ACF est une organisation humanitaire internationale, non-gouvernementale, privée, non-politique, non-confessionnelle et à but non lucratif. ACF a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier. Structurée en réseau international, Action contre la faim est représentée à Londres, Madrid, New York, Montréal et Paris.
Elle est présente au Mali depuis 1996 et intervient dans la lutte contre la malnutrition depuis 1997. Les premières interventions ont ciblé la Région de Gao et se sont étendues à la Région de Kayes en 2007, et celle de Koulikoro ainsi que le District de Bamako en 2011.
ACF-E développe des programmes intégrés de lutte contre la malnutrition pour cibler et agir sur les principaux facteurs de la malnutrition. Le volet prévention de la malnutrition est ainsi renforcé par la mise en place d’activités en nutrition, en Eau, Assainissement et Hygiène et en Sécurité Alimentaire pour les communautés les plus vulnérables. Le volet curatif vise à appuyer le système de santé en place pour renforcer ses capacités et son autonomie dans la prise en charge de la malnutrition. ACF propose à ses salariés un cadre de travail professionnel, rigoureux et de fortes possibilités d’évolution.
Forte d’une expérience de plus de 30 ans dans la lutte contre la malnutrition, d’une expertise reconnue par les organisations nationales et internationales, ACF souhaite aujourd’hui renforcer son équipe et recherche des ‘talents’ fortement motivés pour occuper le poste de : UN (01) Archiviste (H/F)
Lieu : Mali et pour la base de Bamako
Durée du contrat : 06 mois
ACF-E propose :
Un salaire Compétitif (selon expérience et qualifications)
Des possibilités d’évolution dans le pays et dans l’organisation
Formations en interne
Objectif général du poste :
Vérifier l’enregistrement des données comptables, logistiques et programmes de la mission et organiser leur classement. Participer à la préparation des audits financiers.
Objectifs Spécifiques
Objectif 1 : Contrôler la qualité des factures :
Activités :
1er contrôle :
– Vérifier que les factures sont présentes et que leurs montants correspondent ;
– Préparer le rapport des factures manquantes ou des écarts sous forme de tableau Excel pour le responsable financier
2nd contrôle : améliorer la qualité des documents :
Offre d’emploi ACF-E Mali 19/02/2014
– Vérifier la nature des documents et leur présentation (photocopie, original, pro forma, traduction, date, signature, cachet, termes utilisés, exactitude des calculs, etc.);
– Indiquer dans le rapport toutes les erreurs (liasses) ;
– Quand cela est possible, valider la qualité de la présentation des liasses : traduction, date (selon les données de la base de données), ajout d’une note de calcul (ticket), etc.
3ème contrôle : vérifier les codes:
– Après la clôture mensuelle des comptes, vérifier les codes comptable, les codes de projets et de budgets ;
– Corriger les erreurs dans les factures si nécessaire ;
– Informer immédiatement le responsable financier si l’état comptable informatique ne correspond pas à celui des factures.
Objectif 2: Assurer le Classement et l’archivage des documents logistiques:
Activités:
 Tenir la base des données des documents scannés
 Assurer un classement physique et chronologique des dossiers logistiques
 Assurer une bonne traçabilité des mouvements des documents de et vers le magasin d’archive.
Objectif 3 : Classer et archiver les documents comptables:
Activités :
 Scanner les pièces comptables
 Classer les originaux par budget, (contrats) et par ligne budgétaire ;
 Vérifier que toutes les factures sont présentes pour chaque ligne budgétaire et pour chaque contrat ;
 Classer les photocopies des factures selon les livres (caisse et banque) de chaque base de travail ;
 Classer toutes les pièces très consciencieusement ;
 Reclasser les factures selon les nouvelles lignes budgétaires si nécessaire, particulièrement quand elles ont été utilisées pour plusieurs opérations (redistribution des lignes budgétaires initiales) ;
 Sur demande du responsable finances, rechercher les originaux ou photocopies des factures, puis les reclasser correctement.
 Classer électroniquement les pièces comptables par journal ;
 Classer physiquement les pièces comptables par contrats bailleur, par ligne budgétaire et par date
 En cas de réaffectation de dépenses après classement physique, reclasser les pièces à nouveau en fonction des corrections.
Objectif 4: Contribuer à la préparation des audits :
Activités :
 A la fin du contrat ou annuellement, préparer les fichiers à envoyer au siège (contrôle final des factures et de leur présence, compléter le fichier de risques si nécessaire);
 Finaliser l’expédition des dossiers en ajoutant des étiquettes et un emballage adéquat.
Objectif 5 : veiller à la bonne gestion et à la sécurisation des dossiers archivés
Activités
 Veiller à un stockage propre et sécurisé des documents
 Veiller à la sécurisation de l’accés aux differentes infrastructures prévues pour les archives
 Gérer convenablement les outils nécessaires à la gestion des archives
 Reporter immédiatement au responsable hiérarchique tout incident ou évenement affectant la bonne gestion des archives
Participer activement aux initiatives pour une amélioration de l’archivage de la mission
PROFIL DU CANDIDAT
Niveau d’études/diplôme spécifique: Diplôme en comptabilité ou en administration niveau BTS. Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:
Expérience préalable nécessaire: Expérience professionnel en gestion et contrôle de facture
Habilitées demandées: Rigueur – Sens de l’organisation – Sens de la confidentialité – Esprit d’initiative- Diplomatie – Honnêteté
Langues: Français ecrit parlé – Bonne connaissance de la langue locale
Programmes informatiques requis: Excel + connaissance du logiciel SAGA
Mobilité demandée (local- national international) et fréquence des voyages: Pas de mobilité
SPECIFICITES DU POSTE
Ce poste réclame un fort sens de l’intégrité. Action Contre la Faim ne peut accepter aucun conflit d’intérêt ni aucune corruption.
Action contre la Faim est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’aide, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.
Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités. Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Action contre la Faim.
Le non-respect des termes de cette description de poste sera sanctionnée par les mesures disciplinaires stipulées dans le Règlement Intérieur.
Les dossiers sont à adresser uniquement par internet, à l’adresse e-mail recrutement@ml.acfspain.org sous la référence : « ARCHIVISTE ACF-E BASE BKO »
 CV à jour (2 pages maximum)
 Lettre de motivation
Les dossiers doivent impérativement nous parvenir AVANT LE 26 Février 2014 à 16 H, date de clôture du dépôt des candidatures.
Nous rappelons à tous les candidats que les dossiers non retenus ne seront pas restitués