DESCRIPTION DE POSTE
POSTE Manager Administration
GRADE 9B catégorie de la CCFC
BASE Bamako
SUPERVISEUR Directeur Adjoint en Charges des Opérations (DDO)
SUPERVISE Agents de Bureau/de ménages
Poste 1 Manager
CONTEXTE ET BREVE HISTORIQUE IRC.
International Rescue Committee (IRC) a pour objectif de sauver des vies, Renforcer les institutions et promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC Mali a ouvert ses activités d’urgence au Mali en Avril 2012. Actuellement, IRC Mali met en œuvre des Programmes dans les secteurs de Santé & Nutrition, le Wash (Eau et Assainissement), l’Education et la Protection de l’enfant au Nord (Ansongo et Ménaka), au Centre à Mopti et au Sud dans la région de Koulikoro.
OBJECTIF DU POSTE
• Sous la supervision directe du Directeur Adjoint en charges des Opérations, Le Manager Administratif a la charge de la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives. Il s’assure également du respect par les bases des procédures et règles de fonctionnement de l’Organisation.
• Le Manager Administratif a la responsabilité générale de la gestion administrative : des contrats de prestations de service, des relations avec les Administrations, du système central de rangement et d’archivage et de celui de l’Administration, des correspondances (interne et externe), des biens immobiliers, et de toutes autres factures (téléphones, hôtels, etc.)
• Le Manager Administratif assure la supervision directe de :
 Les agents du Bureau
 Les agents de ménage
RESPONSABILITES
Administration générale
Responsabilités
• Revoit annuellement les règles relatives au personnel national ainsi que le manuel de procédures administratives ;
• Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;
• Notifie au Gestionnaire des biens loués les équipements des parties communes défaillants au niveau du Bureau et du Guest House
• A en charge les dossiers administratifs tels que : les recherches des visa et s’assure de la confidentialité des dossiers sensibles ;
• Travaille en collaboration avec le DDO et le Contrôleur Financier sur le suivi des budgets administratifs
• Représentation avec les Administrations et le Gouvernement Malien ; (Révision Accord de Siège etc.)
• A la charge de l’élaboration / et de la reconduction de tous les contrats de bails et des prestations ;
• Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ;
• Supervise toutes les taches administratives telles que les traductions, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration
• Veille à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la coordination du transport avec la Logistique, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
• Conduit avec le personnel des sessions de briefing/orientation sur les règles et procédures administratives qui sont d’application à IRC Mali ;
• Assure la formation du personnel administratif et veille à ce que les procédures légales et internes en matière d’administration sont correctement appliquées ;
• Conseille les Administrateurs des bases sur toutes les questions administratives (Voyages, Visas et Visites)
• Coordonner avec le Secteur ou Département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base de Bamako et / ou des Bureaux des sites à travers :
 La date d’arrivée,
 La disponibilité des kits d’arrivée à l’aéroport
 le logement (Guest House et/ou Hôtel)
• S’assure avec les staffs des autres départements/Programmes de la mise à jour du programme des voyages internationaux et nationaux.
• En charge des commodités et demandes de visas pour les missions, des réservations de vols (nationaux et internationaux) et d’achat et Paiement de billets d’avion pour le Programme de IRC Mali
• Supervise la mise à jour du tableau de suivi des voyages internationaux, et à la transmission des plans de vol à qui de droit.
Communications
• S ‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures téléphoniques (Cellulaires, fixes)
• Suivre avec l’officer le système d’utilisation du téléphone fixe et veiller à ce que cet outil de travail soit utilisé de façon appropriée.
• En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de l’Organisation.
Correspondance / Archivage /Conférence / Gestion de bureau
• Suivre avec la logistique l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le bureau et , pour le personnel de ménage
• Coordonner avec l’officer l’envoi et la réception des courriers (physique ou électronique) de la Direction
• Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au rangement de ces documents pour le Département administratif et pour le bureau de la Directrice Nationale.
• En charge des courses officielles du bureau à la demande de la Directrice Nationale et/ou du Coordonnateur Adjoint en Charges des Opérations
• Aide les programmes et autres départements dans l’organisation d’évènements.
Gestions des factures et loyers
• En charge d’analyser et de suivre les factures, de résoudre les zones de conflit avant d’effectuer les demande de paiement.
• Suivie et mis à jour le tableau des échéances et paiement des loyers,
• S’assurer que les factures sont correctement archivées pendant la durée de la mission.
• Préparer les bons de commandes et paiement des factures d’hôtel et d’utilités en veillant à un suivi précis du niveau des lignes budgétaires,
• Maintenance du bureau et des maisons des expatriés
• Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des guest houses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés dans les guests,
• Superviser de façon hebdomadaire le travail des agents de ménage aux Guests et au bureau et en faire un point détaillé des anomalies pour actions.
• En collaboration avec le département Logistique, assister dans la fourniture de matériel de maison et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les guests houses et au Bureau.
Reporting:
• Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels
QUALIFICATION
• Diplôme universitaire en Administration, Droit, Finance ou en Management des ONGs.
• Expérience de travail d’au moins deux ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Excellentes capacités de rédaction et de communication ?? en Anglais et en français,
• Excellentes compétences en communication et d’excellentes qualités relationnelles,
• Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts ;
• Esprit de synthèse requis ;
• Faire preuve de flexibilité et être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation, copies diplômes et attestations ; copie carte d’identité, trois références et leurs contacts) au plus tard le 08 Avril 2014 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou (route Pharmacie 2ème pont – Palais de la culture) en face de l’alimentation Shopreate Libre Service, ou aux bureaux/antenne d’IRC à Ménaka, Ansongo et Mopti en mentionnant le poste Manager Administration
Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante : recrutementircmali@gmail.com
NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables