Assistant Ressources Humaines

AVIS DE VACANCE DE POSTE/WFP/GS/0037/2013
Titre du poste : Assistant (e) Ressources Humaines (01 poste)
Lieu d’affectation : PAM Bamako
Catégorie et niveau : GS4
Type et durée du contrat : Contrat de Service 6 mois renouvelable
Date de Publication : 24 octobre 2013
Date limite de candidature : 04 novembre 2013
Superviseur : Assistante Ressources Humaines
Date d’affectation :   Immédiate
Sous l’autorité de la Représentante et la supervision directe de l’Administrateur chargé des  ressources humaines, l’Assistant aux Ressources Humaines sera responsable des tâches suivantes :
I – RESPONSABILITES :
Extraire les données provenant de diverses sources ;
Répondre aux requêtes du personnel dans l’unité RH et ailleurs dans le programme ;
S’assurer que les salaires, les heures supplémentaires, les heures de travail, les congés, l’assurance  maladie et  les conditions détaillées de référence sont globalement inclus dans le corps de toutes les lettres d’offres d’emploi ou contrats ;
Examiner les pièces justificatives pour le traitement des différentes actions RH ;
Répondre à une variété de demande de renseignements et fournir les informations demandées ;
Préparation de tous les documents du personnel (visa, cartez d’identité, laissez-passer des Nations Unies, les comptes bancaires, etc…) ;
Faire le suivi de la situation contractuelle de l’ensemble du personnel ;
Préparer les fiches de présence du staff national et international ;
Remplir et vérifier le  » leave record card  » du staff  » Fixed-Term  » pour transmission au PNUD ;
Saisir la liste des dossiers de candidature pour le recrutement ;
Vérifier et maintenir les registres de présence, les demandes de congés, les formulaires de DSA et autres formulaires et rapports ;
Vérifier, maintenir et mettre à jour les dossiers de l’ensemble du personnel en veillant à ce que la documentation fournie est complète ;
Maintenir et mette à jour les informations et documents confidentiels du personnel et s’assurer que les documents pertinents sont conservés dans leurs dossiers respectifs ;
Rechercher, récupérer, compiler, assembler et archiver une variété de données statistiques en lien avec les RH ;
Aider à la préparation des rapports administratifs et de la correspondance de routine ;
Organiser et/ou participer aux briefings et débriefings sur toutes les questions RH et prendre des notes lors des réunions ;
Veiller au respect des procédures du PAM ;
Maintenir un bon système de classement et d’archivage des documents ;
Exécuter toutes autres tâches qui lui seraient confiées.
II – QUALIFICATIONS REQUISES :
Etre de nationalité Malienne ou avoir un permis de travail au Mali ;
Etudes secondaires complètes, avoir au moins un diplôme en administration, secrétariat de direction, gestion du personnel ;
Avoir une expérience professionnelle de trois (3) années minimum dans le domaine de l’administration générale, la gestion du personnel ou en assistance de Direction ;
Avoir une parfaite maîtrise du Français et au minimum un niveau intermédiaire en Anglais ;
Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet). La connaissance supplémentaire d’un logiciel PAM est un atout ;
Connaissances des règlements administratifs en général, ceux du PAM et du Système des Nations en plus seront des atouts ;
Avoir un jugement avisé : capacité à extraire, interpréter, analyser des données et à résoudre des problèmes d’ordre opérationnel ;
Aptitude à travailler avec un minimum de supervision, à superviser et former le personnel d’appui ;
Aptitude à travailler sous pression et avec précision et soin dans les délais et les normes ;
Bonnes qualités de communication interne et externe ;
Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues et les supérieurs hiérarchiques ;
Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interprofessionnelles ;
Avoir un sens élevé de la confidentialité et un bon jugement, savoir prendre des initiatives.
III – DOSSIERS DE CANDIDATURE :
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
Une demande manuscrite et une lettre de motivation adressée à la Représentante du PAM ;
Un CV détaillé portant votre adresse et vos contacts (numéro de téléphone, adresse électronique) et les coordonnées de trois personnes de référence professionnelle à contacter ;
Copies certifiées des diplômes et attestation de travail ;
Un formulaire P11 des Nations Unies dûment rempli (à retirer au bureau du PAM) ;
Les deux derniers rapports d’évaluation pour les candidats internes.
IV – CONDITIONS :
Les personnes intéressées par cette annonce peuvent déposer leur demande sous pli fermé à l’adresse suivante :
Programme Alimentaire Mondial (PAM) – Badala Est, Avenue de l’OUA – BP 120 – Tél. : 20 79 20 45 / 20 79 45 77 – Bamako – Mali
Ou dans les sous-bureaux du PAM à Kayes, Mopti, Tombouctou, Gao, Sikasso.
Veuillez porter la mention suivante sur l’enveloppe :  » ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES-BKO/WFP/GS/0037/2013 « .
Seules les personnes présélectionnées seront convoquées pour entretien et aucun dossier ne sera rendu aux candidats. Prière de joindre que des photocopies
Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées.