enregistrement des offres de candidature ;
– Suivre les dossiers auprès des Manager Admin et lui rappeler les questions importantes à traiter;
– Appuie l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;
– Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;
– Gestion rationnelle et suivi des stocks de fournitures et articles de bureaux;
– Faire un inventaire périodique des stocks de fournitures, articles de bureau et des équipements ;
– Suivre le traitement des factures et leur archivage ;
– Le Rapportage
– Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.
3) Qualifications Requises:
– Minimum Bac +2 en secrétariat ou tout autre diplôme équivalent
– Deux ans d’expérience dans la gestion administrative des ONG
– Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes;
– Solides références dans le domaine des communications et dans la gestion du standard téléphonique;
– Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau;
– Une bonne connaissance du milieu des Bureaux;
– Courtoise et de bonne présentation.
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation, copies diplômes et attestations ; copie carte d’identité, trois références et leurs contacts, Casier Judiciaire) au plus tard le 15 Aout 2014 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou (route Pharmacie 2ème pont – Palais de la culture) en face de l’alimentation Shopreate Libre Service, ou aux bureaux/antenne d’IRC à Ménaka, Ansongo et Mopti en mentionnant le poste Assistant Administration
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante : ML-Recruitment@Rescue.org
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables