Intitulé du poste

Assistant administratif coordination/base

Rattachement hiérarchique

Coordinateur administratif/ coordinateur projet

Localisation du poste

Bamako/Bourem

Durée de la mission

2,5 mois (renouvelable en fonction de financements)

Informations générales sur la mission

Contexte

Première Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque.
PU-AMI est présente dans 20 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, ainsi qu’en France auprès des populations Roms et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.
Nos principes d’action consistent à :
Œuvrer pour le retour à l’autonomie des populations aidées : Intervenir en substitution temporairement et mettre en place systématiquement des actions de formation, d’accompagnement, de relance économique…
Privilégier l’aide directe : Être au plus près des bénéficiaires et remettre l’aide en mains propres.
Soutenir les populations oubliées de l’aide humanitaire : Aller où les autres ne vont pas auprès des populations les plus vulnérables
PU-AMI recherche dans le cadre de son programme d’Appui à la prise en charge des soins de santé primaire des populations vulnérables affectées par le conflit au Mali dans un(e) Assistant(e) Administratif

Description du poste

Objectif global

Sous la responsabilité du coordinateur administration et finance PU-AMI, en collaboration avec le reste de l’équipe PU-AMI il est responsable du bon fonctionnement de la mission sur les plans administratifs.

Gestion financière
Assurer le respect des procédures financières sur la base de Bamako
Tenue de la caisse et du journal de caisse
Vérification de l’éligibilité des factures
Paiement des factures, après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
Assurer un contrôle de caisse quotidien
Gestion des avances professionnelles :
Tenue du cahier des avances
Suivi de la justification des avances remises
Justification du solde des avances à chaque fin de mois
Tenue du journal de banque
Enregistrement des opérations bancaires
Suivi et enregistrement des frais bancaires
Etablissement d’un rapprochement bancaire à chaque fin de mois
Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
En collaboration avec l’administrateur base, suivre l’état de la trésorerie de la base et effectuer les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
Effectuer la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
Envoi mensuel d’un rapport financier  au coordinateur administration et finances, qui comprend :
Inventaires de caisses
Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
Pièces comptables
Journaux de caisse et de banque
Rapprochement bancaire
Gestion des ressources humaines
Assurer l’assemblement et l’archivage des éléments des dossiers des personnels
Participer à la mise à jour de la DATA RH
Etre en charge du suivi mensuel de la Data base RH de la base d’Abéché pour le pointage, les congés, les mouvements des employés, voire de l’édition des bulletins de salaire
Participer et suivre l’organisation des sessions de recrutements.
Administration
Réception et archivage des courriers reçu sur la base.
Veille juridique et suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
Archivage et capitalisation :
archivage des documents comptables et administratifs (numériques et papier) des bases de PU-AMI.
Communication et reporting
Informer immédiatement le coordinateur des difficultés, blocages, ou irrégularités rencontrés.

Savoirs et Savoir Faire recherchés

 

Indispensable

Apprécié

Formation
 Diplôme en comptabilité, finance, administration

X

Expérience professionnelle
Travail en administration
Travail avec une ONG

X
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Connaissances & Aptitudes 
Maitrise du pack office
Connaissance de logiciel comptable

X

X

Langues  
Français lu, écrit, parlé
Bambara, Songhai

X
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